In English

ICN интегрирует управление финансами и кадрами

24.07.2001, Силонов Александр
Издание: Intelligent Enterpise
Российское отделение международной фармацевтической корпорации строит интегрированную управленческую систему на базе пакетов Platinum SQL и "БОСС-Кадровик".

Международная фармацевтическая корпорация ICN Pharmaceuticals (http://www.icnpharm.com) - один из мировых лидеров отрасли. ICN владеет широкой сетью компаний и агентств в 34 странах мира. Штаб-квартира корпорации находится в г. Коста-Меса (шт. Калифорния, США), а ее дочерние компании разбросаны по всему миру. С начала 90-х годов ICN присутствует на российском рынке, развивая не только торговлю, но и производство лекарственной продукции: компании сейчас принадлежат контрольные пакеты пяти фармацевтических заводов.

Сегодня основные усилия российского отделения направлены на расширение дистрибьюторской сети, покрывающей всю территорию РФ, что требует построения эффективной модели дистрибьюторского бизнеса. Политика компании предусматривает концентрацию управленческих функций в головном офисе в Москве.
Профиль клиента: Компания: Представительство ICN Pharmaceuticals
Местонахождение: Москва (центральный офис); пять заводов и девять дистрибьюторских центров в регионах России
Число сотрудников: более 4000 человек
Руководитель: Сергей Пегасов, директор по информационным технологиям
Проблема: потребность в интегрированной системе управления

ИТ- ФУНДАМЕНТ ICN PHARMACEUTICALS

Как у любой крупной западной компании, у ICN Pharmaceuticals есть ряд корпоративных стандартов в области ИТ, которых придерживаются подразделения компании по всему миру. Корпоративный стандарт по вычислительному оборудованию (кроме мобильного) и периферии у ICN Pharmaceuticals - решения Hewlett-Packard (http://www.hp.com). Основная часть сотрудников ICN Pharmaceuticals в России работает на настольных компьютерах HP Vectra различных поколений. Локальные сети и все основные сетевые приложения на всех предприятиях ICN в России функционируют на базе серверов HP (от моделей старшего поколения lh Pro и lh II до новейших lh6000). Стандарт для мобильного вычислительного оборудования - ноутбуки Toshiba (http://www.toshiba.co.jp/worldwide). При организации LAN предпочтение отдается активному оборудованию Cabletron (http://www.cabletron.com).

Внешние каналы связи для ICN во всем мире в настоящий момент предоставляет компания Equant (http://www.equant.com). Корпоративная глобальная сеть ICN строится на "облаке", предоставленном Equant. В перспективе возможен переход на новую технологию организации корпоративной сети - наложенная сеть (VPN) через Интернет.

Для построения локальных сетей в каждом городе используются услуги местных подрядчиков, поскольку это обеспечивает большую гибкость и оперативность сервиса.

В области программного обеспечения корпоративный стандарт ICN включает платформу Microsoft Windows NT, систему электронного документооборота Lotus Notes, пакет приложений Microsoft Office. Кроме того, используются такие СУБД и приложения, как Microsoft SQE Server 7.0, OLAP Server, Cytrix Metaframe, Crystal Reports и др.

Каждое из региональных подразделений компании (в настоящий момент в РОССИИ это пять заводов и девять региональных дистрибьюторских центров) имеет собственный отдел ИТ численностью от 2 до 9 человек. Деятельность всех ИТ-подразделений компании в России координируется московским отделом управления информационными системами; возглавляет его директор по информационным технологиям "ICN Россия" Сергей Пегасов.

ВЫБОР СИСТЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ

Сегодня компании со сложной структурой и жесткой финансовой дисциплиной невозможно обойтись без развитой системы автоматизации управленческой деятельности. Расширяя бизнес в России, ICN столкнулась с проблемой совместимости. Некоторое время в московском офисе ICN и на приобретенных компанией заводах использовалось разнородное ПО, в том числе созданное специалистами соответствующих предприятий, что затрудняло ведение единого учета. Программы на заводах, работавшие, как правило, в алфавитно-цифровом режиме DOS, не предусматривали консолидацию учетных данных и были спроектированы с учетом лишь российских норм бухучета (кроме того, во многих используемых программах не была решена "Проблема 2000", сейчас почти забытая, но тогда представлявшаяся весьма серьезной).
Модели бизнес-процесса и документооборота на разных заводах тоже были различными, отсутствовали процедуры ведения "контрольного следа", данные нередко обрабатывались дважды на разных участках учета.

Профиль партнера: Компания: "ЭпикРус"
Местонахождение: Москва
Число сотрудников: более 120 человек
Руководитель проекта: Елена Афанасьева
Решение: в московском офисе и на пяти заводах ICN внедрена система управления финансовой деятельностью Platinum SQL; затем с ней интегрирована система управления кадрами и зарплатой "БОСС-Кадровик"

Между тем для ICN обязательным требованием было соответствие не только российским стандартам, но и применяемым в США принципам учета GAAP. В результате сотрудникам ICN поначалу приходилось вручную переделывать финансовые отчеты, приводя их к соответствию западным стандартам. Следует упомянуть также необходимость консолидировать данные, предоставлять собранную в едином формате информацию в центры управления в Москве и Кос-та-Месе.

Для решения этих проблем в 1998 году руководство ICN провело тендер на поставку системы управления финансовой деятельностью. В числе основных рассматриваемых вариантов были пакеты компаний Scala, J.D.Edwards и Epicor Software (бывшая Platinum Software). Наиболее подходящее сочетание цены и функциональности решило выбор в пользу системы Platinum SQL производства Epicor. Заказчиков привлекло, помимо прочего, высокое качество сервиса, предлагаемого российским поставщиком продукции Epicor - компанией Platinum Software ECE (впоследствии переименованной в "ЭпикРус", http://www.epicrus.ru).

При покупке лицензии была выбрана схема, предусматривающая неограниченное число пользователей. В настоящее время на заводах и в московском офисе ICN в системе работает в общей сложности около 600 человек. "Первоначально, при закупке ПО, точное число пользователей определить было достаточно сложно. Сейчас, когда система используется уже более двух дет, на каждом заводе и в центральном офисе определилось несколько десятков ключевых пользователей, работающих с Platinum постоянно, - это операторы, бухгалтерия, руководители подразделений, - рассказывает Сергей Пегасов. - Другие пользователи могут заходить в систему гораздо реже, скажем, раз в месяц. При пиковой нагрузке (закрытие периода, сезонное увеличение продаж и производства) на каждой из площадок может быть более 100 одновременно работающих пользователей. То, что была приобретена неограниченная лицензия, сделало возможным дальнейшее масштабирование системы и в результате дало экономию времени и средств".

ЭТАПЫ ВНЕДРЕНИЯ PLATINUM SQL

Система внедрялась одновременно на пяти заводах и в центральном офисе ICN в Москве. Руководители ICN Pharmaceuticals и Platinum Software понимали, что к внедрению такого масштаба необходим особый подход. Из сотрудников различных подразделений ICN и специалистов Platinum Software была сформирована объединенная группа внедрения, в которую вошли ИТ-специалисты, консультанты и менеджеры обеих компаний.

Со стороны ICN проект лично курировал вице-президент по информационным технологиям штаб-квартиры ICN Билл Самнер. Со стороны Platinum Software за ходом проекта самым тщательным образом следили из Platinum (Epicor) Software Corporation (Ирвин, шт. Калифорния, США); непосредственно же группу внедрения возглавила директор по консалтингу Platinum Software ECE Елена Афанасьева. В ходе внедрения Platinum на заводах ICN проектная группа прежде всего существенно усовершенствовала бизнес-процессы, приведя их к единообразию. Специалисты Platinum Software ECE совместно с сотрудниками информационного и финансового подразделений ICN стандартизировали учет на всех автоматизируемых объектах и унифицировали все важнейшие операции бухучета и оформления отчетов. Был разработан и внедрен единый план счетов и процедур учета для пяти заводов. Для обучения сотрудников руководство ICN создало хорошо оборудованный тренинг-класс, где проводятся занятия как с отрывом от производства, так и без. Сейчас в московском офисе и на пяти заводах используются основной финансовый блок системы Platinum SQL, модуль автоматизации складского учета и аналитический блок расчетов с поставщиками и заказчиками. В марте 1999 года внедрение было завершено, автоматизация шести объектов заняла всего четыре месяца.

"Сейчас система эффективно и стабильно работает, и это главный аргумент в ее пользу, - говорит Сергей Пегасов. - Обрабатывается большой объем информации. С начала этого года в нашей консолидированной базе данных число транзакций по всем финансовым операциям превысило миллион. Благодаря мощной технике и неплохим возможностям Microsoft SQL Server 7.0 система работает без задержек".

На момент внедрения Platinum SQL в этой системе не было ряда функциональных модулей, в частности производственного, но сейчас они появились, и в ICN рассматривается возможность закупки их у "ЭпикРус".

"Сегодня в нашем распоряжении имеется настроенная работающая КИС в сочетании с мощным инструментарием, - рассказывает далее г-н Пегасов. - Мы планируем подключать к системе дополнительные блоки, например модуль управления производством, систему типа Supply Chain Management (SCM) и т. п. Было бы естественно, если бы все это строилось на основе имеющейся платформы, интегрировалось с работающим финансовым ядром. Поэтому у Platinum SQL в нашей компании долгосрочная перспектива".

В связи с развитием дистрибыоторской сети был начат масштабный проект построения соответствующей бизнес-модели на базе Platinum SQL. Реализация проекта идет в сотрудничестве с аудиторско-консалтинговой компанией PricewaterhouseCoopers (PWC, http://www.pwcglobal.com/ru), которая разработала для ICN модель бизнес-процессов, контроллинговые процедуры, таблицы хозяйственных операций в соответствии с российскими правилами учета и требований GAAP. В настоящий момент PWC завершила разработку модели бизнес-процессов и контроллинговых процедур для дистрибыоторской деятельности.

Группа консультантов "ЭпикРус" на базе разработанных PWC процедур создала модель дистрибуции ICN в функционале Platinum SQL. Совместными усилиями ИТ-отделов "ICN Россия" и PWC и консультантов "ЭпикРус" проведены тестирование и отладка модели. По результатам тестирования группа PWC подтвердила соответствие модели разработанным процедурам.

Большая работа была проделана специалистами "ЭпикРус" и "ICN Россия" в части разработки дополнительной функциональности к системе Platinum SQL (использовался стандартный, поставляемый с PSQL инструмент FormEditor, SBL и генератор Crystal Reports): функционал модуля оперативной работы с клиентскими заявками был приведен в соответствие с требованиями PWC и служб продаж и дистрибуции ICN.

Специалисты "ЭпикРус" также разрабатывают для ICN уникальную функцию ежедневной консолидации оперативных данных по дистрибьюторским центрам (доступные складские остатки, открытые и закрытые заявки клиентов, дебиторская задолженность и другая оперативная информация, необходимая для ведения бизнеса в условиях распределенной структуры дистрибуции). В настоящий момент на новую модель ведения операций в системе PSQL перешли московский и несколько региональных центров дистрибуции. К осени 2001 года на новую модель планируется перевести все региональные центры.

"До начала проекта по автоматизации деятельности дистрибьюторских центров система Platinum использовалась в компании в основном как финансовое ядро для получения бухгалтерской и финансовой отчетности в форматах российском и GAAP, для консолидации финансовых данных, - продолжает Сергей Пегасов. - Сейчас же, благодаря общим усилиям ICN, PWC и "ЭпикРус", Platinum функционирует и как система оперативной обработки транзакций (OLTP). Данные из Platinum будут использоваться не только для финансового анализа и принятия глобальных управленческих решений, но и как основа для работы с клиентами, отслеживания складских остатков, контроля отгрузок. С Platinum работают отделы Customer Service, складские службы. В будущем, независимо от того, какая из существующих на рынке SCM-систем будет выбрана для управления логистическими цепочками, одним из основных источников данных для нее станет БД системы Platinum SQL".

РАЗВИТИЕ НЕ ОСТАНАВЛИВАЕТСЯ

В Platinum SQL нет специализированного модуля для управления кадрами, и в конце 2000 года встал вопрос о приобретении дополнительно соответствующего ПО. Одной из основных целей нового проекта стала автоматизация расчета заработной платы и налогов по зарплате. До этого расчетом зарплаты сотрудников ICN занималась сторонняя компания-аутсорсер, что было неудобно, дорого и сопряжено с потенциальной угрозой безопасности данных.

От кадровой системы требовалась поддержка СУБД Microsoft SQL Server и возможность удобной интеграции с Platinum. В ходе тендера на поставку системы рассматривались пакеты компаний "АиТ", "1C" и "АйТи" примерно одной ценовой категории. Со стороны заказчика в тендере участвовали представители отдела кадров, бухгалтерии и службы ИТ. Проанализировав все предложения, они отдали предпочтение пакету "БОСС-Кадровик" московской компании "АйТи" (http://www.it.ru).

"АйТи" - один из давних партнеров ICN в России. Так, несколько лет назад компания проводила развертывание вычислительной сети на одном из производственных подразделений корпорации фармацевтическом заводе "ICN МарБиоФарм" в Йошкар-Оле. В здании заводоуправления была установлена структурированная кабельная система, подключены серверы (по каналам Gigabit Ethernet и Full Duplex FastEthernet) и пользователи (по каналам Full Duplex Ethernet). ЛВС была оснащена модульными коммутаторами SmartSwitch производства Cabletron.

Примечательно, что в июле 2000 года между "АйТи" и "ЭпикРус" было подписано соглашение о партнерстве, предусматривающее интеграцию пакета "БОСС-Кадровик" с финансовым ядром продуктов Epicor, a также сотрудничество при внедрении программных продуктов. В результате была обеспечена совместимость этого пакета "АйТи" с системой Platinum SQL. Основной механизм интеграции двух систем - связь между модулем "Расчета зарплаты" в системе "БОСС-Кадровик" и модулями "Главная Книга" и "Деньги" в Platinum.


"БОСС-КАДРОВИК" КАК СОЮЗНИК PLATINUM

Учитывая хорошее знакомство специалистов "ЭпикРус" со спецификой информационной системы ICN и необходимость встраивания кадровой системы в Platinum, руководство ИТ-отдела ICN приняло решение привлечь именно их к осуществлению проекта. Были созданы две группы внедрения с участием сотрудников ICN и консультантов из "ЭпикРус", основной задачей которых была автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы в центральном офисе и дистрибьюторских центрах.

Группу внедрения со стороны компании "ЭпикРус" возглавил один из проект-менеджеров компании Александр Зюзюкин. От компании ICN в группу внедрения вошли представители московского ИТ-отдела, бухгалтерии и кадровой службы московского и регионального офисов.

"В любом начинании, будь то внедрение нового программного продукта или, например, перестройка и оптимизация текущего бизнес-процесса, успех на 90% зависит от слаженной работы команды, решающей поставленную задачу, - говорит Сергей Пегасов, осуществлявший общее руководство проектом. - В нашем случае заказчики и партнеры работали слаженно и высокопрофессионально". Основная работа была выполнена за два месяца - к январю 2001 года. Система была установлена в отделах кадров дистрибьюторских центров в Москве, Санкт-Петербурге, Курске, Ростове-на-Дону, Йошкар-Оле, Самаре, Челябинске, Томске и Красноярске, а также в дирекции по персоналу и бухгалтерии центрального офиса. В марте 2001 года в ICN было полностью завершено внедрение системы управления кадрами и расчета заработной платы "БОСС-Кадровик". К настоящему моменту в системе обрабатываются данные о 1500 сотрудниках центрального офиса и дистрибьюторских центров ICN.

Система обеспечивает автоматизацию всех важных функций управления человеческими ресурсами - учета кадров, штатного расписания, контроля и планирования трудовых ресурсов и т. п. Благодаря специально разработанным формам для автоматического ввода данных о сотрудниках трудозатраты кадровиков значительно сократились. Автоматизированы и рабочие места бухгалтеров - расчетчиков заработной платы. Бухгалтерские проводки по расчету заработной платы и налогам импортируются из "БОСС-Кадровик" в Platinum SQL, не требуя дополнительного ручного ввода данных.

"Особенностью внедрения системы "БОСС-Кадровик" в ICN стало отсутствие тестового периода перед началом рабочей эксплуатации, - продолжает Сергей Пегасов. - Это связано с тем, что на момент начала работ по внедрению никакие программные пакеты для кадрового учета и расчета заработной платы на предприятии не использовались. Соответственно, не было возможности вести параллельно две системы, отлаживая и донастраивая новый пакет. К тому же специфика расчета заработной платы требует наличия в системе данных именно с начала текущего года. Все это сделало внедрение особенно сложным, поскольку жесткие сроки и отсутствие дублирующей системы не оставляли группам внедрения права на ошибку. Успешное завершение внедрения в таких жестких условиях еще раз доказало, что хорошая организация работы и высокий профессионализм делают возможным решение задач любой сложности".

Центральный федеральный округ