In English

От кадровых проблем - к управлению кадрами

01.10.2000, Аврин Сергей
Издание: Intelligent Enterpise
Внедрение системы управления персоналом “БОСС-Кадровик” закрыло основные потребности кадровой службы банка “Авангард”.

До 1999 года «Авангард» был небольшим банком, где весь учет кадров выполняли вручную один-два сотрудника в виде дополнительной нагрузки к основной деятельности. В то время в банке насчитывалось около 90 человек и 2 человека с этой работой вполне справлялись (она и выполнялась в минимально необходимом объеме — зачислить или уволить сотрудника).

После августовского кризиса 1998 года банк в отличие от многих других начал активно развиваться, и на сегодняшний день «Авангард» — один из заметных игроков на банковском «поле» России. В нем работает уже около 600 человек, причем, кроме головного офиса, у банка есть еще семь в Москве и пять иногородних филиалов — в Магадане, Красноярске, Кургане, Оренбурге и Санкт-Петербурге, в каждом из которых по 20-30 сотрудников. Всего в базе данных (БД) кадровой службы банка в настоящее время представлены сведения примерно о 450 сотрудниках (помимо информации о персонале московских офисов, туда попадают данные о 4-5 руководителях и ведущих сотрудниках каждого из региональных филиалов). По словам Александра Егорова, начальника Управления по работе с кадрами банка «Авангард», его опыт на прежнем месте работы (а это был крупный банк с числом работающих около 8 тыс. человек) подсказывал, что в условиях стремительного роста «Авангарда» стоящие перед его кадровой службой задачи даже при небольшой численности работающих без автоматизации решить будет невозможно. Поэтому в феврале 1999 года (а к тому времени число сотрудников уже достигло 200) было решено приобрести такую систему автоматизации кадрового учета, которая обеспечила бы:
  • ведение формы Т2 (стандартный листок учета кадров, заполнение которого обязательно для всех организаций;
  • после увольнения сотрудника его надлежит сдавать на хранение в государственные архивы и хранить 75 лет);
  • ведение личных дел работников банка;
  • оформление трудовых договоров и внесение изменение в них;
  • ведение трудовых книжек;
  • воинский учет сотрудников;
  • фиксацию событий, связанных с профессиональной деятельностью сотрудников (учеба на курсах повышения квалификации, поощрения и наказания и т. п.).

МОТИВЫ ВЫБОРА

В банке «Авангард» существует корпоративный стандарт, в соответствии с которым в качестве программной платформы средств автоматизации СУБД используется Oracle. Это позволяет минимизировать затраты на обслуживание систем в различных подразделениях (в частности, администрирование всех систем может осуществлять централизованно один администратор) и обеспечить высокую степень защиты информации. Именно это во многом предопределило выбор системы — «БОСС-Кадровик» фирмы «АйТи» (в «девичестве» — подсистема «Персонал» полнофункциональной системы управления административно-хозяйственной дея-тельностью "БОСС-Корпорация") реализована на СУБД Oracle 8 Server*, на которой базируется и используемая в «Авангарде» автоматизированная банковская система (АБС). К тому же на российском рынке в то время имелось всего две кадровые системы на основе Oracle.

«Свой выбор мы остановили именно на системе «БОСС-Кадровик», поскольку убедились, что, в отличие от большинства других представленных на рынке кадровых систем автоматизации, она спроектирована «по науке» и прозрачна для специалиста, знающего Oracle. При ее создании разработчики использовали стандартные технологии Oracle как в серверной, так и в клиентской частях, а на это требование мы обращали особое внимание», — поясняет начальник Управления банковских технологий (службы автоматизации) банка «Авангард» Алексей Герасимов.

А вот как мотивирует выбор от имени своей службы Александр Егоров: «Стандарты работы кадровых служб для организаций и предприятий любого профиля практически одинаковы, но для растущего банка очень важен вопрос масштабируемо-сти системы. На моем предыдущем месте работы увеличение числа сотрудников в несколько раз потребовало серьезных доработок системы автоматизации, но реально это мало помогло, и в конце концов встал вопрос о ее полной замене. Когда же мы узнали, что «БОСС-Кадровик» применяется на крупных промышленных предприятиях, где работают десятки тысяч человек, стало понятно, что при использовании этой системы рост числа сотрудников банка не должен вызвать у нас проблем. Осталось уяснить, насколько она проста в эксплуатации.

До этого мы просмотрели 3 - 5 «кадровых» систем, и когда мы увидели разработку «АйТи», она показалась нам слишком большой и функционально перенасыщенной. Первая наша реакция была такой: «Ну, чтобы ее освоить, нужно посадить по крайней мере человек пять!» Но, приступив в работе с «Кадровиком», мы быстро поняли, что испугались зря — система вовсе не требовала задействовать все ее возможности сразу».

Поскольку цена системы оказалась вполне приемлемой, а банковские «автоматизаторы» утверждали, что технически она реализована правильно и обслуживать ее будет просто, «кадры» дали свое «добро» на ее приобретение и о своем решении, по их же словам, ни разу не пожалели.

ГЛАЗАМИ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

Разработчики программных продуктов ведут себя по разному: одни считают, что они «сами с усами» и знают, как должна быть устроена «красивая» система. Однако порой потребителю такой «красивый во всех отношениях» продукт кажется перенасыщенным и неудобным в работе. Другие создатели, не увлекаясь внешними «красивостями», поставляют продукты, привязанные к реальным бизнес-задачам и ориентированные на максимальное удовлетворение потребностей пользователей конкретной страны. По мнению Александра Егорова, фирма «АйТи» относится как раз к последним.

Серьезным достоинством системы «БОСС-Кадровик» г-н Егоров считает интегрированность — единожды введенные данные автоматически разносятся по всем формам, которые использует в своей работе кадровая служба, и это исключает ошибки, связанные с многократным вводом информации. Кроме того, жизнь кадровикам облегчает возможность ведения формы Т2, о которой говорилось выше, в электронном виде (действующее сейчас законодательство это разрешает). Все это позволяет выполнять работу малыми силами: сегодня БД кадровой службы банка «Авангард» в части учета движения кадров ведет всего лишь один человек, решая все вопросы — от приема сотрудника в банк до его увольнения из него — и фактически воплощая в своем лице традиционный отдел кадров.

«Голубая мечта» многих организаций — обеспечение обмена электронными документами между функционально связанными подразделениями. С вводом в эксплуатацию системы «БОСС-Кадровик» банку это удалось реализовать: например, вся информация по учету рабочего времени тут же попадает к бухгалтеру, занимающемуся расчетом зарплаты. Столь же просто организовать обмен информацией при учете материальных ценностей, числящихся за сотрудниками, и многое другое.

Решая весь комплекс необходимых задач в автоматическом режиме, система, по словам Александра Егорова, полностью удовлетворяет потребности возглавляемой им службы, и ответы на любые самые неожиданные запросы руководства банка удается получать практически в реальном времени, всего лишь нажав несколько кнопок. Происходит это благодаря тому, что в системе предусмотрены настраиваемые списки, позволяющие формировать сложные запросы типа «адреса сотрудников, день рождения которых приходится на июль». В то же время кадровая служба банка «Авангард» до сих пор еще в полной мере не использует все возможности системы «БОСС-Кадровик». Например, для описания деятельности сотрудников или для ввода в БД информации из трудовых книжек пока просто не хватает рук (да и острой нужды в представлении подобной информации в электронном виде в настоящий момент нет).

ЭТАПЫ ОСВОЕНИЯ

Все произошло достаточно быстро: система была приобретена в марте 1999 года, в мае — запущена в опытную эксплуатацию, в июле — в промышленную. При этом работы по ее внедрению велись собственными силами службы автоматизации банка (после прохождения базового курса у специалистов Департамента программных систем «АйТи»). Конечно, ни одна система не внедряется абсолютно гладко; некоторые проблемы были и в нашем случае. Но, по словам Веры Трофимовой, менеджера этого проекта от фирмы «АйТи», они касались только внедрения модуля «Заработная плата», поскольку заложенные в нем принципы работы разрушали стереотип, существовавший в то время в бухгалтерии банка. Разработчики пошли навстречу требованиям бухгалтерии — в базовую поставку «Кадровика» были внесены соответствующие коррективы, в результате чего, по мнению г-жи Трофимовой, отношения банка и фирмы-поставщика вышли на более высокий уровень доверия.

«Когда покупаешь бытовой прибор, надо прочитать инструкцию и два-три дня привыкать к нему, поняв, чем он отличается от предыдущей модели. При внедрении новой системы подобный процесс тоже был, только занял он два-три месяца: мы уясняли, как вводить информацию и как формировать запросы к БД, постоянно консультируясь с закрепленным за нами специалистом фирмы-разработчика в реальном времени (по телефону). Теперь уже мы работаем без каких бы то ни было проблем», — говорит Александр Егоров. «Что еще важно, — продолжает он, — и что нам никогда раньше не встречалось, так это оперативность работы «АйТи»: если нужно внести какие-то изменения в систему, не требуется длительной подготовки технического задания, согласования договора и внесения дополнительной платы — достаточно звонка на фирму, и они тут же реагируют. Мало того, идут постоянные обновления системы (их вносит служба автоматизации банка, получая соответствующие update от фирмы-разработчика), касающиеся изменения каких-то полей и форм ячеек. Мы иногда с удивлением обнаруживаем, что внесенные по просьбам других пользователей изменения делают и нашу работу с системой более удобной. За полтора года у нас ни разу не возникло желания сказать: «Ребята, вы то-то и то-то сделали не так». Наоборот, в системе постоянно что-то меняется в лучшую сторону, поскольку в разработке продукта участвует коллективный разум потребителей». Ему вторит Алексей Герасимов:

«Меня также приятно удивило развитие отношений с фирмой «АйТи»: из десятка фирм, с которыми нам приходится общаться, я бы поставил ее на первое место за то, что она действительно обращена лицом к потребителю — никогда никаких конфликтов, полное внимание ко всем нуждам пользователя и взвешенная ценовая политика (цены, запрашиваемые за поддержку, обоснованы и нам понятны). Поставка системы включала даже исходные коды».

«Система закрыла практически все наши потребности по автоматизации деятельности кадровой службы, а «АйТи» мы считаем одной из самых дружественных по отношению к клиенту фирм на российском рынке — там можно решать вопросы даже на уровне низового звена, без выхода на руководство, что не перестает удивлять нас до сих пор», — в один голос говорят Александр Егоров и Алексей Герасимов.

Бывают ли проблемы в процессе эксплуатации? Алексей Герасимов припомнил лишь несколько случаев «зависания» системы, но тут же добавил, что это происходило не по ее вине, а из-за аппаратных сбоев — когда основной сервер в кластере, на котором функционирует АБС банка, по какой-либо причине выходил из строя.

ПРОДОЛЖЕНИЕ СЛЕДУЕТ?

Да, банк собирается идти по пути сотрудничества с «АйТи» и дальше, постепенно внедряя у себя полнофункциональную систему «БОСС-Корпорация». В банке полагают, что это как раз тот продукт, который поможет должным образом автоматизировал всю его административно-хозяйственную деятельность (так называемый back office). В качестве ближайшего шага на этом пути намечено внедрение не скольких модулей, которые будут обслуживать хозяйственную деятельность банка и систему бухгалтерского учета, и соответствующие работы уже ведутся.

Центральный федеральный округ