In English

Российский документооборот на RECS 2013

17.09.2013, Мальцев Сергей
Издание: ict-online.ru
На прошлой неделе в Москве состоялся саммит Russian Enterprise Content Summit 2013 (RECS 2013), на котором обсуждались наиболее актуальные проблемы практической реализации в российских организациях систем электронного документооборота (СЭД) и управления информационными ресурсами. Ключевым событием пленарного заседания стало обсуждение конкурса Минкомсвязи на проект «национальной СЭД». При этом, представители министерства самоустранились из дискуссии, хотя, как оказалось впоследствии, инкогнито присутствовали в зале. В то же время, собравшиеся эксперты отметили, что в настоящее время у государства отсутствует централизованная политика по переходу на электронное взаимодействие, а СЭД, как правило, выполняют роль систем, обеспечивающих лишь более высокую эффективность работы с бумажными документами. 

По словам выступившего в пленарной части председателя совета директоров компании «Электронные офисные системы» (ЭОС) Владимира Баласаняна, документооборот в нашей стране автоматизируется где-то с начала 1980-х гг., а с легкой руки производителей, - он стал и электронным. Сегодня же российский рынок СЭД/ЕСМ систем оценивается на уровне 2400 реализованных проектов с общим числом автоматизированных рабочих мест - 240 тыс. АРМ. Поэтому можно сделать вывод, что с учетом многолетнего существования рынка, в системах электронного документооборота работают уже миллионы людей, что свидетельствует о довольно масштабном проникновении таких систем. При этом, сегодня такие системы охватывают сотрудников всех подразделений, начиная от делопроизводителей и заканчивая производственными отделами, а в последнее время, - и непосредственно руководителей. Сегодня СЭД, созданные на базе как зарубежных, так и отечественных платформ (как флагманская СЭД «ДЕЛО» компании «ЭОС»), являются многофункциональными и универсальными системами: они поддерживают облачные и мобильные технологии, возможности поиска, архивного хранения, обеспечивая обмен электронными документами с другими организациями и т.д. 

В то же время, Владимир Баласанян обратил внимание собравшихся на то, что СЭД в России по функционалу практически сопоставима с системами ЕСМ-класса на Западе. Это хорошо становится заметным, когда зарубежный производитель приходит в российскую организацию. И в независимости от того, управление какими документами он собирается автоматизировать, его обязательно спросят о поддержки его системой документированные бизнес-процессы, которые у нас в просторечии называются «делопроизводством». Без этого система электронного документооборота, даже если она управляет какими-то чертежами или строительной документацией, оказывается неполноценной, потому что все равно в организации существуют подразделения, отвечающие за работу с документами.

«Кроме того, как только начинается внедрение системы, выясняется, что она должна помимо электронного, параллельно поддерживать еще и бумажный документооборот. К примеру, вы внедряете где-нибудь систему, а вам говорят, что 5 человек из 200, работающих, скажем в муниципалитете, с компьютером вообще не работают. Это значить, что работу этих людей необходимо имитировать, делегируя их функции другим сотрудникам. Чтобы за них внесли информацию в систему, прочли, приняли решение и т.д. А если есть бумажный экземпляр, то необходимо еще реализовывать передачу, делая т.н. «журнал передачи бумажных документов», отслеживать маршруты копий и т.д. Поэтому СЭД, работающие в России, получаются в два-три раза сложнее. Представьте себе, что электронная почта была бы устроена таким образом, что часть людей ее просто не имела, однако должна была бы в ней работать. А дальше начинается самое сложное, - когда нужно создать подлинник документа, его необходимо распечатать, подписать и зарегистрировать. Только после этого его можно куда-то отсылать и в бумажном же виде сдавать в архив и т.д. В результате получается, что то, что красиво называемые системами электронного документооборота, на самом деле являются системами, просто обеспечивающими более высокую эффективность работы с бумажными документами» - отметил в своем выступлении Владимир Баласанян. 

При этом, далее он отметил, что такое положение дел достигло своего апогея примерно к 2008-2010 гг., а потом началась мобильно-облачная революция. И сегодня в России уже более 230 млн абонентов сотовой связи, Интернетом хотя бы раз в неделю пользуются около 60 млн человек, практически все привыкли к электронным транзакциям и услугам, электронным сообщениям и т.д. Но парадоксальность ситуации в том, что при всем при этом, - документы остаются бумажными. Однако, это проблема не одной лишь России.

Выступающая следом руководитель экспертного совета Docflow Наталья Львова подтвердила, что вследствие произошедшей мобильно-облачной революции рубежа 2008/2009 гг., революции мобильных платформ и повышения удобства их интерфейсов, произошло более глубокое проникновение ИТ в личную жизнь людей, что, в свою очередь, задало и новые требования к интерфейсам взаимодействия с пользователем на работе. Основываясь на результатах опроса около 1000 респондентов крупнейшего отраслевого форума Docflow-2013, Наталья Львова рассказала, что в результате, - простота использования сегодня становится наиболее важным фактором выбора СЭД/ECM-системы (об этом заявили 55 % опрошенных). При этом, еще 60 % респондентов считают, что простота использования рабочих ИТ-систем уступает простоте приложений для частного использования. Что же касается мобильности, то, по словам г-жи Львовой, сегодня это уже, скорее, не рыночный тренд, а критическая необходимость. По результатам опроса выяснилось, что мобильный доступ к ECМ/СЭД есть уже в 55 % компаний и еще 20 % планируют его обеспечить в ближайшее время. При этом, у трети компаний мобильный доступ к ECM-системе есть уже у всех сотрудников. Что касается вопросов бизнес-эффективности использования мобильного доступа к ECМ/СЭД, то уже около 74 % опрошенных компаний сообщили о повышении продуктивности сотрудников после внедрения стратегии BYOD.

Кроме того, Наталья Львова привела несколько данных касательно эффективности документооборота в структуре бизнес-процессов компаний. По итогам опроса выяснилось, что в компаниях, где СЭД внедрена на уровне всей организации, 40 % важных для бизнеса документов все равно в нее не попадают. При этом, в компаниях, где СЭД внедрена на уровне отделов, эта доля еще выше, - в СЭД не попадает до 76 % важных для бизнеса документов. Все это говорит о том, что, скорее всего, не все бизнес-процессы были проанализированы, актуализированы и оптимизированы при внедрении СЭД. Поэтому основной задачей внедренцев и самих разработчиков сегодня является постоянный анализ внутренних бизнес-процессов организаций и их оптимизация при внедрении ECM-решений.

В заключении пленарной части конференции также состоялась дискуссия по вопросам государственных успехов в сфере перехода на электронное взаимодействие, в которой приняли участие, в основном, российские разработчики СЭД. Одним из вопросов дискуссия стал загадочный конкурс Минкомсвязи «На право заключения государственного контракта на выполнение работ в 2013 году по осуществлению перехода на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством Российской Федерации до 2017 года» стоимостью 45 млн рублей и сроком выполнения 65 дней. Участники дискуссии не смогли сдержаться, чтобы не отметить, что конкурсное техническое задание было написано под одну единственную систему («облачная СЭД «Практика», активно навязываемая Минкомсвязи и лично его главой – Николаем Никифоровым). При этом, о конкурсе они, являясь членами экспертного совета при Минкомсвязи (на котором, в принципе, и должны обсуждаться подобного рода вопросы), узнали внезапно, осуществляя текущий мониторинг сайта госзакупок. Неожиданностью конкурс стал и для причастных ведомств. 

В целом, по мнению Константина Синюшина (в настоящее время CEO& CoFounder the Untitled venture company, ранее долгое время возглавлял департамент Information Intelligence Group в EMC Russia and CIS), все, что связано с электронным документооборотом в органах государственной власти больше является саморекламой, чем единой государственной политикой. В лучшем случае, - это политика каких-то отдельных энтузиастов, поддержанная первым лицом этого ведомства (соответственно, при его смене все начинания прекращаются). Поэтому комментировать цитаты, произносимые первыми лицами, о новостях в будущем времени по переходу на полностью электронные документы, просто бессмысленно. 

Отсутствие единой госполитики в области перехода на электронное взаимодействие подтверждает и Владимир Баласанян (ЭОС). С ним согласился и председатель совета директоров ГК «АйТи» Тагир Яппаров, отметивший, что информационные технологии на государственном уровне в стране внедряются с целями, которые не приводят к реальным результатам повышения эффективности, удобства работы, времени реагирования и т.д. Все действительно опирается на энтузиастов-руководителей. Тем не менее, текущая стратегия более или менее декларируема – переход на электронное взаимодействие к 2016-2018 гг. Но это не первое подобное решение и похоже – не последнее. 

Что же касается причин текущего положения дел, то г-н Синюшин уверен, что технически все проблемы уже решаемы. «Этим просто никто не хочет заниматься, потому что эта работа тяжелая и долгая, кроме того, не совсем понятно, кому ее можно поручить в существующей структуре правительства. Потому что с одной стороны, речь идет одновременно и об ИТ-системах и о системах управления. И если ИТ-системами худо-бедно, но все же занимается Минкомсвязи, но у него просто не хватает полномочий для того, чтобы продвигать свои решения, а с другой стороны, - оно не имеет никаких компетенций в области систем управления. Технологически же для этого уже все давно готово» - отметил он.

Владимир Баласанян, в свою очередь, отметил, что при отсутствии государственной политики, чиновник не мотивирован в изменении технологий, - он делает лишь то, что ему прикажут сверху. При этом, очень подробный и детализированный приказ превращается «в ничто» уже через несколько лет. В то же время, Тагир Яппаров уверен, что все проблемы в стандартизации (в Европе выходит около 300 ИТ-стандартов, из которых на русских переводится и гармонизируется лишь около 5). «При этом, даже сами игроки рынка не заинтересованы в их использовании, что отражается низкую степень зрелости российского ИТ-рынка в целом. Вообще во всем мире именно индустриальные ассоциации занимаются разработкой стандартов, пропагандой, их внедрением и навязыванием. В России это не делается ни со стандартами, разработанными самостоятельно ни с теми, которые уже разработаны в мире. И принципиальная проблема в том, что это за нас, ИТ-индустрию, никакое государство не решит. Возвращаясь к программе «Электронная Россия» 2002 года, в разработке основных положений которой ГК «АйТи» принимала участие, стоит отметить, что сегодняшний вопрос обсуждался и тогда. Он сводился к выбору между созданием унифицированных систем и созданием стандартов и требований к этим система. Тогда я попал в оппозицию, считая, что нужно разрабатывать именно стандартные требования, потому что уже во многих ведомствах были установлены различные информационные системы, и их проще было доработать. Потому я справедливо считал разработку типовых систем ложным путем, но, к сожалению, сегодня государство идет по нему уже третий раз. Понятно, чем это все снова закончится» - отметил в заключение Тагир Яппаров

Приглашенные к дискуссии и обвиняемые в переделе рынка с использование административного ресурса, представители Минкомсвязи не пришли, однако, как оказалось, впоследствии, все же присутствовали в зале, хотя и инкогнито.


Центральный федеральный округ