In English

Уроки арифметики

26.04.2005, Шириков Антон
Издание: Эксперт Северо-Запад
Потенциал ИТ-решений для управления персоналом весьма серьезен. Однако в большинстве компаний сегодня востребованы лишь учетные функции.

Автоматизация работы с персоналом – непростая задача. Много неизбежной бумажной работы, законодательные требования к кадровому учету регулярно меняются, необходимо формализовать сложные многоступенчатые процессы подбора, карьерного роста, переподготовки работников... Плюс ко всему, конечно, неуловимый человеческий фактор, с трудом поддающийся анализу, оценке и категоризации.

Однако труд HR-менеджеров автоматизируется сегодня не менее активно, чем работа финансистов, менеджеров по продажам, бухгалтеров. В условиях обостряющейся конкурентной борьбы – в том числе конкуренции за ценные кадры (см. "Эксперт С-З" №15 от 18 апреля 2005 года) – управление персоналом волей-неволей приходится перестраивать, ориентируясь на более прозрачные и эффективные схемы администрирования. В идеале, автоматизация кадровой работы должна принести компаниям немалые результаты, позволяющие выявлять скрытые резервы роста. Но как обстоит дело на практике?

Все под контролем


В страховой компании "РЕСО-Гарантия" автоматизация всех бизнес-процессов построена на собственной разработке – "Информационной системе РЕСО". Это онлайновая система, все базы данных в которой централизованы. В Северо-Западном региональном центре "РЕСО-Гарантия" внедрение "Информационной системы РЕСО" началось в конце 2004 года и обернулось для отдела кадров серьезной дополнительной нагрузкой: помимо освоения новых функций и интерфейса, понадобилось заново вводить большие объемы данных по всем сотрудникам.

По словам начальника отдела кадров Северо-Западного регионального центра "РЕСО-Гарантия" Елены Божбовой, хотя программный комплекс был создан под стратегические нужды управления компании с разветвленной филиальной сетью, он немало дает и региональным кадровикам. Прежде всего это сокращение объемов однообразной, повседневной работы и возможность оперативного доступа к информации.

В системе хранятся детализированные личные карточки каждого работника. Помимо стандартных данных, в карточку можно ввести дополнительную информацию, полученную при приеме сотрудника на работу. Однако сами по себе кадровые документы, пусть даже тщательно заполненные, не дают возможности управлять персоналом. Для этого необходимы дополнительные базы данных – компенсации, воинский учет и т.п. Информационная система компании все это поддерживает.

"Численность сотрудников компании – около полутора тысяч человек, – рассказывает Елена Божбова. – Поскольку среди них много внештатников, часто требуется найти конкретного сотрудника или сгруппировать работников по определенным параметрам. Имеющиеся в системе отчеты очень облегчают эту задачу".

Ключевые процессы в кадровой работе – учет рабочего времени и расчет стажа, именно здесь кадровики ждут от информационной системы максимальных результатов. "Табель рабочего времени у нас строится автоматически, на основе занесенных в систему данных о больничных, отгулах, всех приказах руководства, – поясняет Елена Божбова. – Параллельно мы ведем учет на бумаге и регулярно делаем сверку". Если, к примеру, администратор системы вводит дополнительные выходные дни или сообщает о сокращенном рабочем дне, эти изменения сразу отражаются в табеле. Стаж в системе тоже ведется автоматически, после того как данные из трудовых книжек внесены. Программа поддерживает контроль отпусков, рассчитывает использованное и оставшееся время. Данные кадрового учета требуются для расчета зарплат и налогов, ведения бухгалтерской отчетности.

Чтобы индивидуализировать работу, кадровик должен своевременно получать информацию о событиях, которые происходят в жизни сотрудников. К некоторым из них можно подготовиться заранее – к примеру, выяснить, у кого из работников намечаются дни рождения. "К сожалению, эта информация автоматически к нам не поступает. Возможно, мы поставим перед разработчиками такую задачу, но пока приходится регулярно составлять отчет, который показывает все важные события на ближайший месяц", – рассказывает Елена Божбова.

Часть процессов по управлению персоналом еще не автоматизирована. Стимулирование труда во многом ведется на индивидуальной основе, возможности информационной системы здесь не задействованы. Информация по набору и обучению сотрудников тоже не проводится через систему, хотя ее можно частично задокументировать.

Онлайновый режим и централизация банка данных выгодны, в первую очередь, московскому менеджменту: контроль за деятельностью филиалов гарантирован. Однако и в регионах работать стало удобнее. "К примеру, Москва теперь не требует кадровых отчетов по всей нашей работе, они могут строить их самостоятельно на основе тех данных, которые мы ввели", – отмечает Елена Божбова. Более того, кадровая база – общая для всех филиалов, и это кардинально облегчает перевод сотрудника из одного региона в другой: информацию уже не нужно вводить заново.

Долой рутину!


Хотя случай компании "РЕСО-Гарантия" не совсем типичен (большая филиальная сеть, централизованная система руководства), автоматизация кадровой работы на других петербургских предприятиях зачастую идет по тому же сценарию. Кадровая служба пивоваренного завода "Бавария" с конца 2004 года использует для работы финансово-управленческий комплекс "БУХта", на базе которого построена информационная система предприятия. Как рассказала нам специалист по подбору персонала "Баварии" Елена Лебедева, программа полностью автоматизировала всю цепочку процессов по управлению персоналом: учет рабочего времени, кадровый учет, ведение штатного расписания, расчет премий и заработной платы, расчет ЕСН и ОСП, их отправку в программы налоговой службы и пенсионного фонда.

С внедрением "БУХты" на заводе значительно упростилась рутинная работа по приему, увольнению и переводу работников, по оформлению командировок и отпусков. "Мы устранили дублирование функций, существенно экономим время. Главное же преимущество в том, что теперь кадровая система интегрирована в общую информационную систему компании. Это помогает сократить количество ошибок, неизбежных при ручной обработке больших объемов информации", – отмечает Лебедева.

В программе ведется "кадровая история" каждого работника: отражаются результаты аттестации, повышения по службе и награды, переподготовка и повышение квалификации. "Можно моментально получить любые перечни по заданным параметрам, например списки по военному учету и юбилеям сотрудников. С помощью программы не составляет трудности подготовить приказ или договор: достаточно заполнить специально для нас сделанные формы", – говорит Елена Лебедева. Система в принципе позволяет выстраивать схемы мотивации персонала, оптимизировать обучение сотрудников и их карьерное развитие, однако сейчас такой задачи не стоит; основные ее функции все же – учет и контроль.

"Большую часть рутинной, отнимающей уйму времени бюрократической работы мы отдали на откуп технологиям, и теперь основное внимание можем уделять человеческому фактору", – подытоживает Лебедева.

А вот другой пример, взятый из практики кадровой службы ОАО "Ижорские заводы". На предприятии используется КИС "Компас", модуль управления персоналом которой был специально адаптирован к условиям работы "Ижорских заводов". Начальник управления мотивации и учета персонала Галина Серова лично участвовала в настройке системы и руководила частью группы внедрения. Как говорит Серова, кадровый модуль КИС поддерживает работу структуры управления ОАО, позволяет построить процедуры по учету персонала и вести сам учет, начислять заработную плату.

Среди успехов в автоматизации управления кадрами Галина Серова прежде всего отмечает четкую регламентацию труда сотрудников управления и экономистов по труду, упрощение взаимодействия с бухгалтерской службой. "Появилась возможность оперативно контролировать работу всего персонала за счет появления клиент-серверных рабочих мест и жесткого ранжирования прав доступа".

Подстройка КИС к внутренней системе управления персоналом ведетсяпостоянно. Определенные трудности создает большой разброс подразделений по численности – от 5 до 900 человек. "Всего на предприятии более 120 видов начислений и удержаний по заработной плате, несколько видов нарядов по сдельной и повременной оплате труда. Программный продукт должен оперативно реагировать на все текущие изменения – месяц в месяц", – говорит Галина Серова. Однако в целом КИС вполне успешно решает задачи управления, мотивации и учета персонала.


Учетом сыт не будешь


Как мы убедились, современному менеджеру по кадрам без информационной системы не обойтись. Однако в большинстве компаний автоматизация не идет дальше учета персонала и интеграции с бухгалтерией. Более сложные решения, не связанные с учетом рабочего времени, расчетом стажа и зарплаты, чаще всего принимаются без опоры на КИС. В одной строительной компании с нами вообще отказались беседовать об автоматизации кадрового менеджмента, заявив, что рассказывать практически не о чем.

Ничего удивительного. Учетно-расчетные функции – наиболее ресурсоемкие и рутинные операции, а автоматизировать их проще всего, считает директор по HR-консалтингу компании "АйТи" Ирина Домбровская. Эти процессы, как правило, очень хорошо регламентированы как на корпоративном уровне, так и на уровне трудового законодательства. "Задачи же по автоматизации управленческих процессов, связанных с подбором, обучением, оценкой персонала, возникают гораздо реже. Сама потребность в автоматизации управленческих HR-задач появилась не так давно: просто потому, что практика HR-менеджмента в современном понимании – явление для нашей страны относительно недавнее", – отмечает Ирина Домбровская.

Между тем современные ИТ-решения для кадровых служб позволяют не только вычислять зарплату и отслеживать время отпуска. Они содержат возможности планирования карьеры сотрудников, ведения кадрового резерва, инструменты управления производительностью, аттестацией и схемами мотивации. Задействовав весь потенциал этих средств, менеджер по персоналу не просто сокращает затраты на сбор и анализ данных. "Появляется возможность поднять историю практически любого вопроса (расписание учебных курсов, данные об обучении конкретных сотрудников, результаты оценочных мероприятий), более эффективно внедрять новые технологии HR-менеджмента, связанные с большими массивами данных и их обработкой. Например, запустить масштабную многопрофильную программу обучения при наличии информационной системы гораздо проще, чем без нее", – говорит Ирина Домбровская.

Сказанное не означает, что мощные системы управления персоналом одинаково полезны и важны для всех кадровых служб. Однако там, где первый, "учетный" этап автоматизации прошел успешно, пора задумываться над долгосрочными стратегиями HR-менеджмента и полноценной автоматизацией этой работы.

Кнопка жизни
Центральный федеральный округ