In English

Документооборот и управление документами

14.11.2002, Колесов Андрей
Издание: PC Week
Романов Д., Ильина Т., Логинова А. Правда о документообороте. М.: ДМК Пресс, 2002. — 224 с.

Саттон М. Корпоративный документооборот. Принципы технологии, методология внедрения. Пер. с англ. СПб.: Азбука, 2002.—416с.

Еще шесть-семь лет назад, начав более пристально следить за публикациями по вопросам автоматизации обработки документов, я заметил, что сообщество поставщиков соответствующего ПО делится на две категории: одна из них, состоящая в основном из российских разработчиков, предпочитает активно использовать в своем лексиконе слово "документооборот", другая же, в которую входят поставщики западных решений, категорически не терпит его, считая необходимым применять термин "управление документами". Поскольку и те и другие, как правило, говорили о создании систем примерно одного класса, было не очень понятно, почему из-за столь пустякового терминологического разнобоя разгораются порой весьма острые дискуссии.

Внешне причина спора лежала на поверхности: в английском языке нет аналога русскому "документообороту", там говорят "document management". А в отечественных нормативных актах соответственно не используется "управление документами".

Впрочем, сейчас дискуссии поутихли, было достигнуто понимание, что эти термины можно считать синонимами. Это мы видим на примере второй из рецензируемых книг, которая в английском оригинале называется "Document Management for Enterprise".

Однако на самом деле суть проблемы заключалась в принципиальном отличии подходов к решению задач автоматизации предприятий, которые можно было охарактеризовать (с известными упрощениями) следующим образом. Российские тиражируемые решения создавались в свое время на базе заказных работ. Их функциональное развитие стимулировалось появлением реального спроса на те или иные задачи со стороны заказчика, т. е. шло по схеме "снизу вверх", поэтапно. Если говорить о документообороте, то все начиналось с автоматизации канцелярий (чаще всего — государственных структур) на базе уже существующих схем работы. Документооборот рассматривался обычно как один из элементов (часто вполне автономный) автоматизированной системы предприятия.

С Запада к нам пришли решения, изначально ориентированные на реализацию более крупных (а значит, и более дорогих) проектов — как по числу рабочих мест и объему данных, так и по функциональности. Внедрение этих решений идет "сверху вниз" и практически всегда должно сопровождаться реинжинирингом. При таком подходе система управления документами может рассматриваться как основа общей корпоративной информационной системы, объединяющей все ее компоненты — учет, планирование, общение с внешним миром и т. д.

Но в последние годы (по мере увеличения масштабов автоматизации российских предприятий и отечественных разработок, с одной стороны, и адаптации западных систем к нашим реалиям — с другой) мы можем видеть, что былые противоречия стираются. И мы просто говорим о двух сторонах решения одной проблемы: их можно с некоторой натяжкой определить как теорию и практику создания систем документооборота.

Книга "Правда об электронном документообороте" подготовлена при непосредственном участии компании "АйТи". И нужно отдать должное авторам — "правду" они искали не только среди собственных разработок - вниманию читателей предложен обзор девяти наиболее популярных в нашей стране систем, как российских, так и зарубежных. Но самое ценное в ней — это не описание отдельных продуктов, а методические и практические рекомендации по созданию и управлению жизнедеятельностью систем документооборота, изложенные интересно и доступно.

В первой главе рассказывается об отечественной истории становления технологии управления документами ("от киевских князей до наших дней"), освещаются основные положения современного законодательного и нормативно-методического регулирования в этой сфере, приводятся термины и определения, рассматриваются типовые процессы и т. д.

Последующие две главы отведены обсуждению общих проблем выбора нужного инструмента и содержат упомянутый выше обзор продуктов.

В четвертой главе довольно подробно описывается методология Accelerated Value Method, разработанная в середине 90-х годов службой Lotus Consulting для создания и внедрения корпоративных информационных систем коллективной работы. Это название авторы переводят как "метод ускоренного результата". Особое внимание уделяется поэтапности разработки и внедрения, сочетанию технологических и управленческих методов реализации проекта.

В пятой главе рассматривается вопрос, неизменно вызывающий споры, — как оценить экономическую эффективность создания автоматизированной системы документооборота. Вопрос этот, конечно же, риторический, потому что конкретных количественных показателей тут нет и быть не может. На самом деле решение о создании подобных систем принимается обычно не в результате точных научных исследований, а на основе общего понимания руководством предприятия необходимости проведения модернизации, без чего сохранить конкурентоспособность организации и управлять ею невозможно. Другое дело, что для любого проекта нужно выработать набор критериев для отслеживания его эффективности. Обсуждению таких критериев и посвящена эта глава.

Заключает книгу описание проблем, которые становятся все более актуальными по мере развития систем документооборота — защита информации и цифровая подпись, интеграция с ERP-системами, использование мобильных устройств, а также переход к задачам управления знаниями.

Автор второй рецензируемой книги Майкл Саттон во введении отметил: "Написать ее меня подвигло весьма удручающее зрелище, когда, руководствуясь самыми лучшими побуждениями, администраторы и менеджеры пытаются внедрить систему управления документацией, но у них не хватает ни навыков, ни средств, чтобы добиться успеха". Главная цель пособия — описать общую методику построения комплексной системы управления документами, не зависящую от применения конкретных технологий (как программных средств, так и методов проектирования и анализа процессов). Все это последовательно рассматривается в книге — от формулировки рабочих определений до управления разработкой и внедрением системы документооборота. Здесь нужно сказать об одном важном моменте, который отмечается в предисловии к русскому изданию, написанному известными отечественными экспертами в области документооборота А. Афанасьевым ("Весть-Метатехнология") и К. Синюшиным (Documentum): "Основное отличие отечественного делопроизводства от западного — это его гораздо большая регламентация. Поэтому некоторые вопросы, поставленные в книге, давно нашли отражение в реалиях жизни российских предприятий... При независимом анализе М. Саттон приходит практически к той же системе описания процесса управления документами, что заложена и в российских стандартах... Однако, отдавая должное необходимости сохранения российских традиций делопроизводства, следует обеспечить надлежащий технологический уровень данных информационных систем предприятий, функционирующих в ведущих мировых компаниях, используя формальные управленческие модели, регулярный менеджмент и поддерживая международные стандарты и пр.". Сам автор считает, что его труд особенно пригодится тем, кто только начинает выбирать или развертывать первый пилотный проект системы управления документами. Но г-н Саттон явно поскромничал — книга будет полезна и тем, кто считает себя достаточно опытным специалистом. В этой связи обзор можно закончить цитатой Авраама Линкольна, приведенной в предисловии к американскому изданию: "Догмы спокойного прошлого не подходят для бурного настоящего. Мы рассматриваем новую ситуацию, поэтому нам нужно думать и действовать по-новому".

Центральный федеральный округ