In English

Пора по пиву или за СДОУ?

08.10.2003, Монахова Елена
Издание: PC Week
Инициаторами приобретения автоматизированной системы делопроизводства на российском пивоваренном гиганте "Балтика" выступили дирекция по развитию сырьевых ресурсов и служба ИТ. Причин для этого было предостаточно: сегодня только по головному предприятию в С.-Петербурге циркулируют сотни документов в месяц. Причем именно департамент, занимающийся централизованными закупками сырья для всех пяти разбросанных по стране производственных площадок, в наибольшей степени ощущал на себе все тяготы интенсивного и сложного документооборота: некоторые договора требовали согласования у 10—11 руководителей.

Кроме того, в резко выросшей организации назрела необходимость создать единое информационное пространство для работы с документами в разных подразделениях, в том числе для стандартизации и автоматизации движения организационно-распорядительных документов (приказов, служебных записок, распоряжений, договоров).

"Конечно, при выборе СДОУ все частные задачи, которые возможно будет решать за счет автоматизации документооборота, мы не представляли, — отметил Виктор Никонов, начальник службы ИТ "Балтики". — Но ожидали, что совокупные издержки всех участников делопроизводства, связанные с подготовкой, обработкой и, главное, согласованием документов, с внедрением системы должны сократиться".

В закрытом тендере, состоявшемся в начале 2001 г., выбор пал на далеко не самый дешевый вариант — систему "БОСС-Референт" фирмы "АйТи" — по двум причинам:

• заказчикам понравилось, что система готова к эксплуатации (существовала как законченное решение с развитым функционалом и уже была внедрена в крупных организациях);

• разработчики грамотно представили проектные предложения и обоснования работ.

В целом ожидания потребителей оправдались — весьма масштабный по внедрению проект (системой охвачено 680 рабочих мест) был нормально спланирован и осуществлен практически в срок (с допустимым сдвигом всего на 2 месяца).

Разработчики были вовлечены в проект на всех этапах развертывания СДОУ: во время обследования, начальной настройки системы и обучения администраторов и пользователей.

"Система работает нормально, развиваем мы ее сами и никаких существенных ограничений не чувствуем, поскольку это открытая СДОУ, — рассказал Виктор Никонов. — "БОСС-Референт" — система, позволяющая создавать новые приложения как средствами реконфигурирования готовых модулей (аналог конструктора), так и за счет программирования. В ней есть встроенный инструментарий для создания новых приложений. С его помощью, например, мы разработали приложения для специализированных задач: для учета работ, ведущихся внешними разработчиками ПО (учет заявок, контроль их исполнения), для заказа пропусков.

Чтобы не было проблем при переходе на следующие версии программного продукта, мы стараемся тщательно все документировать.

Для нас важна возможность работы в территориально распределенном варианте. СДОУ настроена таким образом, что у нас сейчас обеспечена работа со всеми производственными площадками в режиме, близком к онлайновому (частичные репликации разных БД осуществляются с регулярностью 5—20 мин). Так что согласование документов идет без задержек.

Существенных ограничений по масштабированию тоже нет — можно и еще несколько заводов подключить".

Для управления финансово-хозяйственной деятельностью на "Балтике" с 1995 г. используют систему "Монолит SQL" (разработчик "Монолит Инфо", С.-Петербург), которая, по мнению Виктора Никонова, приближается к ERP-системам: есть развитые финансовый и кадровый модули, товарный учет, автоматизация деятельности складов и пр. (скоро должен появиться и контур управления материально-финансовыми ресурсами, планирования продаж и производства).

Управление производственными линиями осуществляется с помощью АСУ ТП, которую сопровождает отдельная служба.

"БОСС-Референт" стыкуется с "Монолитом" через классификатор кадрового модуля. Назначения и увольнения отражаются в обеих системах.

Надо сказать, "Референт" рассматривается "балтийскими" автоматизаторами и как удобное транспортное средство для обновления БД и классификаторов.

Оценки пользователей системы

Виктор Никонов: "Важно, что теперь квалифицированные кадры не тратят время попусту.

Улучшается исполнительская дисциплина (если, конечно, руководитель контролирует процессы).

Кроме того, когда человек готовит документ в письменном виде, он пытается изложить задание или просьбу более внятно, чем если бы он передавал это устно. Есть разные точки зрения насчет того, сокращают или не сокращают СДОУ трудозатраты, но в ряде случаев согласования действительно проходят намного быстрее (особенно при наличии секретарей у ключевых рецензентов, например директоров) ".

Петр Клешук, начальник отдела сырья и материалов: "Оформление договоров и контрактов на поставку — муторное занятие, бывает до 10—11 согласований. (А через наш отдел в день проходит примерно 20 таких документов). Сейчас это занимает четыре-пять дней, возможно параллельное согласование (ответственному исполнителю не надо стоять в очередях к разным начальникам). Есть правило: в течение двух дней рецензию на пришедший документ необходимо поставить. Иначе система начнет регулярно посылать красные напоминалки — истекает (истек) срок согласования документа! Устанешь удалять их из почты, лучше уж. обработать и отослать требуемый документ".

Представители технического секретариата (отдел делопроизводства):

"Мы уверены, что теперь человек с новым приказом будет ознакомлен в тот же день, поскольку прошла общая рассылка. Не надо людей обзванивать. У нас есть регламент — два раза в день персонал, охваченный системой документооборота, дол жен подходить к компьютеру и проверять почту. Отговорки типа "я не видел или не знал " не принимаются.

У нас теперь введен запрет на документы, подготовленные не в электронном виде. А с электронными работать гораздо удобнее — очень легко быстро найти нужную информацию".

Возможности СДОУ, считает Виктор Никонов, используются сегодня на предприятии примерно на 60%. Запас в 40% в основном объясняется тем, что из 680 пользователей, подсоединенных к системе, далеко не все с нею пока активно работают. Кроме того, в системе есть ряд невостребованных пока модулей — "Инженерное оборудование", "Конференции".

О потребителе СДОУ

В 2002 г. объем продаж бренда "Балтика" составил 91,4 млн. декалитров (при годовом росте производства 16%). В результате значительного роста продаж бренда "Балтика" он переместился с четвертого места (в 2001 г.) на второе в рейтинге крупнейших брендов Европы.

В июле 2002 г. "Балтика" преобразовалась в единое юридическое лицо. В состав компании сейчас входит пять производственных площадок: пивоваренные заводы в С.-Петербурге, Туле, Ростове-на-Дону, Самаре, Хабаровске.

Численность всего холдинга — около 8000 сотрудников (в центральном офисе в С.-Петербурге работает 4000 человек).

В компанию входят 31 сбытовое подразделение, пять представительств и одна дочерняя фирма в Германии.

Объем продаж компании без учета налогов в 2002 г. составил 682,66 млн. долл.

Служба ИТ "Балтики" представляет собой распределенное подразделение и насчитывает около 80 человек, из них в центральном офисе работают 18 сотрудников (свой отдел ИТ, отвечающий за оперативные действия, имеет каждая производственная площадка).

На санкт-петербургской площадке, в которую входит центральный офис компании, установлено более 700 компьютеров.

Подробности о СДОУ

Разработчик: компания "АйТи"

СДОУ "БОСС-Референт" базируется на платформе Lotus Notes/ Domino и поддерживает следующие бизнес-процессы: обработка входящей и исходящей корреспонденции, обработка внутренней корреспонденции, формирование и исполнение поручений, контроль исполнительской дисциплины, согласование документов, информирование и сбор мнений сотрудников, контроль договоров и управление проектами, обеспечение работы сервисных служб, маршрутизация и доставка информации, организация совещаний и др.

По утверждению поставщика решения, в "БОСС-Референте" в готовом виде присутствует примерно 80% стандартной функциональности, необходимой для автоматизации задач организационного управления любой компании.

Система поставляется с открытыми кодами. Благодаря встроенному инструментарию разработчика ToolKit пользователи могут дорабатывать систему, сохраняя целостность существующих баз данных.

Стоимость лицензии по прайс-листу составляет 250 долл. за рабочее место (полный комплект модулей системы).

Особенности проекта

Внедрение "БОСС-Референта" продолжалось около двух лет (с момента проведения тендера в начале 2001 г.). С апреля по август 2001 г. был реализован пи-лотный проект — развернуто 30 рабочих мест. В промышленной эксплуатации на петербургской площадке система работает с мая 2002 г. и охватывает сегодня 680 рабочих мест.

На предприятии циркулирует более 20 типов различных документов, существует примерно 15—20 типовых маршрутов. Но при необходимости можно задать нестандартный маршрут по произвольному списку рецензентов (из зарегистрированных пользователей).

Наиболее активно используются базы "Поручения", "Документы", "Согласования", "Новости".

Центральный федеральный округ