In English

Документы в порту

22.07.2003, Михайлов Сергей
Издание: CIO
На современном этапе осуществления экономических реформ к большинству государственных стратегических объектов предъявляются повышенные требования по эффективности их функционирования, соответствию передовым технологиям и готовности справляться с многократно возрастающим объемом задач. В число таких объектов входят и морские торговые порты. Они играют важную роль в экономике страны, и поэтому созданию четкой вертикали их управления сегодня уделяется пристальное внимание.

Одна из весьма важных задач повышения эффективности управления портом — возможность организовать коллективную работу участников транспортного процесса — от стивидоров, агентов и судовладельцев до работников таможенной и пограничной служб. Ведь отсутствие стройной системы взаимодействия всех оперирующих в порту структур приводит к значительным потерям рабочего времени портовиков, к простоям судов, а в итоге — к уменьшению пропускной способности и эффективности работы порта в целом. Обеспечить такую систему взаимодействия можно только путем создания единого информационного пространства, которое сделает возможным обмен рабочей информацией и системный анализ деятельности всех участников процесса. Сделать это позволяют системы электронного документооборота (СЭД).

О том, как происходила автоматизация управленческого документооборота в одном из крупнейших черноморских портов России — в Морской администрации порта Новороссийск (МАПН) — на основе системы «БОСС-Референт», мы беседовали с Александром АНДРЕЕВЫМ, начальником отдела информационного и программного обеспечения МАП Новороссийск.

Задача


МАП Новороссийск является государственным учреждением Министерства транспорта РФ. Количество сотрудников этой организации превышает 700 человек, географическая область ответственности простирается от Керченского пролива до границы с Абхазией. Процессы управления и взаимодействия между подразделениями МАПН осуществляются через документооборот и основаны на системе взаимосвязанной управленческойдокументации.

Несмотря на хороший уровень информационно-технической оснащенности, система управленческой документации МАПН была основана на бумажном документообороте со всеми присущими ему недостатками:

  • процедуры согласования документов, ознакомления с резолюциями и передачи информации осуществлялись по принципу «бегунка», что приводило к потерям большого количества времени на перемещение сотрудников по территории, низкой оперативности ознакомления сотрудников с резолюциями руководителей, срыву сроков выполнения документов;
  • отсутствие возможности проследить «жизненный цикл» документа и, как следствие, невозможность получения полного объема информации для принятия управленческих решений;
  • нерегламентированный контроль исполнительской дисциплины, осуществляемый вручную путем проставления отметок в журналах и ежедневниках, приводил к снижению ответственности исполнителей;
  • отсутствие единого электронного архива документов порождало многократное тиражирование бумажных экземпляров, неудобства в организаци и одновременной работы нескольких исполнителей с документом, неэффективность поиска документов в текущем архиве и архиве за прошлые периоды.
Руководство администрации осознавало, что перечисленные проблемы приводят к значительному снижению эффективности работы МАПН, к возрастанию прямых и косвенных расходов предприятия. Именно по инициативе руководства осенью 2002 года в МАПН было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Процесс выбора

«Изучив существующие на рынке предложения, мы ограничили область выбора системами, построенными на Lotus Notes/Domino, — рассказывает Александр Андреев. — Эта платформа предоставляет наилучшие возможности по организации и планированию коллективной работы, автономного доступа, а также расширенные возможности обеспечения безопасности. Lotus Notes — идеальное средство для объединения территориально-распределенных структур в единое информационное пространство.

Что касается СДОУ, то здесь сыграли роль как функциональные критерии, так и возможности компании-разработчика, такие, как наличие ресурсов и опыта реализации крупных проектов, собственное региональное представительство и отлаженная методика внедрения системы. Очень важными критериями для нас были стоимость владения системой, масштабируемость, а также возможность самостоятельно и независимо от разработчика развивать функционал. Сейчас все очень быстро меняется, и потому важно, вложив деньги однажды, не увязнуть потом в дополнительных расходах на доработки.

Система „БОСС-Референт“, разработанная компанией „АйТи“, идеально соответствовала нашим требованиям, поэтому мы и остановились на этом решении. Помимо общепринятых функций электронного документооборота, „БОСС-Референт“ позволяет автоматизировать некоторые другие бизнес-процессы в организации, а также организовать юридически значимый документооборот. Разработчики „БОСС-Референт “называют свой продукт „системой документационного обеспечения управления“».

Блиц-интервью с Александром Андреевым

— Сколько времени занял проект?
— Чуть больше четырех месяцев.
— Насколько соответствовала система «БОСС-Референт» специфическим потребностям вашей организации? Приходилось ли что-то настраивать, дорабатывать?
— Приобрести готовую систему, на сто процентов соответствующую потребностям конкретной организации — невозможно уже по той причине, что двух одинаковых организаций не существует, как не бывает двух совершенно одинаковых людей. Поэтому выбранная нами система обладает известной гибкостью, которая позволяет в случае необходимости изменять и дорабатывать ее, в том числе самостоятельно, без привлечения разработчика.

Но в нашем случае самим дорабатывать ничего не пришлось. По окончании этапа опытной эксплуатации мы создали документ, содержащий наши предложения по реализации тех или иных доработок под нашу специфику. К примеру, сюда входило изменение представлений некоторых баз данных, создание дополнительных настроек, незначительное изменение некоторых функций. Все эти изменения были выполнены разработчиком.

— На что нужно обращать внимание, чтобы снизить риски в подобных проектах?
— Во-первых, очень важно достаточное внимание к выполняемым работам со стороны руководства. Опасна ситуация отношения руководства структурных подразделений к внедрению СЭД как к необязательному процессу и тиражирование такого отношения на рядовых сотрудников. В результате — отсутствие реального использования системы, а следовательно — отсутствие реальной отдачи и роста эффективности работы. Чтобы этого не допустить, нужно обеспечить нормативную поддержку на основе приказов и распоряжений руководства. Следует постоянно информировать руководство о ходе выполнения работ.

Во-вторых, важно не допустить ошибок в определении темпов преобразований. Если пользователи не успевают перестроить сложившийся стиль работы, то есть риск, что вы потратите силы и ресурсы на решение малоактуальных задач. Избежать этих проблем позволила методика внедрения «БОСС-Референта», с четким определением этапов и содержания работ на каждом этапе. Каждый этап внедрения являлся законченным проектом, по окончании которого мы получали работающий фрагмент системы, решающий конкретные задачи. Таким образом, идя по цепочке внедрения, мы могли не только контролировать правильность ведения процесса и начинать эксплуатировать систему поэтапно, но и изменять требования к ней уже после начала проекта, учитывая пожелания пользователей.

Также можно добавить, что эффективность внедрения системы электронного документооборота повышается при автоматизации рабочих мест как можно большего числа сотрудников, работающих с документами. Именно при этом условии создается единое информационное пространство и достигается максимальный экономический эффект.

Система класса СДОУ — это мощный инструмент управления, поэтому устанавливать ее только на рабочие места секретарей или канцеляристов — по меньшей мере расточительно.

— Сколько человек необходимо для обслуживания и администрирования системы?
— Один системный администратор в Новороссийске и по одному в каждом крупном удаленном подразделении. Благодаря клиент-серверному типу системы, все работы по администрированию производятся с одного рабочего места (администратора) и автоматически распространяются на клиентские места пользователей. Это избавляет администратора от рутинной работы и экономит трудозатраты.


Готовность персонала МАПН к внедрению


Внедрение систем электронного документооборота имеет ряд существенных отличий по сравнению с внедрением производственных систем типа «человек — компьютер». Причины такого отличия связаны с тем, что система в данном случае является лишь инструментом для обеспечения взаимодействия между участниками процесса. Поэтому определяющее влияние на оценку готовности организации к внедрению систем класса СДОУоказывает социальная и психологическая готовность персонала.

Существует мнение, что служащие государственных учреждений нелегко принимают новые технологии. Однако опрос ряда сотрудников показал заинтересованность персонала в использовании новых средств взаимодействия и готовность к внедрению системы электронного документооборота. Многие сотрудники отмечали, что система подготовки документов, проведение согласования документов в электронном виде, ведение единых электронных справочников, баз данных архивов документов будут способствовать как выполнению ими своих профессиональных обязанностей, так и повышению эффективности функционирования всей МАПН в целом.

На первом этапе предполагалось создание конфигурации подразделений на 30 рабочих мест СДОУ МАП Новороссийск. При этом вертикаль управления от верхнего до нижнего уровня была сформирована лишь в определенных структурных подразделениях администрации. Первый этап рассматривался администрацией в качестве пилотного проекта.

На этом этапе были автоматизированы следующие бизнес-процессы ДОУ:

  • Процесс поступления и сортировки входящей корреспонденции. Регистрация документов. Передача документов на ознакомление и исполнение вподразделения МАПН.
  • Процесс подготовки распоряжений и приказов по МАПН. Согласование исходного варианта с руководителями структурных подразделений. Утверждение приказов и распоряжений начальника МАПН. Организация процесса ознакомления с нормативными документами.
  • Оформление, согласование и подготовка документов к отправке внешним адресатам.
  • Подготовка договоров, согласование, утверждение и отправка оригинала договора исходящей корреспонденцией.
  • Подготовка, согласование, утверждение служебной записки, заявки.Формирование резолюций и поручений на исполнение.
На втором этапе во всех структурных подразделениях МАПН средствами «БОСС-Референт» были созданы вертикали управления от верхнего уровня до уровня конечных исполнителей, расположенных в Новороссийске. При этом были решены следующие задачи:

  • создание общей корпоративной системы ДОУ МАПН;
  • формирование корпоративного стандарта электронной почты и средств групповой работы в МАПН;
  • переход на безбумажный внутренний документооборот.
В настоящее время в МАП Новороссийск развернуто 100 рабочих мест системы «БОСС-Референт».

Кроме того, возможности Lotus по удаленной работе пользователей позволяют подключать к системе сотрудников, находящихся вне территории МАПН, а также территориально-удаленных подразделений администрации, не имеющих сервера LotusNotes/Domino. Для данной категории пользователей возможны два варианта работы с системой:

  • работа в постоянном соединении по модемной связи с сервером LotusNotes/Domino;
  • работа с локальными репликами БД СДОУ на удаленной станции.
В обоих вариантах в качестве каналов связи могут использоваться не только телефонные линии, но и каналы Интернета.

Место СЭД в системе управления МАПН


Составные части единой информационной системы МАПН можно представить в виде схемы (см. с. 78). Как видно из схемы, в отличие от функционально-ориентированных, «вертикальных» систем, автоматизирующих деятельность отдельных подразделений, служб, отделов МАПН, система электронного документооборота носит общий, межфункциональный характер. Ее могут использовать в своей деятельности все структурные подразделения. С другой стороны, подсистема электронного документооборота обеспечивает информационное взаимодействие между функциональными системами, являясь своеобразной «транспортной магистралью» для обмена разнородной информацией. Благодаря такому решению открытость и масштабируемость единой информационной системы организации достигается, ни в коей мере не ограничивая возможностей каждой из функциональных «вертикальных» систем.

Горизонтальный контур управления и документооборота обеспечивает сквозной процесс обработки информации (документов) в масштабе МАПН, ее связи с внешними подразделениями и потребителями информации, а также поддерживает корпоративную базу знаний.Основными задачами этого контура являются доставка сообщений (messaging), коллективная работа с документами, групповое планирование и управление, координация процессов и обмен знаниями.

Горизонтальный контур управления и документооборота включает в себя такие приложения, как электронная почта; единый адресный и телефонный справочник; учет контактов (звонки, факсы, встречи) и переписки; контроль договоров; шлюз в Интернет; экономическая информация; новости бизнеса; нормативные документы и стандарты МАПН; шаблоны документов; электронная канцелярия; контроль поручений; координация мероприятий; планирование совещаний, советов директоров и контроль выполнения решений; электронные архивы; справочная служба по обращениям клиентов; служба внутренней технической поддержки.

Важным компонентом этого контура может стать корпоративный web-сервер с интегрированными функциями документооборота для поддержки обращений клиентов в МАПН через Интернет.

Результаты


Необходимость построения автоматизированной системы документационного обеспечения управления в МАПН не вызывала сомнений с самого начала. Правильность же выбора именно «БОСС-Референт» подтвердилась в процессе в недрения и эксплуатации системы. «Уже на ранних стадиях нашего сотрудничества с „АйТи“ было ясно, что эта компания обладает высококвалифицированными специалистами, отлаженной методикой внедренияи ответственно относится к выполнению своих обязательств, — отмечает АлександрАндреев. — Не разочаровали нас и результаты. Эксплуатация системы „БОСС-Референт“ позволила автоматизировать ключевые управленческие бизнес-процессы администрации порта, создать единое информационное пространство, повысить эффективность управленческой деятельности МАПН». 

Из истории…


Морская администрация порта Новороссийск была образована 9 июня 1994 года. МАПН находится в непосредственном подчинении Министерства транспорта Российской Федерации.


ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ


В соответствии с возложенными на МАПН задачами она занимается следующей деятельностью:

  • организует и создает необходимые условия для обеспечения безопасной и удобной стоянки судов в порту и безопасности плавания в пределах зоны ответственности МАПН;
  • проводит государственную регистрацию судов, подлежащих приписке к данному порту, и выдачу судовых документов, предусмотренных Кодексом торгового мореплавания;
  • выдает предусмотренные Кодексом торгового мореплавания дипломы и квалификационные свидетельства на морские звания, подтверждения к дипломам, льготные разрешения, а также паспорта моряков;
  • разрабатывает и утверждает постановления по вопросам безопасности мореплавания, охраны государственного имущества и общественного порядка в порту, проведения в нем санитарных и противопожарных мероприятий, обязательных для всех судов, судовладельцев и других организаций, пользующихся услугами порта;
  • дает разрешение на подъем затонувшего в море имущества, а также на проведение в пределах территории и акватории порта строительных, гидротехнических и других работ;
  • расследует аварийные случаи с морскими судами в установленном порядке;
  • устанавливает режим работы лоцманских предприятий и организаций и осуществляет контроль за их деятельностью;
  • создает национальную сеть Глобальной морской системы связи при бедствиях — ГМССБ — и ведет наблюдение на частотах безопасности мореплавания;
  • устанавливает порядок захода и выхода судов в порт, осуществляет регулирование движения судов и проводку в пределах акватории порта и в зоне действия системы управления движением судов;
  • осуществляет контроль за чистотой фарватеров на каналах и акваториях порта;
  • осуществляет постоянный контроль за надлежащим содержанием всех средств навигационной обстановки на акватории и территории порта, на подходных каналах и фарватерах, обеспечивающих безопасный вход и выход судов;
  • разрабатывает мероприятия по охране водного и воздушного бассейнов порта, обязательные для всех предприятий организаций и судов, осуществляющих свою деятельность на территории и акватории порта, на подходных каналах и фарватерах;
  • осуществляет в установленном порядке лицензирование отдельных видов деятельности, связанных с морским транспортом;
  • в соответствии с типовым договором аренды, утвержденным Государственным комитетом Российской Федерации по управлению государственным имуществом, сдает в аренду предприятиям, обеспечивающим переработку грузов и обслуживание судов, государственное имущество, находящееся на балансе Учреждения;
  • осуществляет контроль за сохранностью и содержанием в надлежащем техническом состоянии государственного имущества, переданного в аренду, его эффективным использованием;
  • контролирует и обеспечивает надлежащее технико-эксплуатационное состояние морского канала, включая навигационное оборудование;
  • контролирует навигационно-гидрографическое состояние районов якорных стоянок;
  • изучает с заинтересованными организациями перспективные грузопотоки, анализирует пропускные мощности порта, совместно разрабатывает схемы и планы развития портовых и других мощностей, водных путей, а также инфраструктуры порта в увязке с прогнозом развития морского транспорта, рыболовного и других флотов;
  • осуществляет функции государственного заказчика строительства новых перегрузочных комплексов и участвует в реконструкции, модернизации и техническом перевооружении действующих;
  • содействует внедрению новой техники и технологий, направленных на совершенствование и развитие перегрузочных комплексов и систем по обеспечению безопасности судоходства;
  • взимает портовые сборы.