Затраты на СЭД: рассчитываем TCO

Стоимость СЭД напрямую зависит от того, что под этим понятием подразумевает как сам заказчик, так и разработчик или интегратор. Системы электронного документооборота могут быть как в виде архивов документации, оснащенных системой потокового ввода, так и системами управления разработкой конструкторской документации и решениями в области организационно-распорядительного документооборота. Это значит, что СЭД может быть как единым аппаратно-программным решением (сервер, СХД плюс программное обеспечение и СУБД), так и модульной платформой, компоненты которой разработаны, в том числе, и сторонними производителями. Для того чтобы интеграция с существующими ИТ-системами, как ERP/CRM, прошла успешно, разработчики активно используют принципы открытой и модульной (SOA) архитектуры и стандартиризацию, что позволяет создавать взаимозаменяемые компоненты. Эти факторы в конечном итоге и определяют стоимость проекта СЭД, в частности, лицензий на рабочие места. Андрей Трещук, заместитель управляющего директора TerraLink, замечает, что взаимозаменяемость систем и компонент ведет к ужесточению конкуренции, а значит и к более гибкой ценовой политике поставщиков.

Игроки рынка отмечают, что политика ценообразования таких решений в области автоматизации в настоящее время является наиболее гибкой и в целом прозрачной. В связи с экономическим кризисом вендоры СЭД используют различные маркетинговые инструменты для стимулирования продаж – прогрессивные скидки и продажа лицензий в кредит или в рассрочку - или же выпускают типовые решения для наиболее массовых сегментов рынка. В то же время, помимо лицензии на непосредственно рабочие места, в общую стоимость проекта входит стоимость системного программного обеспечения (операционная система, СУБД, ECM-платформа) и комплекса работ по внедрению СЭД, а также расходы на сопровождение решения и техническую поддержку. Кроме того, в ряде решений подразумеваются затраты на приобретение дополнительного ПО: это могут быть приложения для создания отчетов, поисковые подсистемы и другие серверные компоненты, стоимость которых не входит в цену пользовательских лицензий.

Опрос отечественных разработчиков СЭД показал, что достаточно серьезный на Западе тренд, как использование SaaS в документообороте, в России непопулярен и не влияет на стоимость СЭД. Борис Романов, архитектор системы «ЕВФРАТ-Документооборот», считает, что предоставление услуги в рамках подхода SaaS подразумевает массовое использование заказчиками типового функционала. «Успешность этого подхода можно наблюдать, например, для технологий CRM. Внедрение СЭД зависит от огромного количества факторов: масштабов, формы собственности, специфики основной деятельности, используемой управленческой модели, квалификации специалистов по делопроизводству и многих других факторов,— говорит господин Романов. — Даже в государственных учреждениях регламенты делопроизводства могут разительно отличаться. Это означает, что каждое внедрение требует кастомизации решения под заказчика, что многократно увеличивает нагрузку на хостер-провайдера и сводит на нет все выгоды от SaaS». По его мнению, решения SaaS будут использоваться на рынке СЭД тогда, когда появятся общепринятые стандарты, при этом на первом этапе, скорее всего, стандартиризации подвергнутся некоторые функциональные подсистемы СЭД для выполнения отдельных бизнес-процессов работы с документами. Похожей точки зрения придерживается и Андрей Гриб, генеральный директор компании БОСС-Референт, отмечая, что SaaS не позволит кастомизировать систему документооборота под задачи конкретной фирмы. Другой причиной непопулярности этой модели, господин Гриб назвал неготовность заказчиков использовать удаленные хранилища для важной информации, представляющей коммерческую тайну: «В СЭД присутствует достаточно много документов, которые организации относят к „конфиденциальным документам“, и пока еще заказчики психологически не готовы позволить этой информации циркулировать на внешних серверах».

Еще одна тенденция, связанная с применением Open Source решений в этой сфере, пока еще находится в самом начальном этапе развития. Одно из основных преимуществ СПО, которое выделяют аналитики, заключается в небольшом размере инвестиций на начальном этапе проекта, поскольку модель СПО не предполагает затрат на лицензирование, приобретается только сервис — сопровождение программного продукта. В то же время, сохраняются эксплуатационные затраты, в частности, на содержание непрофильного высококвалифицированного персонала, обслуживающего решение. Таким образом, в проекте изменяется только удельная стоимость владения в год. Юрий Корюкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия, не исключает возможности появления базовых модулей ECM-систем на основе открытого ПО, но полагает, что в таких случаях TCO СЭД не уменьшится, а наоборот, увеличится. Причиной этого станет отсутствие двух факторов — обучения и сертификации специалистов, а также поддержки системы в случае изменений нормативного характера, внутреннего регламента или регламента взаимодействия с контрагентами партнеров компании. Кроме того, в СЭД на базе СПО не решены вопросы безопасности: «Практически ни одна из систем, которые сертифицируются как безопасные, не остаются после этого открытыми. В текущей ситуации Open Source решения в области СЭД не очень оправданы с технологической и экономической точки зрения, а, как следствие, не очень-то и востребованы рынком». Михаил Потапенко, руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies, называет открытие кода СЭД «маркетинговой уловкой разработчика, предпринятой с целью сыграть на тренде». «На текущий момент Open Source решения СЭД не представляют серьезной конкурентной угрозы проприетарному ПО, так как TCO подобных решений оказывается выше, чем у целого ряда отечественных СЭД. Сегодня в области СЭД нет готовых к использованию решений Open Source, что нивелирует преимущество в отсутствии лицензионных выплат. Внедрение же своими силами подобных решений видится трудоемкой и, часто, непрогнозируемой по срокам задачей. Обычная практика внедрения СЭД в формате Open Source показывает сильную привязку системы к разработчику, что ограничивает их тиражируемость».

Разработчики СЭД отмечают, что в последние несколько лет на отечественном рынке произошел очень важный перелом, заключающийся в том, что у ответственных за внедрение ИТ-систем в компаниях лиц возникло осознание того, что стоимость замены информационной системы новой сильно возросла. «Пять-семь лет назад ИТ-директор легко мог принять решение о замене системы икс системой игрек, так как система икс не оправдала его ожиданий. Сегодня, в большинстве своем, информационные системы уже накопили в себе критичный объем данных и стали неотъемлемой частью предприятий и организаций, а дублирующие неавтоматизированные процессы, по большей части устранены. Ошибка, сделанная несколько лет назад, сегодня может привести к существенным потерям для организации, при этом ее исправление — достаточно дорогой процесс»,— рассказывает Андрей Трещук. По этой причине затраты на обслуживание/владением СЭД стали более важным критерием при выборе, чем стоимость системы. Кроме того, стоимость работ по внедрению в несколько раз выше стоимости лицензий из-за того, что зависимость заказчика от вендора и внедренца на этапе эксплуатации максимальна, поэтому на то, на чем нельзя будет сэкономить, обращают больше внимания.

ТСО для любой масштабной корпоративной информационной системы является важным фактором, а в условиях нестабильной экономической ситуации, этот фактор является определяющим. СЭД как система, автоматизирующая процессы управления, обязана максимально гибко подстраиваться под изменения в бизнесе. Это влечет изменения в функциях системы, необходимость создания новых процессов и интеграцию с другими приложениями. Простота внесения таких изменений, кастомизации решения, легкость сопровождения отражается на ТСО. Директор по развитию Docsvision Сергей Курьянов утверждает, что ТСО, как правило, падает при росте масштаба проекта, но нелинейно. Причиной является наличие точек масштабирования, связанных с архитектурными изменениями — созданием распределенной системы, механизмов репликации, федерации. По его словам, «в этих точках ТСО возрастает, а сгладить рост помогает виртуализация, переход к хостингу приложения». Дмитрий Романов, директор по развитию технологий информационного менеджмента компании АйТи, приводит в пример, что большинство успешных проектов СЭД окупаются в течение первого года полномасштабной промышленной эксплуатации системы, при этом вопрос масштаба проекта играет при этом ключевую роль. «Чем больше сотрудников организации использует СЭД, тем выше оказывается экономический эффект и ниже удельная совокупная стоимость владения»,— отмечает эксперт. В то же время, как отмечают аналитики, очень часто непредвиденный рост TCO связан с недостатком компетенций, как у пользователей, так и у сотрудников, отвечающих за эксплуатацию системы.

Вопрос выбора той или иной СЭД в зависимости от региональной принадлежности разработчика не имеет однозначного ответа в аспектах расчета TCO и слишком сильно привязан к конкретной ситуации заказчика. «Конечно, можно выбрать систему иностранного производства, специалистов по которой в нашей стране нет вовсе и получить баснословную стоимость обслуживания. Но это скорее вырожденный случай, который говорит не о преимуществах и недостатках отечественных или западных систем, а о преимуществах разумного выбора»,— говорит Юрий Корюкин.

Опрошенные CNews разработчики разделились во мнении и обосновании причин выбора той или иной системы, но сошлись в том, что сама по себе страна происхождения не имеет серьезного влияния на TCO. Сергей Курьянов полагает, что для средних российских предприятий, не имеющих в планах сделки M&A на международном рынке, всегда выгоднее использовать отечественную СЭД. Причина этого — тот факт, что все компоненты стоимости (и лицензии, и работы по внедрению, и поддержка) оказываются существенно ниже, а зависимость вендора и внедренца от заказчика — на порядок сильнее. Наличие этих факторов снижает риски проекта. Аналогичного мнению придерживается Михаил Потапенко, говоря о том, что, с точки зрения оптимизации расходов, отечественные СЭД обеспечивают меньшую стоимость владения, поскольку если даже не учитывать стоимость лицензий и услуг по внедрению системы, которые выше у западных решений, обеспечение поддержки работоспособности системы и ее модификации для западных разработок более затратное, как в случае набора в штат профильных специалистов, так и в случае привлечения внешних консультантов.

В свою очередь, Андрей Гриб подчеркивает, что западные СЭД имеют огромные потенциальные возможности, однако исключительно сложны в адаптации и настройке — чтобы заставить такое решение поддержать основные процессы управления документами, потребуется участие дорогостоящих специалистов, длительный период работ. «Основным недостатком западных СЭД является их полная оторванность от российской специфики документооброта, при высокой стоимости лицензий и сопровождения. Эти решения сейчас очень сильно проигрывают российским продуктам, которые с одной стороны, построены с учетом все традиционных особенностей нашего делопроизводства, а с другой, достаточно недорогие»,— считает господин Гриб.

Андрей Трещук предлагает ввести разделение не на отечественные и зарубежные разработки, на решения от мировых лидеров рынка СЭД и остальных производителей. По его мнению, крупной организации в финансовом, телекоммуникационном или госсекторе можно рекомендовать использовать единую платформу от Open Text, EMC, Microsoft, IBM или Oracle: «В таких организациях список задач управления документами и неструктурированной информацией очень широк и экономия за счет их решения на единой платформе может быть колоссальной. В крупной организации очень дорогим является также введение изменений, что с промышленной ECM-системой выйдет существенно дешевле». В свою очередь, эксперт замечает, что небольшой проектной организации, вполне возможно, со всех точек зрения будет более выгодным использование специализированной системы управления документами, поставляемой, например, производителями AutoCAD или Microstation.

Игроки рынка СЭД замечают, что, несмотря на очевидную важность TCO в таких крупных проектах по автоматизации, как внедрение системы документооборота, требующих больших материальных затрат, полного понимания необходимости ориентации на ТСО как на основной критерий выбора решения, у заказчиков пока нет. Тем не менее, первые шаги в этом направлении уже делаются — заказчики начали менять свое отношение к консалтингу в сторону оптимизации расходов на эти услуги. Это связано с тем, что на рынке закончился период, когда нормой считались длительные сроки введения СЭД, и сейчас интерес вызывают как раз проекты с прогнозируемыми сроками ввода и прозрачностью результатов внедрения в течение нескольких месяцев. В текущих экономических условиях заказчик уже сделал шаг в сторону оптимизации консалтинговых услуг. «Комплексный же эффект от СЭД — это качественно новая культура управления, и понятно, и естественно, что для ее изменения требуется более длительное время»,— замечает Михаил Потапенко, и выделяет два важных аспекта оптимизации TCO на стороне разработчиков и интеграторов. Первый, методологический, позволяет предложить заказчикам сбалансированные по стоимости и результату решения, а второй, технологический, представляет собой ориентацию на использование проверенных и отлаженных компонентов. «Это необходимо как для сокращения затрат на ввод системы в эксплуатацию, так и для повышения жизненного срока продукта на площадке заказчика»,— заключает эксперт.

Примеры того, как сократить расходы в проекте СЭД на основе отработанной методики внедрения и заложенной в систему возможности быстрой автоматизации процессов, приводит Андрей Гриб. Для этого нужно реализовать в системе переднастроенные типовые процессы работы с документами, которые готовы к использованию, не требуют множественных настроек, при этом сохраняют гибкость для учета специфики заказчика. Эти действия помогают снизить стоимость, как на этапе внедрения, так и при сопровождении системы, когда потребуется быстро добавить новые процессы.

Сергей Курьянов предлагает другие два варианта сокращения TCO в СЭД. Во-первых, это концентрация проекта с целью снижения его стоимости, во-вторых, концентрация проекта с целью направить его на ключевые процессы, дающие наибольшую отдачу. «Снижение стоимости лицензий и работ — третий путь, но идти по нему надо осторожно — часто можно купить дешевле то, что не даст нужной функциональности или приведет к большим затратам по проектированию и эксплуатации решения», - замечает господин Курьянов, подчеркивая, что чтобы сделать расчет затрат прозрачным, заказчик должен осуществлять его сам — именно в его бизнесе лежат источники окупаемости.

В условиях сокращения ИТ-расходов очевидно, что игроки рынка и их клиенты будут пересматривать свое отношение к внедрению СЭД, ориентируясь на оптимизацию TCO. Уменьшение сроков отдачи инвестиций (ROI) в эту область постепенно приводит к тому, что компания-разработчик будет стремиться повысить жизненный срок продукта на площадке заказчика, а заказчик — сократить расходы.