Электронные архивы необходимы для повышения эффективности работы с корпоративными информационными ресурсами — управленческой, финансовой и научно-технической документацией. Эти документы очень часто не структурированы, хранятся в разных базах данных и на компьютерах отдельных пользователей. Часть документов предприятия обычно имеется в электронном виде, а часть (обычно очень значительная) существует только в бумажном виде.
Корпоративный электронный архив представляет собой сложное программно-аппаратное решение, обеспечивающее в общем случае реализацию следующих функций:
- сканирование, распознавание и атрибутирование бумажных оригиналов документов
- архивирование и хранение графических образов документов
- привязка графических образов документов к записям учетной системы
- управление корпоративным архивом документов (прием документов в архив, ведение номенклатуры дел, обработка и выдача документов по запросу, подготовка актов на списание и уничтожение документов и т.п.)
- поиск в учетной системе, электронном или бумажном архивах.
АйТи создает электронные архивы и интегрирует их с ключевыми корпоративными информационными системами: системой электронного документооборота, финансово-учетными системами, специализированными системами, например, системами автоматизированного проектирования и т.п.
Архивы управленческих документов
Для наиболее эффективного использования архива управленческой документации необходима его интеграция с корпоративной системой электронного документооборота (СЭД). При условии этой интеграции архив управленческой информации, созданный на базе IBM DB2 Content Manager, позволяет:
- автоматически переносить из СЭД на платформе Lotus/Domino файлы, извлеченные из оперативного документооборота
- организовать централизованные и распределенные хранилища неструктурированной информации в различных подразделениях компании
- предоставлять различные сервисы хранилища/электронного архива, которые охватывают фиксацию, создание, упорядочивание, организацию, документооборот, архивацию и управление жизненным циклом документов.
Архивы финансовых документов
Задача организации работы с финансовой документацией приобретает особую актуальность в компаниях, которым приходится обрабатывать и хранить большие объемы документов. Быстрый доступ к актуальной информации с целью оперативного анализа данных в финансовом и бухгалтерском учете является критически важным для принятия ключевых управленческих решений, своевременной подготовки бухгалтерской и налоговой отчетности.
Внедрение электронного архива позволяет решить множество проблем, связанных с обработкой финансовой документации:
- избежать ошибок, сопровождающих ручную обработку входящих и исходящих финансовых документов
- создать единое пространство учета и хранения входящих и исходящих финансовых документов
- использовать единые процедуры и алгоритмы поиска документов в архиве
- избавиться от вынужденного многократного ксерокопирования финансовой документации для различных пользователей
- оперативно предоставлять необходимую информацию по запросам руководства, аналитических и других служб организации
- быстро и точно исполнять запросы налоговых и других контролирующих органов по предоставлению им отчетных материалов и иной информации без направления в их адрес большого объема бумажной документации.
Архивы научно-технической и проектно-конструкторской документации
Специализированные архивы научно-технической и проектно-конструкторской документации актуальны для компаний, которые ведут свои научно-технические, инженерные, строительные и проектные разработки. В процессе и результате разработок производится огромное количество разнообразной научной, технической и технологической документации: чертежи, и копии с них («синьки»), схемы, технологические карты, планы и многое другое.
Инженерный документооборот существенно отличается от управленческого и финансового:
- использованием сложных специализированных программных продуктов для работы с частью документов (для чертежей — AutoCAD, SolidWorks, CorelDraw)
- необходимостью использования средств визуализации инженерных документов
- сложной структурой «единицы хранения», которая может содержать: электронные карточки составных частей, текстовые части, сканированное изображение документа, исходные файлы различных форматов, иногда маршрут движения и категоризацию данного объекта
- необходимостью поддержки функций коллективной работы, версионности и транзакций
- наличием расширенного поиска документов, как по атрибутам, так и полнотекстового.
В июле 2008 года АйТи с партнерами провела конференцию «Влияние истории на настоящее и будущее. Управление корпоративным архивом».
Буклет «Корпоративные электронные архивы: хранение и поиск информации» (PDF, 505 Кбайт)
Буклет «Создание корпоративной системы обработки и хранения данных с возможностью интерграции с системами класса SAP/R3 и IBM Lotus Notes» (PDF, 516 Кбайт)
