In English

ТНК создает себе долгосрочные конкурентные

05.03.2002
Издание: Нефть и капитал
Процесс интеграции отечественной экономики в мировую и ужесточение конкуренции на глобальных рынках побуждают даже очень успешные российские компании заботиться о формировании дополнительных конкурентных преимуществ. При этом поиск конкурентных преимуществ сегодня перемещается из области обеспечения достаточно кратковременных “выигрышей” у конкурентов (например, по затратам и качеству продуктов и услуг) в область создания таких способностей организации, которые давали бы ей преимущества долгосрочные. Речь идет о формировании таких способностей, как обучаемость, быстрота реагирования на возможности, предоставляемые рынком, инновационность.

Одним из способов приобретения названных качеств организации является создание условий, обеспечивающих эффективную совместную деятельность сотрудников, работу команд и межфункциональных групп,быстрое распространение информации и знаний внутри каждой компании, включая ее дочерние структуры. Для этого прежде всего необходимо поставить процесс систематизации и использования всей информации, накопленной в компании, — процесс, который носит название “Управление знаниями”.

Когда руководство компании начинает заботиться о повышении ее потенциала за счет эффективного использования интеллектуального капитала, это говорит о ее зрелости. Тюменская нефтяная компания (ТНК) такой зрелости достигла. По словам Владимира Львова, директора Департамента планирования информационных технологий ОАО “ТНК”, задача создания системы управления знаниями уже поставлена. При этом в качестве первого шага в компании внедряется полномасштабная распределенная система электронного документооборота (СЭД) на базе системы автоматизации документационного обеспечения управления “БОСС-Референт”компании “АйТи”.

Полнофункциональная СЭД как первый шаг на пути к управлению знаниями

“Наша компания приступила к созданию системы накопления корпоративных знаний, — рассказывает г-н Львов. — Разумно начинать с систематизации информации, содержащейся в документах, циркулирующих в компании, важно организовать работу с текстовой информацией документов. Поэтому было принято решение в качестве первого шага на этом пути развернуть полнофункциональную СЭД, так как именно такого рода системы обеспечивают возможность работы с текстовой информацией. Кроме того, чтобы СЭД эффективно работала на управление знаниями, нужно, чтобы в ее среде могли действовать все — от руководства компании до рядового сотрудника. Естественно, такая крупная компания, как наша, обходиться без СЭД не могла и раньше. Однако имеющаяся у нас система обеспечивала только функции контроля и учета исполнения поручений, предоставляя возможность отслеживать по электронной карточке движение документа в его бумажной форме. К тому же в ней работали только секретари”.

Поскольку ТНК нацелилась на решение задачи управления знаниями, в качестве стратегической программной платформы была выбрана Lotus Domino/Notes. Эта платформа изначально является информационной средой, которая несет большие возможности по структурированию информации, поиску и организации эффективной коллективной работы с ней. Платформа предоставляет средства хранения самой разнообразной информации в документированных базах данных (БД). Благодаря корпоративной почте и механизмам репликации БД она обеспечивает практически мгновенное ее распространение по всем офисам распределенной организации. В ее составе мощные инструменты защиты информации.

При выборе СЭД компания, по словам г-на Львова, ориентировалась на целый комплекс критериев. “Первый из них — минимальное количество доработок в системе, требующихся для удовлетворения поставленной цели. Второй — возможность и удобство доработки системы — мы не хотим и не будем зависеть от фирмы-разработчика программного продукта. Поэтому при выборе системы мы акцентировали внимание на возможности для специалистов нашего департамента быстро изучить систему и при необходимости самим дорабатывать ее в процессе эксплуатации. Третий — отлаженная методика внедрения решения. И четвертый, но вовсе не последний по значимости критерий — наличие у фирмы-разработчика ресурсов на масштабное межрегиональное внедрение системы, которая будет распространяться и на другие предприятия ТНК. Именно наилучшее соответствие этим и некоторым другим критериям и позволило системе “БОСС-Референт” выиграть проведенный нами тендер на поставку и внедрение СЭД. Не скрою, что в ходе тендера шла борьба разных мнений, но в целом жизнь подтвердила правильность сделанного выбора — мы довольны и самой системой, и уровнем сотрудничества с компанией “АйТи” в рамках реализации первого этапа проекта, который только что завершился”. Довольна и компания “АйТи” —те доработки, которые выполнялись в ходе проекта в ТНК, нашли свое отражение в новой версии системы “БОСС-Референт”.

“Запад” на Востоке

На самом деле в ТНК завершились “два этапа”. Дело в том, что компания “АйТи”, начиная с декабря 2001 г. параллельно выполняла два проекта. Первый — автоматизация дочернего предприятия ТНК. Речь идет о компании “ТНК-Бизнессервис”, которая является центром бухгалтерского обслуживания предприятий ТНК, расположенных в Нижневартовском регионе. В рамках данного проекта было развернуто 120 рабочих мест системы “БОСС-Референт”, при этом система пополнилась специально разработанным модулем, который решает три задачи: является хранилищем в электронном виде образов и текстов первичных финансовых документов (“платежей”, накладных, счетов и т. п.), обеспечивает их передачу с обслуживаемых предприятий в центр бухгалтерского обслуживания региональных предприятий ТНК и работу с ними.

Второй этап — внедрение системы “БОСС-Референт” в центральном аппарате ТНК в Москве. И здесь, как рассказал г-н Львов, эта система приобрела черты, выводящие ее на новый качественный уровень. Дело в том, что в отличие от большинства отечественных компаний, которые полностью следуют российской модели делопроизводства, ТНК исповедует скорее западную — децентрализованную — модель. Действительно, в ТНК есть Департамент документационного обеспечения (ДО), но его роль в основном методическая. Естественно, в компании существует централизованная точка входа внешних документов, однако ее функции ограничены их распределением по департаментам. Ввод же документов в СЭД и их исполнение вплоть до отправки ответов контрагентам самостоятельно осуществляется каждым департаментом. Согласование документов в процессе подготовки ответа может выполняться с десятками других департаментов, и документооборот между ними организован по матричной схеме — т. е. каждый с каждым. Эта схема работает и на уровне отдельных сотрудников, поскольку система обеспечила возможность реализации гибких списков согласования.

При этом не следует думать, что контроля исполнительной дисциплины на уровне компании не существует. Контрольные функции на уровне конкретного департамента осуществляет его руководитель. В то же время Департамент ДО может просмотреть в системе “БОСС-Референт” все документы, которые существуют в “канцеляриях” департаментов (их роль в компании выполняют секретари). А если, например, у президента компании появляется необходимость проконтролировать работу с документами или отработку поручений по определенной тематике, сформированных даже не им, а начальниками функциональных подразделений, то это легко можно сделать, “добравшись” до информации, занесенной исполнителем самого нижнего уровня.

Вот и получается, что если ранее система “БОСС-Референт” была ориентирована на иерархическую схему делопроизводства, соответствующую российским традициям, то теперь она реализует также и западную. Конечно, разработчикам системы пришлось для этого хорошенько потрудиться — выполнить достаточно серьезные ее доработки, но, по словам г-на Львова, возможность доработки системы до такого уровня была еще одним критерием, использовавшимся при выборе системы электронного документооборота (СЭД) для ТНК.

Без борьбы нет побед

Информационные технологии — это не панацея, а всего лишь вспомогательное средство, помогающее компании быть более эффективной. И результат их внедрения напрямую зависит от тех людей, которые эти средства применяют, — если им нравится использовать ту или иную систему автоматизации, то “результат превосходит все ожидания”, если нет — трудностей не избежать. ТНК здесь не стала исключением, поскольку внедрение системы “БОСС-Референт” осложнялось фактом существования в компании прежней СЭД, которая, как казалось секретарскому корпусу, полностью удовлетворяла его нужды. Однако сегодня, когда ТНК создает систему управления корпоративными знаниями, речь идет не об удобстве работы секретарей. Руководство ТНК твердо уверено в том, что внедрение системы принесет компании значительную пользу, окажет огромное влияние на ее развитие и положение на рынке. Поэтому пришлось включить “административный ресурс”, чтобы преодолеть естественный консерватизм части сотрудников.

Конечно, критически к внедрению новой системы в компании относились не все — были и среди секретарей те, кому она понравилась с самого начала. Вот что говорит, например, Светлана Циркунова, секретарь г-на Львова: “Я не отношусь к числу тех “пионеров”, которые любят все новое просто за то, что оно новое, — мне оно по душе только тогда, когда с ним приходит удобство. “БОСС-Референт” мне понравился с самого начала, потому что в этой системе очень удобно контролировать всю информацию вплоть до текста документов. И, думаю, сегодня уже процентов 90 моих коллег поняли эти преимущества системы”.

Ну, а что же дало внедрение системы компании в целом? “Первое — повысились ответственность и качество работы исполнителей над документами, — говорит г-н Львов. — Второе — появилась возможность контроля исполнения поручений на всех уровнях компании, что привело к повышению исполнительной дисциплины. И наконец, третье, но первое по важности с точки зрения заявленной стратегической цели — создана база для развития системы управления знаниями.

Что позволяет считать, что первый этап внедрения системы “БОСС-Референт” в ТНК успешно завершен? То, что сегодня к системе подключены все сотрудники центрального аппарата, которые так или иначе занимаются профильной для компании деятельностью, и то, что мы готовы это решение тиражировать. Задача следующего этапа — создание распределенной структуры коллективной работы. Сегодня технологическая основа для этого создана и решения проверены на практике организации взаимодействия центрального аппарата ТНК и компании, расположенной в Нижневартовске”.

Центральный федеральный округ