In English

Соблазнительная речь

11.04.2001, Чернов Анатолий
Издание: Ведомости
Искусство презентации консультанты ставят на одно из первых мест в ряду навыков, необходимых управленцу. Чрезвычайно важно уметь доказать начальству, что идея достойна финансирования, а покупателям - что товар стоит покупать. Не говоря уже о том, как важно уметь вдохновить подчиненных на хорошую работу.

В технике презентации есть ряд универсальных принципов, знание и соблюдение которых помогает преподнести любую идею в наиболее привлекательной форме.

Обычно презентация тем лучше, чем она короче, но в то же время она должна быть достаточно содержательной, чтобы заинтересовать слушателей. Однако содержательность вовсе не означает изобилие цифр - люди просто не запомнят, а соответственно, и не поймут всех математических выкладок

"Идеям, изложение которых требует больше, чем формат А4, надо дать возможность дозреть", -считает вице-президент российского представительства Shell Максим Шуб и добавляет, что, хотя в их компании принято использовать слайды и аудиосредства во время презентаций, в последнее время заметна тенденция к упрощению их формата.

Для начала надо определить для себя, что презентация - это передача информации определенной аудитории в определенной форме с определенной целью. Сразу становится понятно, как разработать ее сценарий.

• Шаг 1. Анализ аудитории

Консультанты советуют начать подготовку с ответов на вопросы, кто и почему будет присутствовать на презентации. Затем следует оценить уровень знаний предполагаемой аудитории и ее потребности. Это базовые вопросы при построении презентации.

Далее надо определить размер аудитории - чем она больше, тем меньше шансов, что слушатели примут участие в обсуждении. Значит, действует и обратный принцип: если цель презентации не предполагает выступления зрителей, то аудиторию можно увеличивать до максимума - сколько вместит помещение.

На этом же этапе стоит осведомиться о технических особенностях помещения. Если презентация предполагает разговор с потенциальным инвестором, например, в кафе, то желательно, чтобы оно было не шумным, если же это выступление в аудитории, то надо узнать, какое там освещение, есть ли экран для проектора и так далее.

• Шаг 2. Прояснение целей презентации

Коммерческий директор компании "Менеджмент Тренинг Интернэшнл" Георгий Мелик-Еганов выделил три общие цели, которые может преследовать презентация. Первая, и самая сложная цель - повлиять на кого-либо. "По сути это равносильно продажам, только результатом не обязательно является заключение договора. Это может быть принятие слушателями вашей точки зрения", - говорит он. Такая цель требует наибольшей проработки со стороны докладчика. Далее по сложности идет цель обучить кого-либо. "Она более проста, потому что слушатели заранее мотивированы получить от вас знания", - поясняет Мелик-Еганов.

Директору центра управления проектами компании "АйТи" Алексею Баженову с образовательными презентациями приходится выступать довольно часто. Он говорит, что наиболее типичная ошибка - неправильная оценка аудитории. "Это выливается в то, что либо их ожидания оказываются завышенными, либо они не понимают того, что им излагают. В любом случае аудитория как бы отключается", - признается Алексей Баженов.

Наиболее простая цель презентации - проинформировать аудиторию. В этом случае никого ни в чем убеждать не надо - аудитория лишь ждет информации.

• Шаг 3. Построение структуры презентации

Это наиболее трудоемкий и сложный шаг, и именно от него зависит, как люди воспримут информацию.

Если представить презентацию в виде трех составных частей -вступление, основная часть и завершение, - то начинать ее разработку, по мнению Георгия Мелик-Еганова, следует с основной части.

Здесь необходимо выделить главные мысли и формализовать их. Полезно поразмышлять также о том, что может заинтересовать слушателей в связи с темой презентации. "Допустим, вы представляете себя управленческой команде в качестве руководителя предполагаемого проекта, - говорит Георгий Мелик-Еганов. - Вопрос, который их может интересовать, - что мы как управленческая команда должны делать, чтобы успешно завершить проект? Основная мысль, которую вы можете донести им в этой ситуации, может быть формулирована следующим образом: для завершения проекта в срок мы должны предпринять определенные шаги. И акцент всей презентации надо сделать именно на этих шагах".

Разработав основную часть презентации, можно переходить к вступлению. В этой части обычно преследуют четыре цели: привлечь внимание, поднять уровень доверия, информировать о предстоящей презентации, сформулировать свою позицию по теме выступления.

Начать вступление можно с изложения малоизвестных фактов. Весьма популярное и эффективное начало - сделать провокационное или неоднозначное заявление, задать вопрос, реальный или риторический. Или самому ответить на вопросы: а зачем мне это, какую я получаю выгоду от события, заявленного темой презентации. Именно таким образом обычно начинают свою речь проповедники религиозных сект - рассказ о трудностях жизни в прошлом логично перетекает в повествование о том, как вера сделала их существование прекрасным и радостным.

"В завершении обязательно надо изложить основную цель презентации. Эта часть выступления должна быть яркой и запоминающейся, желательно подтвержденной визуальными средствами. Если цель - повлиять или обучить, то надо призвать к действию", - поясняет Мелик-Еганов.

По мнению директора и совладельца компании Event Factory Юлии Сигуновой, любую презентацию можно представить в виде товара, который надо показать как можно ярче, и аргументирование доказать, что его стоит покупать.

Когда она искала инвестора для своего бизнеса, товаром выступала идея, что услуга по организации развлечений (этим занимается ее фирма) будет востребована. "Объясняла я это тем, что когда экономика здоровая и все идет на взлет, то люди охотно тратятся на развлечения. Все это подтверждалось статистикой и аналогиями с другими странами", -говорит Юлия Сигунова.

СХЕМА ИЗЛОЖЕНИЯ ГЛАВНОЙ ИДЕИ

В основе презентации может лежать разработанная психолингвистами структура восприятия текста. По этой теории любой текст состоит как минимум из нескольких слоев.

Текст можно представить как набор тем и тезисов, которые в сумме образуют слои. При построении текста по этой теории надо придерживаться правила, что тезис первого уровня равняется теме второго уровня: Тезис (1) = Тема (2).

Пример. Допустим, своей презентацией мы хотим доказать, что рынок скрепок в городе N очень перспективен. Тема (1): Рынок скрепок в городе N. Тезис (1): Очень перспективен.

Во втором слое текста темой становится тезис первого высказывания.

Тема (2): Очень перспективен.

Тезис (2а): Потому что там всего один канцелярский магазин.

Тема (2): Очень перспективен.

Тезис (26): Потому что там строится пять школ.

Тема (2): Очень перспективен.

Тезис (2в): Потому что наш склад расположен вблизи города N.

Следуя этой логике, тезисы второго уровня можно превратить в темы третьего уровня и, к примеру, объяснить, почему строительство школ и наличие там всего одного магазина является признаками перспективности рынка. Но авторы теории рекомендуют этого не делать. Ограничившись двумя слоями текста, докладчик облегчает восприятие и гарантирует донесение нужной информации до аудитории. Главное же правило - "нужная информация", т.е. Тема (1), должна быть в тексте одна.

Кнопка жизни
Центральный федеральный округ