In English

Компьютерные программы для службы кадров

08.01.2001, Кузнецов С.Л.
Издание: Справочник кадровика
  • Требования к компьютерным программам для кадровых служб
  • Программа "БОСС- Кадровик"
  • Программа Концерна Информационных технологий
  • Программа компании "Интертрат"
О принципах выбора программного обеспечения для службы кадров ранее уже рассказывалось на страницах журнала*. Рассмотрим более подробно некоторые, наиболее распространенные программы, предназначенные для автоматизации работы кадровых служб предприятий, организаций и фирм.

Любая, даже небольшая организация обязательно имеет сотрудника, отвечающего за ведение кадровой документации и работу с персоналом. Учет трудовых ресурсов и управление ими - необходимая составляющая в общем планировании ресурсов любой организации. По мере роста организации для обеспечения оперативной обработки документации по личному составу и эффективной работы с персоналом возникает необходимость в средствах автоматизации.

Автоматизированные системы обеспечивают возможность оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, дисциплине труда. Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации. Внедрение программ на крупных предприятиях позволяет значительно улучшить условия труда сотрудников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений.

В работе службы кадров также могут использоваться и другие вспомогательные программы, например экспертные системы, помогающие в подборе персонала, создании профессиографических портретов, профориентации, тестировании сотрудников, проведении группового анализа состояния персонала, выявлении тенденций развития отдельных подразделений и организации в целом.

Информационно-правовые системы предоставляют сотрудникам службы кадров возможность ознакомиться с новейшими изменениями в налоговом законодательстве, КзоТе и других правовых актах в сфере трудовых отношений.

Основные возможности, которые должна предоставлять программа, предназначенная для автоматизации службы кадров:
  • отслеживание и оперативное внесение всех изменений в структуру организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание;
  • полный учет информации о сотрудниках и их расстановке;
  • ведение кадровой документации, полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу;
  • вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, распечатка других форм документов;
  • ведение отчетности в соответствии с требованиями КЗоТа и Госкомстата;
  • ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации, а также о соискателях на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования;
  • регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей;
  • учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.;
  • ведение архива кадровой службы;
  • учет фактически отработанного времени (табельный учет);
  • точные расчеты с персоналом по оплате труда.
Одна из наиболее известных программ для автоматизации работы с персоналом - "БОСС-Кадровик" (разработка Департамента программных систем компании "АйТи"). Программа в первую очередь рассчитана на организации со штатной численностью от 300 человек, однако "коробочная" версия системы с типовыми настройками, не требующая дополнительных затрат на настройку и внедрение, может подойти и для относительно небольших организаций.

Программа работает на двух наиболее распространенных промышленных базах данных: Oracle Server и Microsoft SQL Server. Система состоит из функциональных модулей "Штатное расписание", "Учет кадров", "Табельный учет", "Расчет заработной платы" и "Администратор системы".
Модуль "Штатное расписание" предназначен для сотрудников планово-экономического отдела или отдела труда и заработной платы. С помощью модуля сотрудники отделов описывают организационную структуру предприятия и ведут его штатное расписание.

Структура предприятия представляется в виде иерархически организованного "дерева" подразделений. Для каждого из подразделений задается перечень штатных единиц с соответствующими атрибутами. Модуль поддерживает работу с несколькими фирмами (предприятиями).

Важный и необходимый элемент работы по ведению штатного расписания - подготовка и учет документов (приказов, распоряжений и пр.), закрепляющих изменения структуры предприятия и его штатного расписания. Модуль "Штатное расписание" обеспечивает возможность формирования таких документов при проведении соответствующих операций, их учет и ввод в действие, а также позволяет готовить внутреннюю и внешнюю отчетность планово-экономического отдела предприятия.

Базовые функциональные возможности модуля:
  • создание и ведение корпоративной структуры предприятия любой сложности;
  • формирование иерархии подчиненности подразделений предприятия, создание новых, переподчинение и ликвидация имеющихся подразделений на основании подготовленных и подписанных приказов, решений;
  • формирование штатного расписания структурных подразделений предприятия, ведение действующего и вариантов планируемого штатного расписания;
  • возможность создания нескольких версий штатного расписания при работе по его планированию;
  • перегруппировка штатных единиц, изменение атрибутов штатных единиц, групповое изменение окладов на основании подготовленных и подписанных приказов;
  • получение основных форм отчетности по штатному расписанию и по фактической расстановке персонала как по структурному подразделению, так и по предприятию в целом;
  • возможность для каждой позиции штатного расписания указывать произвольные доплаты и произвольные параметры для характеристики;
  • поддержка работы с окладами, часовыми ставками и тарифной сеткой;
  • ввод предпосылок (плановые счета, темы затрат) для дальнейшего аналитического учета заработной платы сотрудников (с автоматическим отслеживанием их в модуле "Расчеты заработной платы");
  • работа с приказами о начислениях и удержаниях с автоматическим формированием текстов пунктов приказов.
Модуль "Учет кадров" предназначен для руководителей, инспекторов отделов кадров и менеджеров по персоналу.

Он позволяет выполнять основные операции по приему, перемещению и увольнению сотрудников, для чего могут использоваться личные карточки сотрудников и кандидатов на работу. Движение кадров на предприятии сопровождается подготовкой и учетом кадровых документов (приказов, распоряжений и пр.), которые автоматически формируются в модуле при проведении соответствующих операций.

Кроме большого количества "стандартной" информации о сотруднике, можно вводить дополнительные атрибуты с произвольными значениями. По введенной таким образом информации возможно осуществлять структурированный поиск. Пользователи могут самостоятельно готовить различные отчеты по персоналу предприятия, формировать списки на основании произвольно сформированного запроса. Базовые функциональные возможности модуля:
  • формирование и ведение нормативно-справочной информации;
  • ведение полной информации о персонале, включая прием и увольнение сотрудников на работу, перемещение по службе, замещение, совмещение, личные карточки, трудовые книжки, стаж (общий, непрерывный, на предприятии, пр.);
  • оформление отпусков;
  • оформление больничных листков;
  • оформление командировок;
  • учет поощрений, взысканий, подарков, страховых услуг;
  • ведение данных о военнообязанных;
  • работа с кандидатами на должности при приеме на работу;
  • планирование и проведение аттестаций персонала, подготовка отчетов по результатам аттестаций;
  • работа с кадровым резервом предприятия:
  • быстрый и прозрачный доступ к архизной информации;
  • автоматическое формирование приказов- связанных с основными действиями по приему, увольнению и перемещению сотрудника. Внешний вид печатного документа настраивается соответственно предложенному шаблону; формирование различных справок и выходных документов.
Модуль "Табельный учет" может использоваться как специально выделенным сотрудником, так и специалистом - расчетчиком заработной платы.

С помощью модуля ведется ежедневный учет рабочего времени или формируется табель за период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенных в отделе кадров. Табель может формироваться как по подразделениям, так и по всему предприятию в целом. Отработанное время за месяц по каждому работнику и по каждому типу отработанного времени суммируется и передается в МОДУЛЬ "Заработная плата" в качестве исходных данных для начисления заработной платы, С помощью модуля можно сформировать стандартный отчет по форме Т-13 Госкомстата России.

Модуль "Расчет заработной платы" предназначен для автоматизации процедуры расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.

Базовые функциональные возможности модуля:
  • формирование и ведение нормативно-справочной информации, необходимой для расчета заработной платы (размер минимальной заработной платы, видов оплат и т. д.);
  • формирование и ведение информационных справочников по работникам (льготы по налогообложению, постоянно действующие виды оплат и т. д.);
  • ведение табельного учета (в пределах, необходимых для расчета заработной платы) и прямых начислений;
  • расчет аванса, заработной платы, отпусков и больничных, межрасчетных выплат;
  • перерасчет заработной платы за прошлые периоды;
  • настройка и автоматическое формирование бухгалтерских проводок;
  • формирование выходных документов.
В качестве входной информации для решения этих задач используются первичные документы (приказы) и данные, поступающие из других модулей системы "БОСС- Кадровик".

Модуль "Администратор системы" предназначен для специалистов, занимающихся администрированием базы данных системы, и обеспечивает разграничение прав доступа пользователей системы к данным, программным модулям и функциональным возможностям (пунктам меню) системы.

Пользователи модуля могут производить общую настройку системы, настраивать права пользователей на доступ к различным информационным объектам (права доступа могут назначаться группам пользователей). При внедрении системы не следует забывать, что конфиденциальность личных данных персонала установлена законодательством и ограничение доступа к личным данным - обязательное условие применения любой автоматизированной системы по личному составу.

При поставке системы крупным организациям проводится ее настройка и конфигурирование в соответствии с особенностями конкретной организации. При наличии квалифицированного персонала в службе информационного обеспечения настройка и конфигурирование системы могут производиться этим персоналом после обучения на недельных курсах в Академии "АйТи". Для небольших организаций выпускается коробочная версия системы, с типовыми настройками, а также сокращенная поставка, включающая в себя только модули учета кадров и штатного расписания.

Система позволяет легко переносить данные во внешние приложения и может использоваться для ведения единого учета территориально разнесенных филиалов или холдинга.

Наибольший интерес программа представляет в том случае, если планируется автоматизация и других задач с помощью программы "БОСС-Корпорация" (на платформе Oracle) или "БОСС-Компания" (на платформе Microsoft SQL Server).

Многие системы для автоматизации работы с документами строятся на платформе Lotus Notes. Преимущество решений на платформе Lotus состоит в ее универсальности, легкой интеграции с другими приложениями на этой платформе, а также возможности перехода от одной программы и от одного поставщика программного решения к другому.

Система была разработана для компании МТС. Программа позволяет:
  • вести учет сотрудников и автоматически формировать приказы по личному составу при проведении того или иного действия;
  • легко учитывать отпуска сотрудников даже при их использовании по частям, за прошедшие годы или вперед;
  • учитывать командировки;
  • выводить любую необходимую статистику: по стажу работы на предприятии, общему и непрерывному стажу, военнообязанным, имеющим детей, общему количеству сотрудников и по подразделениям, фонду заработной платы;
  • вести учет по датам окончания испытательного срока и контракта, дням рождения и т. п.
Однако система не имеет коробочной версии и ее поставка осуществляется только в форме имеющейся версии с индивидуальной настройкой под потребности организации.

Среди организаций, выбравших в качестве корпоративной платформы технологии Lotus, довольно популярны пакеты программ OfficeMedia (для небольших организаций) и CompanyMedia (для крупных корпораций), предлагаемые компанией "Интертраст". Компонентом этих пакетов, поставляемым отдельно, является программа "Управление персоналом". Система включает в себя комплекс взаимодействующих баз данных:
  • База данных "Архив кандидатов" содержит данные о кандидатах, решение о приеме на работу которых отложено.
  • База данных "Персонал" содержит сведения о сотрудниках организации (личные карточки по форме Т-2, автобиографии, рекомендации, тесты, отзывы и т. п.).
  • В базе данных "Структура" находятся сведения о штатном расписании, иерархии подразделений, вакансиях и т. д.
  • С помощью базы данных "Присутствие" ведется оперативный учет рабочего времени, командировок, отпусков и т. д.
  • База данных "Рабочее время" предназначена для ведения личных табелей, учета рабочего времени, командировок, отпусков и т. п.
В программе также имеется подсистема "Юридическая поддержка", содержащая образцы стандартных документов и форм, основные статьи КЗоТ, справочные материалы. Предусмотрена возможность подготовки приказов по личному составу во взаимодействии с другими модулями системы CompanyMedia, ввод изображений документов, фотографий сотрудников и их личных подписей (сканирование и распознавание - с помощью программы FineReader). Программа позволяет отслеживать движение сотрудников в иерархической структуре организации - от приема на работу до увольнения, вести табели учета рабочего времени, формировать произвольные отчеты. Как и в других базах данных, имеется возможность просмотра списков личного состава, упорядоченных по любому полю - имени, отделу, номеру учетной карточки, стажу работы, возрасту, дню рождения и т. п.

Система безопасности, заложенная в платформу Lotus Notes, позволяет реализовать механизм регулирования и учета доступа к документам и данным, ограничения на создание, редактирование, чтение документов, баз данных и их частей тем или иным сотрудником в соответствии с распределением полномочий в конкретной организации.

Все приведенные выше примеры программ ориентированы на организации с численностью от 200 чел. либо на организации с высокой текучестью кадров или имеющие большое количество внештатных сотрудников. При меньшем количестве сотрудников, как правило, с персоналом работает один человек и внедрение полнофункциональной системы экономически нецелесообразно. В организациях численностью несколько тысяч человек и более системы автоматизации работы с персоналом обычно являются составной частью комплексной программы автоматизации корпорации.

Центральный федеральный округ