In English

Руководитель идет в школу

10.09.2000, Мартынова Ирина
Издание: Саратовские Вести
Понятие "корпоративная информационная система" (КИС) чаще всего ассоциируется с новыми технологиями и разработками, высокими производительностью и эффективностью и еще множеством других, не менее важных характеристик. Кроме того , во всем мире эта самая система является уникальным средством, позволяющим избавить руководителя любого предприятия от лишней головной боли, связанной с управлением, финансами, планированием, анализом, - этот список можно продолжать до бесконечности, в зависимости от того, на решение какого спектра задач направлено создание КИС. На этом фоне тем более парадоксальна ситуация, когда многие предприятия в нашей стране, которым информационные системы , казалось бы, жизненно необходимы, откладывают их внедрение, а то и вовсе от них отказываются. Почему это происходит?

Разумеется, большинство руководителей предприятий понимает, что благодаря внедрению современной информационной системы повысится конкурентоспособность предприятия, а следовательно, снизятся издержки, возрастут объемы продаж и прибыль. Тем не менее первоочередными статьями, на которые выделяют средства, чаще всего являются "текущие" задачи - типа закупки сырья и комплектующих. Процессы же информатизации в планах таких предприятий регулярно перетекают в графу "Перенесено на следующее полугодие". В чем причина? В теоретическом менеджменте хорошо известно такое понятие, как "сопротивление изменениям". Людям необходимо перестроиться, затратить дополнительные усилия на внедрение новшества, на то, чтобы привыкнуть к другому способу работы. Но не это вызывает наибольшее сопротивление. Самая серьезная проблема здесь такова, любой человек сопротивляется изменениям, которые он по каким-либо причинам не может контролировать. Давайте представим, что в роли этого человека выступает руководитель, то есть человек, который, собственно, и принимает решение об автоматизации и финансирует этот проект. Поскольку далеко не все наши руководители являются специалистами в области информационных технологий, то подсознательно они сопротивляются их внедрению. Без специальных знаний сегодня просто невозможно выбрать оптимальную, а значит, наиболее эффективную, с точки зрения стоящих перед предприятием задач, информационную систему, управлять процессом ее внедрения и оценки эффективности ее работы. Следовательно, руководитель уже в самом начале - на этапе принятия решения - не может точно оценить, какую выгоду он получит после того, как система будет установлена и начнет действовать. Каким образом внедренческая фирма может это сопротивление снизить, сделав руководителя своим союзником в процессе информатизации его же предприятия? Только одним - дав руководителю возможность контролировать этот процесс,помогая понять, какие преимущества он получит от внедрения КИС и в каком виде она нужна его предприятию.

В ПОИСКАХ СВЕДЕНИЙ

Даже если руководитель понимает необходимость информатизации, ему все равно необходима помощь в принятии решения и выборе оптимальной для данного предприятия информационной системы. Из каких источников он может получить необходимые сведения?
Во-первых, это различные средства массовой информации. Однако ни для кого не секрет, что зачастую очень много места в них занимают материалы рекламного характера, а при таких условиях "лучшей" вполне может оказаться та фирма, которая больше вложила средств в рекламу.

Во-вторых, можно воспользоваться учебниками, но это путь долгий,, а вот времени-то у руководителя обычно и не хватает.

В-третьих, советы консалтинговых фирм, которые имеют в этой области необходимые знания и определенный опыт. Но они, как правило, запрашивают достаточно высокую плату за свои услуги и к тому же не могут точно знать систему работы предприятия и суть всех процессов, которые на нем происходят.

В-четвертых, можно обратиться к "своим" специалистам в области информационных технологий, но в большинстве случаев это лица заинтересованные, для них "лучшей" будет та система, которую они знают и понимают, а это, согласитесь, вовсе не обязательно будет совпадать с действительными потребностями предприятия.

Ну и, наконец, последний вариант- обратиться к руководителям других предприятий, у которых уже установлена информационная система, и уз нать, насколько они удовлетворены результатами. Но очевидно, что система, которая идеально подходи! для одного предприятия с его задачами, процессами и проблемами, может оказаться абсолютно неприменимой для другого предприятия, даже если имеются различия хотя бы по одному из этих направлений.

В свете всего сказанного выше, оптимальным представляется путь, когда руководитель, как человек, который лучше всех понимает все процессы и задачи предприятия на макроуровне, в ходе специальной подготовки (обучения) смог бы сам выбрать оптимальную систему, а затем уже поручить процесс ее внедрения экспертам. Причем наибольший эффект достигается, когда фирма - системный интегратор осуществляет автоматизацию вместе со специалистами предприятия. Таким образом, для того чтобы снизить риски, которые неизбежно сопутствуют изменениям в работе предприятия в связи с его автоматизацией, сегодня необходимо говорить о комплексном подходе к ней, то есть поддержке процесса внедрения информационной системы на всех стадиях проекта.

На каждой из стадий внедрения информационного проекта целесообразно проводить обучение персонала, но, естественно, его уровень, глубина и насыщенность данными будут различными в зависимости от задач этапа. Обычно курсы подготовки, привязанные к этапам автоматизации, выглядят следующим образом:
  • До этапа консалтинга (обучение грамотному подходу к автоматизации) - курс "Автоматизация предприятия для руководителя".
  • До начала работ по проекту (как оптимизировать бизнес-процессы) - курсы по управлению проектами.
  • До разработки технического задания (изучение международного опыта: стандарты MRP-ERP-APS) - курс по системам автоматизации класса MRP II.
  • До этапа проектирования структуры системы (как выбрать оптимальную систему создания информационной инфраструктуры предприятия) - курс по основам программной инженерии.
  • До этапа программирования подготовка предприятием собственных специалистов по конкретным программам) - курсы по конкретным программным продуктам.
  • До и во время этапа внедрения (подготовка спёциалистов по внедрению и поддержке, а также пользователей системы) - курсы для пользователей КИС.

ДИРЕКТИВЫ ДЛЯ ДИРЕКТОРА

Итак, на первом этапе необходимо разобраться, какая именно система необходима. Причем желательно, чтобы "разбирался" имен но руководитель предприятия, то есть человек, который, как мы уже отмечали, владеет информацией о предприятии на макроуровне, видит задачи и перспективы развития своего бизнеса. Для более полного понимания, как грамотно провести проект по информатизации, ему полезно пройти подготовку в области управления проектами. Кстати, эта информация пригодится и для наведения порядка в бизнес-процессах на предприятии. Еще лучше, если руководитель разбирается в международных стандартах автоматизации (MRP-ERP-APS), но это, правда, уже "высший пилотаж". Далее он может направлять своих специалистов на авторизованные курсы по соответствующему программному продукту, а они затем обучат пользователей оптимальной работе с информационной системой.

Как известно, существуют два пути развития бизнеса - экстенсивный и интенсивный. В первом случае все возможные проблемы решаются теми средствами, которыми владеет предприятие, деньги в развитие почти не вкладываются, что, естественно, сокращает текущие расходы. Однако беда вся в том, что подобная практика возможна, только если вы не пришли на рынок на ограниченный срок. В противном случае просто невозможно будет выстоять в конкурентной борьбе. Второй путь - интенсивный - это внедрение новых технологий, включение в управленческий процесс предприятия новых, высокоэффективных методов.

Таким образом, лучше всего подойти к задаче автоматизации "сверху", то есть чтобы руководитель нанял или обучил специалиста под ту информационную систему, которая необходима предприятию.

Очевидно, что пристальное внимание руководителей предприятий к подготовке квалифицированных кадров позволит значительно уменьшить риск неудачных внедрений. Вся мощь и полнота возможностей современных технологий может быть раскрыта и эффективно использована только подготовленным персоналом. Таким образом, наряду с техническим перевооружением, главной сегодняшней задачей любого предприятия выступает именно обучение его сотрудников. Причем начинать лучше прямо с руководителя.

Центральный федеральный округ