In English

Кто ищет, тот найдёт. Если знает, что ищет

11.06.2002,
Издание: PC Week
Если человек не может выбрать между зеленой туфлей и желтой, — это значит, что он не установил отношения порядка на том множестве вещей, из которого выбирает. Отношения порядка однозначно указывают ка пред-~ почтительность того - или иного объекта как метода решения поставленной задачи. Если начинаются мучения, — надо остановиться и постараться понять, какую задачу вы хотите решить.


Краткое содержание предыдущей серии

В PC Week/RE, № 24, с. 20 мы продолжили публикацию серии статей о пяти проектах внедрения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (СДОУ), с которыми на разных предприятиях в начале года познакомились наши обозреватели и эксперты научно-консалтинговой корпорации "МетаСинтез" (www.msynt.ru). Напомним, что были рассмотрены проекты на основе пяти систем примерно из одной весовой категории: "БОСС-Референт" (в пивоваренном холдинге "Балтика"), CompanyMedia (в центральном офисе нефтегазового холдинга "Итера"), LanDocs (в группе компаний "Разгуляй-УКРРОС"), "Дело" (в Управлении по обеспечению деятельности аппарата правительства Московской области) и "Золушка" (в Комплексе архитектуры, строительства, развития и реконструкции г. Москвы).

Упомянем также, что мы уже поговорили (см. PC Week/RE, № 16-17/2003, с. 43) о роли / СДОУ в управлении любой организацией, выделили функции, присутствующие во всех рассмотренных СДОУ, и в общих чертах сформулировали базовые характеристики "идеальной" СДОУ, рассмотрев семь "обязательных" подсистем (целевые: "Работа с информацией и документами", "Организационное управление", "Работа с потоками работ (workflow)"; сервисные: "Работы с различными типами субъектов", "Обработка событий", "Администрирование и обеспечение информационной безопасности", "Технологические функции и свойства") и одну "произвольную", объединяющую вспомогательные функции СДОУ (управление работой офиса, кадровый учет, элементы управления проектами и т. п.).

По прошествии полутора месяцев с момента промежуточной итоговой публикации в мае группа авторов, погрузившихся в эту тему, овладела некоторым новым знанием и готова поделиться им в сегодняшней итоговой статье второго уровня.

Поскольку к оценке возможностей автоматизированных СДОУ и успешности проектов их внедрения можно подходить с разных сторон — с точки зрения пользователя, разработчика или внешнего наблюдателя (эксперта), то мы попытаемся сформулировать, "что такое хорошо и что такое плохо" с позиций по крайней мере двух категорий из перечисленных: со стороны клиента (мнение Владислава Пономарева о критериях оценки успешности подобных проектов представлено в статье ниже) и со стороны экспертной группы, изложившей свои взгляды на выбор прикладных программных продуктов и на некоторые уникальные черты и ограничения перечисленных выше СДОУ и их поставщиков.

Что, кому и зачем...

Развивая философские рассуждения, начатые в предисловии к данной статье, попробуем определить этапы, которые необходимо осмысленно пройти любому потребителю, столкнувшемуся с проблемой выбора прикладного ПО (будь то СДОУ или что-то другое). Набросок своего рода "метаметодики" представлен ниже.

1. Образовать пространство выбора, т. е. множество объектов, которые могут выступать в качестве средства (метода) для решения конкретной прикладной задачи, стоящей перед предприятием.

2. Сформулировать критерии (концептуальную сетку) для сравнения объектов, принадлежащих этому множеству.

3. Установить отношения порядка в пространстве выбора, т. е. выстроить рейтинговый список объектов в соответствии с выбранными критериями. Дальнейшие шаги очевидны.

В рамках пункта 1:

а) сформировать пространство выбора можно лишь после ответа на вопрос: "Для чего нужна СДОУ?". Это, в свою очередь, требует анализа проблем, мешающих организации "жить красиво" (т. е. достичь поставленной цели).

Под целью мы подразумеваем образ желаемого результата, выраженный в конкретных терминах и — по возможности — привязанных к измеряемым показателям (например, снизить издержки на обработку и поиск информации, повысить скорость выполнения управленческих решений, улучшить исполнительскую дисциплину и пр.);

б) ответ на следующий вопрос: "Как дойти до цели?" — подразумевает разбиение на задачи (в соответствии с их приоритетами), которые определят шаги, необходимые для достижения желаемого состояния.

При этом обязательно должны быть учтены ресурсные ограничения предприятия:

• временные (реально ли получить запланированный результат от внедрения СДОУ к намеченному сроку);

• финансовые (хватит ли выделенных на проект внедрения средств, все ли будущие затраты учтены);

• кадровые (есть ли возможность выделить квалифицированные ресурсы предприятия для участия во внедрении СДОУ, хватает ли обученного персонала на предприятии);

• технические (достаточно ли предприятие оснащено компьютерной техникой и сетевым оборудованием, существует ли адекватная инфраструктура и пр.);

В рамках пункта 2. В качестве удобного базиса для составления концептуальной сетки при выборе прикладного ПО эксперты корпорации "МетаСинтез" рекомендуют рассматривать :

• функциональность продукта;

• технологичность продукта;

• совокупную стоимость решения на основе данного продукта (с учетом стоимости услуг по обследованию, консалтингу, внедрению, доработке, сопровождению);

• жизнеспособность поставщика и качество предоставления услуг (доступность продукта в регионах, обусловленную наличием партнерской сети, соблюдение сроков проекта, квалификацию специалистов...).

Дадим некоторые комментарии по этим, казалось бы, очевидным критериям. Суждение о достаточности функционала системы невозможно составить без привязки к конкретным задачам предприятия (в абстрактном же виде наличие или отсутствие той или иной функции ни о чем не говорит, тут мы абсолютно солидарны с Владиславом Пономаревым). При этом желательно в рассмотрение включать задачи не только сегодняшнего, но и завтрашнего дня.

Технологичность продукта отражается на его гибкости и сроке жизни. В этом смысле особого внимания достойны встроенные в СДОУ средства интеграции, синхронизации, репликации, масштабирования, а также возможности доработки функциональности и структуры данных при помощи настроек и конструкторских инструментов СДОУ.

Определенными преимуществами на этом фоне обладают системы на базе Lotus Domino/Notes, что обусловлено богатыми функциональными возможностями самой программной среды. В них, к примеру, глубоко проработаны механизмы частичной содержательной репликации данных (для уменьшения объема пересылаемых данных передаются только изменения и данные, к которым удаленные пользователи имеют санкционированный доступ), удобным образом реализованы функции online- и offline-режимов работы с данными.

В Lotus Domino/Notes предусмотрено масштабирование до систем с произвольным количеством серверов без ограничений на их конфигурацию. А начиная с версии 4 система включает Web Navigator для непосредственного доступа к информации в сети Internet/WWW.

Дополнительным плюсом СДОУ на основе Lotus Notes является возможность легкого изменения системы, так как при открытом коде эта среда позволяет вносить практически любые изменения в программу на уровне "продвинутого" пользователя.

Стоимостные критерии, вероятно, особых комментариев не требуют — здесь главное разобраться в тонкостях ценовых политик поставщиков и уложиться в выделенный предприятием бюджет.

А вот о качестве предоставления услуг стоит сказать несколько слов. Следя за развитием международного рынка прикладных решений, нельзя не заметить смещения конкурентной борьбы именно в эту сферу. Заказчик сегодня готов платить не только за сам продукт, но и за правильное отношение к себе. В стремлении повысить удовлетворенность клиента поставщики ПП наращивают партнерские сети, проводят тренинги партнеров, предлагают специальные ценовые программы, развивают общую корпоративную культуру. В этом смысле, на наш взгляд, среди рассмотренных выше разработчиков очевидные преимущества имеют системные интеграторы ЛАНИТ и "АйТи", отстроившие мощные инфраструктуры по доставке и сопровождению своих продуктов в разных точках России.

Что впереди

Труднее всего заглянуть в будущее. Не претендуя на роль пророков, мы осмелимся все же выступить с некоторыми прогнозами.

На наш взгляд, развитие отечественных СДОУ пойдет в сторону большей специализации, т. е. станут появляться вертикальные решения, рассчитанные в том числе и на компании, целевой деятельностью которых является разработка документов (СМИ, юридические фирмы, консалтинговые компании, государственные органы и пр.). Более проработанными станут функции, поддерживающие управление и коллективную разработку содержания.

Можно ожидать, что в ближайшие два года усилятся возможности СДОУ в плане работы через Интернет (через браузер в режиме удаленного доступа, с мобильных устройств и т. п.).

Несомненно, скоро появятся СДОУ, позволяющие создавать системы управления знаниями на предприятиях, т. е. использовать наилучший опыт по процедурам, проектам, решениям. (Сегодня мы видим только зачатки этого процесса.)

Вырастет спрос на консалтинг в области организационного управления, сопутствующий внедрению СДОУ. А как же иначе — ведь административный документооборот выполняет роль приводных ремней оргструктуры предприятия, и значит, его эффективность напрямую зависит от того, насколько оптимальна сама эта структура и процессы в ней.

А главное, управленческая культура на предприятиях разовьется, примет внятные очертания, и тогда потребительская аудитория научится, наконец, смотреть на СДОУ не как на хранилища данных или средство для канцелярии, а как на необходимый инструмент управления.

Некоторые уникальные черты

LanDocs (ЛАНИТ) на основе продуктов Microsoft

В системе LanDocs максимально (по сравнению с другими рассматриваемыми системами) реализована маршрутизация:
  • имеются возможности задания сложных маршрутов — сетей, в которых присутствуют и последовательные, и параллельные участки;
  • для решения конкретной задачи может быть использован как типовой маршрут (из имеющихся в системе), так и специально сконструированный пользователем под конкретную задачу;
  • имеются визуальные средства разработки и анализа маршрутов.
Существует возможность подробного протоколирования содержательных действий пользователей (так как может быть настроена автоматическая обработка результатов маршрутов). Базовая конфигурация относительно бедная: многие функции очень абстрактны и требуют обязательной настройки перед началом эксплуатации.

"Золушка" (НТЦ ИРМ), платформа Lotus Domino/Notes

Единой СДОУ "Золушка" как таковой не существует: есть множество модулей (как своих, так и сторонних разработчиков), которые могут быть состыкованы между собой. Имеются различные варианты одного и того же модуля. Конкретная конфигурация подбирается под заказчика.

Существует большое количество механизмов, делающих работу с системой более удобной.

Похоже, что система развивается прецедентно, то есть развитие происходит за счет включения в систему изменений, сделанных под конкретного заказчика, а вклад нормативного проектирования очень мал.

"БОСС-Референт" ("АйТи"), платформа Lotus Domino/Notes

СДОУ охватывает широкий круг задач документооборота, включая основые функции делопроизводственного управления (поручения, согласования с возможностью задания типовых маршрутов, календари для планирования, ведение договоров). В дополнение к традиционным задачам добавлено управление поддержанием работы офиса (учет наличия и расположения инженерных объектов - компьютеров, офисного оборудования и т.п., управление их эксплуатацией, обслуживанием, ремонтом и т. п.) — область, слабо охваченная другими программными продуктами.

Очень удобно реализованы механизмы связи системы с базами данных на различных серверах (коммутатор), оригинально решена задача информирования пользователей о событиях, требующих внимания (размещение ссылок в БД "Кабинет").

Недостаточно развиты средства работы через Интернет.

CompanyMedia ("ИнтерТраст"), платформа Lotus Domino/Notes

СДОУ охватывает широкий круг задач документооборота. В дополнение к традиционным задачам добавлены управление персоналом и управление проектами. Причем эти два модуля довольно полны (в них имеются функции поддержки управления, а не только базы данных по сотрудникам и проектам) и функционально интегрированы с остальной частью системы. Однако подобные добавления в СДОУ скорее всего избыточны: вряд ли эти модули будут востребованы в организациях, где есть опыт работы с полнофункциональными специализированными программными продуктами по управлению проектами и персоналом, так как в специализированных приложениях функциональность полнее, а интерфейс удобнее.

"Дело" (ЭОС) на основе MS SQL Server

Очень простая, но качественная система, реализующая только классические учетно-регистрационные функции работы с документами (получение-передача, регистрация, списание в дело). Поддерживает практически все операции, принятые в традиционном бумажном документообороте. При этом используются те же самые правила и процедуры обработки документов и те же самые термины, что и в традиционном документообороте. Хорошо интегрируется с системой "Архив" тех же разработчиков, реализующей классические правила работы с архивами.

Система хорошо применима в канцеляриях госучреждений и других организаций, где используется стандартная схема документооборота.

Основной недостаток — отсутствие функций поддержки современных методов работы с документами. Также практически отсутствует работа с содержанием документов.

Центральный федеральный округ