Системный подход к автоматизации управления сетями АЗК

Накопив значительный опыт при реализации этого и других проектов в данной сфере бизнеса, а также изучив ситуацию, складывающуюся на “бензиновом” рынке, мы поняли, что для эффективного решения проблем и задач, стоящих перед сбытовыми предприятиями, необходимо использовать не отдельные, “кусочные” решения, как это делается в большинстве случаев сейчас, а комплексные решения и системный подход к созданию и построению системы управления сетью АЗС.

В данной статье мы предлагаем наш взгляд на то, каким образом должен происходить выбор решений по автоматизации сетей АЗК для того, чтобы вкладываемые в это средства впоследствии оправдались реальными результатами.

В настоящее время ускоренный темп развития российского рынка сбыта нефтепродуктов определяется уже не столько количественными параметрами, сколько качественными: АЗС реконструируются в автозаправочные комплексы (АЗК), торгующие не только нефтепродуктами, но и другими товарами, а также оказывающие различные сопутствующие услуги.

Как следствие, в данном секторе рынка выделяются следующие тенденции:

- возрастание конкуренции;

- уменьшение рентабельности бизнеса в части розничных продаж нефтепродуктов;

- укрупнение сетей АЗС, в том числе за счет поглощения независимых операторов или заключения с ними договоров;

- реконструкция автозаправочных станций.

В результате управление бизнесом усложняется, и руководителям “бензиновых компаний” приходится работать над:

- улучшением управляемости бизнеса;

- повышением эффективности бизнеса;

- усилением его конкурентоспособности.

Одним из эффективных инструментов решения этих задач являются информационные технологии, и они в настоящее время уже используются, однако, на сегодняшний день, как правило, преобладает следующий, не совсем правильный подход:

- автоматизация рассматривается как довесок к строительству АЗК;

- финансирование по этой статье производится по “остаточному принципу”;

- системы выбираются исходя не из задач и проблем бизнеса, а чаще по принципу “что дешевле”, при этом даже функциональность систем отходит на второй план;

- возникают разрывы в автоматизации даже отдельных АЗС, например безналичные расчеты оторваны от топливораздачи, а говорить о комплексной автоматизации сетей АЗС почти не приходится.

Таким образом, решение вопроса автоматизации сетей АЗС происходит чаще всего по хорошо известному принципу “ЛАТАНИЕ ДЫР”. Сложившаяся ситуация напоминает процесс автоматизации бухгалтерского учета в начале 90-х годов прошлого века, когда системы выбирались согласно стоимости и технической возможности подготовки документов для контролирующих органов, а об использовании этих систем для управления бизнесом мало кто задумывался. Спустя несколько лет многое пришлось переделывать и вкладывать деньги еще раз. Стоит ли повторять ошибки, если уже есть опыт?

В результате подобного ошибочного подхода к автоматизации довольно часто складывается следующая ситуация: строятся новые, современные автозаправочные комплексы, а проблемы на них остаются старые:

- потери для владельцев, часто только возрастают, т.к. увеличивается объем сбыта;

- злоупотребления персонала продолжают оказывать серьезное влияние, в т.ч. на качество топлива, что влечет за собой потерю клиентов;

- медленное обслуживание, длительные технологические перерывы и т.п.

Что же такое СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД и как предлагает подходить к решению данного вопроса компания АйТи:

- необходимо проанализировать проблемы и задачи, стоящие перед бизнесом;

- выбор решения следует производить исходя из этих проблем и задач;

- то или иное решение должно оцениваться с точки зрения экономической эффективности, а не стоимости, т.к., несмотря на более высокую стоимость, такие решения могут быть значительно более эффективны;

- понятно, что сразу охватить и решить все задачи сложно, а чаще всего невозможно, но необходимо чтобы решение отдельных задач осуществлялось на основе четко разработанной стратегии, определяющей конечный результат автоматизации.

- решение должно быть комплексное, т.е. должно охватывать, насколько это возможно, наиболее полный комплекс задач и интегрироваться с другим системами. Каждый “стык”, требующий вмешательства человека, - это потенциальная лазейка, а часто и реальный источник потерь, и перекрыть его можно, только в комплексе перекрывая и другие “лазейки”, а иначе поток просто будет перенаправлен. Итак, посмотрим на решение вопроса выбора решений по автоматизации через призму СИСТЕМНОГО ПОДХОДА, для этого вернемся к задачам, стоящим перед руководством “бензиновых” компаний:

- улучшать управляемость бизнеса;

- повышать эффективности бизнеса;

- усиливать конкурентоспособность.

Для реального управления необходимо своевременно получать актуальную информацию о бизнесе, анализировать ее, принимать решения и эффективно исполнять эти решения. Для осуществления этих функций необходим эффективный инструмент управления бизнесом, а не просто автоматизация отдельных функций и задач.

Поняв это, компания АйТи создала комплексное решение по автоматизации управления сетью АЗК - “АйТи-Ойл”. Это решение позволяет автоматизировать все уровни управления сетей автозаправочных комплексов любого масштаба. Детально останавливаться на описании этого решения и возможностях в рамках данной статьи мы не будем (более детально см. “НиК”, №3,2002 г.), а предлагаем рассмотреть на его примере, каким образом решаются задачи, стоящие перед владельцами сетей АЗК.

На уровне Автозаправочного комплекса (АЗК) выполнение всех основных операций (прием нефтепродуктов, измерение параметров, отпуск нефтепродуктов и товаров, а также прием наличных и безналичных платежей) интегрировано в единую систему, благодаря чему перекрываются те самые “лазейки”, через которые возможны потери, повышается эффективность работы операторов и скорость обслуживания клиентов. Также, за счет использования системы измерения параметров нефтепродуктов, сокращается время, затрачиваемое на технологические перерывы для приема топлива и пересменки. Основные параметры для работы могут задаваться из Офиса, а вся необходимая информация по работе АЗК с необходимой оперативностью передается в Офис.

На уровне Офиса компании, управляющей сетью АЗК, предлагаются интегрированные системы, которые позволяют задавать параметры для работы АЗК, контролировать их деятельность вплоть до действий каждого оператора, анализировать работу как всей сети, так и отдельных комплексов, с необходимой оперативностью проводить обмен информацией с АЗК. Также ведется товарный документооборот, управленческий и складской учет, при этом подготовленные данные могут передаваться в систему бухгалтерского учета, в аналитическую и другие системы.

Принципиальным в решении “АйТи-Ойл” с точки зрения бизнес-задач является то, что оно позволяет в комплексе автоматизировать все уровни управления сетей АЗК, любого масштаба, как в части торговли нефтепродуктами, так и другими товарами и услугами. Таким образом, в результате создается ИНСТРУМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ, и при его использовании Заказчик получает необходимые возможности и рычаги для реального контроля и руководства сбытовой сетью.

В состав “АйТи-Ойл” также входит система безналичных расчетов для сети АЗК SmartCity Gas, использование которой предоставляет дополнительные преимущества бизнесу, как за счет возможности использования гибких схем для работы по безналичным расчетам с клиентами, так и благодаря реализации различных схем привлечения и удержания постоянных клиентов - схем лояльности, которые могут заинтересовать клиентов в постоянном посещении именно этой сети АЗК, а также стимулировать их потребление.

В результате системного подхода и использования “АйТи-Ойл” могут быть решены следующие задачи:

1. Улучшение управляемости бизнеса, за счет: мониторинга деятельности АЗК;

удаленного администрирования из Офиса деятельности АЗК;

2. Повышения оперативности сбора и обработки, а также повышения достоверности информации о работе АЗК;

повышения контроля за деятельностью персонала на АЗК;

повышение эффективности бизнеса, за счет:

повышения эффективности работы персонала;

уменьшения издержек при продаже нефтепродуктов, товаров и услуг на АЭС;

уменьшения влияния “человеческого фактора” и злоупотреблений на АЭС;

ускорения процесса обслуживания клиентов; упрощения документооборота и коммерческого учета;

3. усиление конкурентоспособности, за счет:

повышения управляемости и скорости реакции на изменения;

повышения эффективности;

создания собственной системы безналичных расчетов;

использования различных гибких схем “лояльности” для работы с клиентами.

Таким образом решаются задачи стоящие перед бизнесом и людьми, владеющими и управляющими этим бизнесом, а не вопросы автоматизации сами по себе.

При этом, как показывает опыт и расчеты, экономическая эффективность даже самых дорогих решений составляет максимум несколько процентов от стоимости самого комплекса, а эффект и окупаемость от использования такого решения достаточно высоки. Свои оценки и расчеты по данной теме на примере реальных проектов компания АйТи уже публиковала (см. “НиК” № 6, 2002 г.).

Кроме того, понятно, что ряд задач автоматизации на части сети АЗК Заказчика может быть уже решен на приличном уровне, и в некоторых случаях не имеет смысла от этого отказываться, поэтому компания АйТи реализует и варианты, когда отдельные подсистемы “АйТи-Ойл” могут использовать уже имеющееся оборудование, а также могут быть интегрированы с уже имеющимися у Заказчика системами, если уровень последних позволяет это сделать.

В результате разрозненные решения и системы интегрируются в Единую систему управления сетью АЗК - в СИСТЕМУ УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ.