In English

То, что доктор прописал

11.05.2001
Издание: Деловая панорама
Как известно, лучше один раз увидеть (а также пощупать и попробовать), чем сто раз услышать. В рамках данного обзора это значит: лучше продемонстрировать возможности современных систем документооборота на примере уже реализованных СЭД, чем пускаться в теоретические рассуждения.

ПРИ ОПИСАНИИ ПРОЕКТОВ МЫ ПОПРОСИЛИ НЕСКОЛЬКИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ ИТ-СЛУЖБ ПЕТЕРБУРГСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ И СИСТЕМНЫХ ИНТЕГРАТОРОВ ОТВЕТИТЬ НА НЕСКОЛЬКО ВОПРОСОВ:

а) какая задача была поставлена перед исполнителем?

б) что показало предпроектное обследование предприятия?

в) какие рекомендации были даны заказчику, какое решение принято в целом по проекту?

г) вносились ли какие-то изменения в структуру организации, что представляет собой завершенный проект, какие основные задачи он решает?

“АйТи” и “Балтика”

Начальник службы ИТ ОАО “ПК “Балтика” Виктор Никонов:

— Первоначально перед “АйТи” стояла задача внедрить распределенную систему общекорпоративного электронного документооборота. Основное ее предназначение — обеспечить ведение внутрикорпоративного документооборота (служебные записки и т. д.), автоматизацию контроля исполнительской дисциплины, инструмент для решения отдельных бизнес-задач. Планировалось развернуть СЭД в штаб-квартире в Петербурге, филиале “Балтика-Ростов”, а также в одном из сбытовых подразделений. Это должно было стать тестовым внедрением, которое потом можно было бы тиражировать в другие подразделения.

Предпроектное обследование показало, что в целом компания готова к использованию СЭД, однако ее установка не будет простой — из-за того, что большому числу людей необходимо было заменить свои привычки работать в рамках бумажного документооборота, который теперь надо перевести в электронный вид. Сегодня внедрение СЭД “БОСС-Референт” на “Балтике” практически окончено (завершается тиражирование системы в сбытовых подразделениях). Основная решенная задача — создание единого информационного пространства в работе с документами, реальное использование СЭД значительной частью сотрудников. Поскольку “Балтика” — географически распределенная компания, этот результат очень важен.

Digital Design и ОАО “Санкт-Петербургская авиаремонтная компания” (ОАО “СПАРК”)

Менеджер продукта Digital Design Владимир Андреев:

— Перед Digital Design была поставлена задача создать архив технологической документации с возможностью дальнейшего внедрения системы автоматизации делопроизводства, а также интеграцией с ERP-системой предприятия. После обследования мы рекомендовали заказчику использовать единую платформу Docs Vision с базовым решением “Документооборот”. Первым этапом проекта стала разработка системы для создания электронного архива, а также синхронизация справочников платформы документооборота с ERP-системой предприятия (в данном случае — Navision Axapta). Перед автоматизацией делопроизводства были описаны бизнес-процессы предприятия. Кроме того, руководство предприятия прошло предварительное обучение. Сегодня система электронного архива технологической документации ОАО “СПАРК” находится в опытной эксплуатации. В промышленную эксплуатацию ее планируется сдать в марте. Далее система будет постепенно наполняться технологической документацией, а на базе платформы Docs Vision будет создано приложение для автоматизации делопроизводства.

DISPLAY Group и Бюро проектной документации (имя заказчика не раскрывается - проект находится в начале реализации)

Менеджер корпоративного отдела по направлению “ПО и консалтинг” DISPLAY Group Наталья Моисеева:

— Бюро проектной документации испытывало сложности с организацией и управлением накопившимися чертежами. Поскольку приходится иметь дело с разнообразными типами файлов, возникла необходимость упорядочивания, хранения, сортировки и последующего получения информации о разных наборах проектной документации. Предпроектное обследование показало, что в компании нужно автоматизировать технологию обработки документов разного типа одновременно на бумажных и электронных носителях. Специфический момент в данном случае — ведение долгосрочных проектов, связанных с длинными цепочками чертежей, проектных описаний и т. д. с иерархической структурой документов. Для решения задачи мы задействовали функцию электронного архивирования. В процессе консалтинга выявлена и потребность в контроле исполнения проектов, что было решено с помощью встроенных средств системы “Евфрат”. Сейчас СЭД находится в пилотной стадии.

СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ПРЕДСТАВЛЕННЫЕ НА РОССИЙСКОМ И ПЕТЕРБУРГСКОМ РЫНКАХ

Продукт

Разработчик

Платформа

Представитель в Петербурге

Краткое описание

БОСС-Референт

АйТи, Москва

Lotus/Domino Notes

Филиал АйТи

Универсальная масштабируемая

система для любых предприятий

DocVision: Документооборот

Digital Design, Петербург

DocVision 2.0 (собственная разработка)

Универсальная масштабируемая

система для любых предприятий

Евфрат

Cognitive Technologies

Microsoft

DISPLAY Group

Универсальная масштабируемая

Система для любых предприятий

Эффект-Офис

Гарант Интернэшнл, Петербург

Microsoft

Система для малых и средних предприятий с небольшим количеством рабочих мест. Основной недостаток — малая масштабируемость

Кодекс: Документооборот

Кодекс, Петербург

MS SQL, Oracle

Универсальная система для

Любых предприятий

Office Media, Company Media

Компания ИнтерТраст, Москва

Lotus/Domino Notes

Поликом Про

Система рассчитана на

Корпоративное управление документооборотом

на средних и крупных предприятиях

Optima Workllow

Оптима, Москва

MS SQL, Oracle

Нет

Система для предприятий

с четко определенными маршрутами

движения документов. Основной

недостаток — отсутствие гибкости

Эскадо

Интерпроком ЛАН, Москва

Lotus/Domino Notes

Поликом Про

Типовая система, рассчитанная

на стандартные бизнес-процессы

на малых и средних предприятиях

Дело

Электронные офисные системы, Москва

MS SQL, Oracle

Нет

Система ориентирована на

Использование в традиционных

Делопроизводственных службах с

большим количеством стандартных документов

Золушка

Научно-технический центр ИРМ, Москва

MS SQL, Oracle

Нет

Система для производственных

Предприятий

Docs Fusion, Docs Open

Hummingbird, Канада, Весть-МетаТехнологии, Москва

MS SQL, Oracle

Ниеншанц

“Тяжелая” настраиваемая система, рассчитанная в сновном на крупные предприятия. Основные недостатки: долгие сроки создания проекта,

дороговизна

Documentum

Документум Сервисиз, официальный представитель Documentum в СНГ

Собственная платформа

Нет

Система представляет собой

платформу для разработки

документооборота, каждый проект индивидуален. Основные недостатки создания проекта, дороговизна

FlowDoc

SunnyBright, Москва

н/д

Петрострой-система

Система для средних и крупных

предприятий, позволяет вести

сложные технические проекты

Domino.DOC, Lotus Workflow

IBM

Lotus Domino

Поликом Про

Настраиваемые платформы

для внедрения и разработки

документооборота, на крупных

и средних предприятиях