In English

ПРОЕКТ КОМПАНИИ "АйТи"

23.10.2001
Издание: Сетевой
За решение описанной задачи взялась компания - "АйТи". Но прежде чем излагать свои предложения, представитель компании задал нам резонный вопрос: почему мы, собственно, считаем, что Торговой фирме нужен именно документооборот? Действительно, с полным основанием это можно было бы утверждать только после тщательного анализа бизнес-процессов. "АйТи" готова провести такой анализ. Стоит он недешево, но в ряде случаев необходим; в частности, его, видимо, следует рекомендовать и нашей Торговой фирме. Однако все по порядку.

ТЕХНИЧЕСКАЯ СТОРОНА ВОПРОСА

В качестве решения "АйТи" предложила систему электронного документооборота (СЭД) на базе пакета "БОСС-Референт", работающего в среде Lotus Domino/Notes, которая в состоянии решить перечисленные нами задачи. СЭД будет масштабируемой - чтобы в дальнейшем перейти к распределенной корпоративной информационной системе всей организации, потребуется просто нарастить число серверов, рабочих мест и функциональных модулей. Интеграция с RS-Balance вполне осуществима, поскольку в Notes/Domino обеспечивается взаимодействие с реляционными СУБД. А с помощью имеющихся в арсенале "АйТи" продуктов "БОСС-Кадровик", "БОСС-Компания", "АйТи-Ритм" (электронная торговля) возможно и наращивание СЭД до полноценной системы поддержки всех бизнес-процессов компании.

Первая очередь проекта предусматривает создание СЭД центрального аппарата, к которой будут подключены 50 рабочих мест: для такого их числа достаточно одного сервера, который естественно разместить в центральном офисе. Рабочие места с СЭД создаются в каждом отделе, причем в отделе по работе с крупными корпоративными клиентами, дирекции и секретариате, а также у начальников отделов продаж соответствующее ПО устанавливается на все машины (распределение рабочих мест показано в таблице 1).

Для сервера Domino желательно приобрести отдельный компьютер приблизительно такой же конфигурации, как у служащего сейчас сервером RS-Balance (Pentium III 500, 512 RAM, 18GB HDD). В принципе можно использовать и ту машину, на которой работает сервер RS-Balance, но лишь при условии, что RS-Balance не слишком сильно ее загружает, а на диске достаточно свободного места; кроме того, придется отказаться от Domino R5 и довольствоваться версией 4, поскольку версия 5 не поддерживается на платформе Novell NetWare. Другой вариант - установить версию Domino для Linux на сервер с Linux: он самый слабый из трех, но все же имеет требуемые технические характеристики. Однако цена сервера, составляющая около $1,5 тыс., невелика по сравнению с общей стоимостью проекта, так что лучше не экономить на мелочах, расплачиваясь неудобствами. Кроме того, желательно модернизировать рабочие станции с Pentium 100-150: иначе, хотя формально их конфигурация и удовлетворяет минимальным требованиям к Notes и "БОСС-Референта", фактически работать за ними будет тяжело; впрочем, это должно быть сделано независимо от проекта СЭД. При дальнейшем развитии проекта потребуется также нарастить число серверов, причем и здесь желательно купить новые машины.

В модернизации каналов связи необходимости нет. Склад № 2, не имеющий выделенной линии, вполне сможет работать с сервером по телефонному каналу в имеющемся в Notes режиме удаленного доступа. Суть метода заключается в том, что на рабочей станции создаются локальные копии (реплики) нужных баз данных, а соединение с сервером устанавливается только тогда, когда необходимо передать или принять новую информацию либо почту. Встроенный механизм репликации Notes следит за идентичностью всех реплик каждой базы, а для связи между удаленными станциями и сервером могут использоваться каналы Интернета. Репликация является селективной, т. е. передаются только изменившиеся записи. Число таких записей для склада, по оценке, составляет не более нескольких сот в день, поэтому с модемом на 56 Кбит/с обмен информацией с сервером будет происходить практически незаметно для наблюдателя.

Потребуется закупить одну лицензию на Lotus Domino Server 5.X и по 50 лицензий на Lotus Notes 5.05 и "БОСС-Референт".

ДВА ВАРИАНТА ВНЕДРЕНИЯ

Теперь мы переходим к собственно интеграторским услугам, объем которых весьма различен в зависимости от условий конкретного предприятия. Иногда внедрение СЭД может сводиться просто к поставке лицензий на Domino/Notes и "БОСС-Референт", да еще обучению специалистов заказчика, однако этот вариант - так называемый проект "А" - рассчитан на очень небольшие (до 30 рабочих мест) предприятия. При увеличении числа сотрудников сложность связей между ними, а значит, и сложность настройки системы возрастает и становится необходим анализ бизнес-процессов, о котором мы упомянули вначале.

Проект "Б" предусматривает экспресс-обследование предприятия, а также установку и настройку СЭД силами специалистов "АйТи", однако в стандартном варианте, без адаптации к сложившимся на предприятии традициям документооборота. Он рекомендован для предприятий не более чем со ста рабочими местами. В нашей Торговой фирме их всего 90, так что формальное условие соблюдено, но, учитывая перспективы роста, лучше обратиться к проекту "В" - вне дрению "под ключ" с подробным обследованием документооборота и делопроизводства заказчика, составлением отчета, содержащего полное описание всех бизнес-процессов на предприятии, и технического задания на СЭД. Работы по внедрению системы проводятся в соответствии с требованиями ГОСТ и принятой в "АйТи" методологией внедрения AVM (Lotus), причем заложенная в "БОСС-Референт" базовая модель документооборота модифицируется с учетом особенностей заказчика.

Принимается во внимание и психологический фактор. Дело в том, что человек всегда ощущает дискомфорт от нововведений и инстинктивно оказывает им внутреннее сопротивление, поэтому необходимо выработать для внедрения грамотную коммуникативную стратегию. В самом начале работы, при формировании команды, которая займется внедрением системы, нужно определить, как будет построено взаимодействие с пользователями, как будет проводится обучение, как будет осуществлятся техническая поддержка.. Очень важно, чтобы проект был поддержан авторитетом кого-либо из влиятельных и уважаемых сотрудниками из руководства фирмы.

Внедрение начинается с организационных мероприятий, по окончании которых специалисты "АйТи" приступают к первому этапу реализации проекта - обследованию информационной системы заказчика. В случае проекта "Б" это экспресс-обследование: день отводится на аудит технико-аппаратных средств, неделя - на опрос сотрудников, работающих с документами, еще три - на обработку собранного материала и подготовку формы для настройки "БОСС-Референта", после чего можно переходить ко второму этапу - установке и настройке ПО. Проект "В" предполагает аналитическое обследование: результатом обработки материалов становится отчет; он согласовывается, дорабатывается, затем на основе этого отчета пишется техническое задание и уже на его базе готовится форма для настройки. Вся процедура занимает около пяти месяцев; установка ПО и заполнение справочных баз "БОСС-Референта" могут осуществляться параллельно с ней, но настройка - только по окончании. За настройкой следует неделя обучения пользователей (пять однодневных занятий в группах по 10 человек). В проекте "Б" второй этап на этом содержательно заканчивается, а "В" предусматривает еще месяц опытной эксплуатации.

Помимо рядовых пользователей, которым преподаются основы работы с Lotus Notes и "БОСС-Референтом", подготавливаются и более квалифицированные специалисты. В самом начале работ, параллельно с обследованием информационной системы два сотрудника торговой фирмы (системные администраторы) проходят на территории "АйТи" пятидневные курсы администрирования Lotus Notes, a также внедрения и администрирования "БОСС-Референта". Впоследствии они принимают участие в установке и настройке соответствующих программных продуктов. Проект "В" предполагает, кроме того, более углубленное двухдневное обучение группы из трех инструкторов, которые смогут консультировать других пользователей в процессе опытной, а затем промышленной эксплуатации СЭД. Инструкторы, хорошо знающие систему, помогут коллегам преодолеть как практические, так и неизбежно возникающие психологические трудности освоения.

СТРУКТУРА ТОРГОВОЙ ФИРМЫ

Центральный офис
(47 рабочих мест)
Дирекция и секретариат осуществляют непосредственное управление деятельностью компании. 10 машин Pentium III 500 МГц - Pentium II 400 100 МГц, 128--64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation.
Бухгалтерия осуществляет ведение финансовой отчетности. 8 машин Pentium II 400 МГц - Celeron 433 МГц, 64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation.
Отдел кадров осуществляет управление персоналом. 3 машины Pentium II 400 МГц - Celeron 433 МГц, 64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation. Отдел по работе с крупными корпоративными клиентами осуществляет проектную и сервисную деятельность при работе с крупными заказчиками. 10 машин Pentium II 400 МГц - Celeron 433 МГц, 64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation.
Начальники отделов продаж по различным категориям товаров осуществляют управление заказами товаров и регулирование отпускных цен. 6 машин Pentium II 400 МГц - Celeron 433 МГц, 64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation.
АХО и транспортный отдел осуществляют хозяйственное обслуживание деятельности предприятия. 10 машин Pentium 200 МГц - 130 МГц, 32 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation.
Серверы

HP NetServer E-60 Pentium III 500 МГц, 512 Мбайт ОЗУ, диск 18 Гбайт; ОС NetWare 4.0. Приложение: Сервер RS-Balance (16-разрядная версия).
Noname-PC-server Pentium II 450 МГц, 256 Мбайт ОЗУ, диск SCSI 10 Гбайт; ОС FreeBSD. Приложения: файрвол, прокси-сервер, кеш-сервер, DNS-сервер (есть различные домены).
Noname-PC-server Pentium II 400 МГц, 128 Мбайт ОЗУ, диск SCSI 5 Гбайт; ОС Unux. Приложение: SMTP-сервер.
Сеть

Каждый из шести отделов выделен в отдельный сегмент сети Ethernet. Дирекция - 100 Мбит/с, концентратор 3Com OfficeConnect Fast Ethernet Hubs (12 портов). Остальные отделы - 10 Мбит/с, концентратор 3Com OfficeConnect Ethernet Hubs (число портов - от четырех до 12 в зависимости от отдела). Сегментирование сделано с помощью коммутатора 3Com SuperStack II Switch 1100 (12 коммутируемых портов 10, и два коммутируемых порта на 10/100 без дополнительных модулей). Витая пара пятой категории.
Внешние соединения

Выделенный канал в Интернет 512 Кбит/с (Router Cisco 1050 и программный файрвол на сервере вместе с кэш- и прокси-серверами), прямой кабель длиной около 1 км на 2 Мбит/с до точки № 1, канал точка - точка 64 Кбит/с по ISDN с торговой точкой № 2 и один модемный вход для соединения со складом № 2 на сервере, где находится SMTP-сервер.
Торговая точка №1
(25 рабочих мест)

Отдел продаж осуществляет собственно торговлю, выдачу товара, заключение договоров с клиентами. 10 машин: 7 Pentium II 400 МГц - Celeron 433 МГц, 64 Мбайт ОЗУ; Windows NT 4.0 Workstation (у менеджеров) и 3 Pentium 100-150 МГц, 32-64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation (у кассиров).
Сервис-центр осуществляет сервисный и гарантийный ремонт, обслуживание проданной техники. 15 машин: 10 Pentium II 400 МГц, 64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation и 5 Pentium 100-150 МГц, 32 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation.
Серверы

Noname-PC-server Pentium II 450 МГц, 256 Мбайт ОЗУ, диск 10 Гбайт, ОС NetWare 4.0. Приложение: Сервер RS-Balance (16-разрядная версия)
Nonaine-PC-server Pentium II 400 МГц, 128 Мбайт ОЗУ, диск SCSI 10 Гбайт ОС Unux. Приложения: SMTP-, прокси-, кеш-серверы.
Сеть

Два сегмента сети Ethernet 10 Мбит/с на витой паре третьей категории, реализованные на двух простых 16-портовых концентраторах (только 10 Мбит/с) и объединенные с помощью коммутатора 3Com Super Stack II Baseline Switch (12 коммутируемых портов 10 Мбит/с и два 10/100).
Внешнее соединение Связь с центральным офисом и доступ в Интернет по кабелю длиной около 1 км на 2 Мбит/с.
Торговая точка № 2
(8 рабочих мест)

Осуществляет собственно торговлю, выдачу товара, заключение договоров с клиентами. 8 машин: 6 Pentium II 400 МГц - Celeron 433 МГц, 64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation (у менеджеров) и 2 Pentium 100-150 МГц, 32-64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation (у кассиров).
Серверы

Noname-PC-serverPentium II 450 МГц, 256 Мбайт ОЗУ, диск 10 Гбайт; ОС NetWare 4.0. Приложение: Сервер RS-Balance (16-разрядная версия)
Nonaine-PC-server Pentium II 400 МГц, 128 Мбайт ОЗУ, диск SCSI 10 Гбайт; ОС Unux. Приложения: SMTP-, прокси-, кеш-серверы.
Сеть

Один сегмент сети Ethernet 10 Мбит/с на витой паре третьей категории, реализованный на простом восьмипортовом концентраторе (только 10 Мбит/с).
Внешнее соединение

Доступ в Интернет и связь с центральным офисом по выделенному ISDN-каналу точка - точка к центральному офису на 64 Кбит/с.
Склад № 1
(6 рабочих мест)

Осуществляет прием и учет товаров, своевременное информирование торговых точек о наличии товара на складе, отправку товара на торговые точки и крупным клиентам. 6 машин: 3 Pentium II 400 МГц - Celeron 433 МГц, 64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation (у менеджеров) и 3 Pentium 100-150 МГц, 32-64 Мбайт ОЗУ, Windows NT 4.0 Workstation (у кладовщиков).
Серверы

Nonaine-PC-server Pentium II 450 МГц, 256 Мбайт ОЗУ, диск 10 Гбайт; ОС NetWare 4.0. Приложение: Сервер RS-Balance (16-разрядная версия)
Noname-PC-server Pentium II 400 МГц, 128 Мбайт ОЗУ, диск SCSI 10 Гбайт; ОС Linux. Приложения: SMTP-, прокси-, кеш-серверы.
Сеть

Один сегмент сети Ethernet 10 Мбит/с на витой паре третьей категории, реализованный на простом 16-портовом концентраторе (только 10 Мбит/с).
Внешнее соединение

Доступ в Интернет и связь с центральным офисом по выделенному каналу для доступа в Интернет на 64 КБит/с.
Склад № 2 
(4 рабочих места)

Осуществляет прием и учет товаров, своевременное информирование торговых точек о наличии товара на складе, отправку товара на торговые точки и крупным клиентам. 4 машины Pentium 100- 200 МГц, 32-64 Мбайт ОЗУ, Windows 95. Одна с Pentium 200 МГц с 64 Мбайт ОЗУ выделена WinRoute для организации доступа в Интернет для всей сети по коммутируемой линии и одна с Pentium 130 МГц с 32 Мбайт ОЗУ - для прямого модемного соединения с центральным офисом.
Сеть
Один сегмент сети Ethernet 10 Мбит/с на тонком коаксиале. Одноранговая сеть на Windows 95.
Внешние соединения

Доступ в Интернет по коммутируемой линии, передача почты в центральный офис - по прямому модемному соединению (протокол UUCP).
Поскольку известно, что в конечном итоге СЭД должна охватить все рабочие места, специалисты "АйТи" запланировали и третий этап, на котором система будет распространена на оставшиеся компьютеры Торговой фирмы, однако сроки и сметы для него определять пока рано.
Как видим, проект "В" рассчитан на более длительный срок, чем проект "Б". Стоимость его тоже значительно выше. В случае нашей Торговой фирмы реализация первых двух этапов проекта "В", по предварительной оценке, займет почти втрое больше времени и обойдется приблизительно в 1,7 раза дороже. Для проекта "Б" потребуется 55 дней и $35 265, а для проекта "В" - 152 дня и $59465. Расчет стоимости для проекта "Б" представлен в таблице 2, а календарные планы вы сможете найти на нашем сервере www.setevoi.ru.
Таблица 1.

Распределение рабочих мест с СЭР по отделениям торговой фирмы

Отдел Общее число рабочих мест Число рабочих мест с СЭД
Дирекция и секретариат 10 10
Бухгалтерия 8 2
Отдел кадров 3 3
Отдел по работе с крупными корпоративными клиентами 10 10
Начальники отделов продаж по различным категориям товаров 6 6
АХО и транспортный отдел 10 4
Всего по центральному офису 47 35
Отдел продаж 10 3
Сервис- центр 15 6
Всего по торговой точке № 1 25 9
Отдел продаж (торговая точка № 2) 8 3
Склад № 1 6 2
Склад № 2 4 1

ГАРАНТИИ И СОПРОВОЖДЕНИЕ

При внедрении по проекту "А" "АйТи" гарантирует только отсутствие ошибок в системе "БОСС-Референт", по проекту "Б" - соответствие настройки стандартному заданию и ее корректность, а когда СЭД внедряется по проекту "В", "АйТи" отвечает за принятие системы в промышленную эксплуатацию.

Гарантийный срок для системы составляет год со дня ее сдачи в опытную эксплуатацию. В течение этого времени "АйТи" бесплатно сопровождает систему, устраняет (если таковые обнаружатся) ошибки в разработанных ею программах и несоответствия с техническим заданием, консультирует пользователей по телефону (факсу, электронной почте), а если необходимо, присылает специалистов. Кроме того, у заказчиков устанавливается специальная БД "Сопровождение", где они фиксируют обнаруженные ошибки, свои предложения и замечания. Эта БД реплицируется с московским офисом "АйТи", информация становится доступна службе внедрения и сопровождения, а также разработчикам системы. Их ответы фиксируются в той же БД и через механизм репликации становятся доступны заказчикам. В команду ведения проекта включаются выделенные специалисты, отвечающие за сопровождение системы. Время реакции на запрос (решения проблемы) в зависимости от сложности составляет от одного часа до двух недель.

По истечении гарантийного срока можно заключить отдельный договор на сопровождение, причем его стоимость не будет превышать 15% в год от стоимости проекта.
Таблица 2.

Спецификация на внедрение системы документооборота и делопроизводства "БОСС-Референт" для Торговой фирмы на 90 рабочих мест

Наименование работ и услуг Кол-во Цена, долл Стоимость, долл
Лицензии "Айти"
"БОСС-Референт" - полный функционал, открытое решение, 50 рабочих мест, объемная скидка 20% 50 200 10000
Генератор отчетов - средство построения произвольных отчетов, в том числе стандартных справок по делопроизводству. Обеспечивается формирование произвольных запросов к любым базам данных Lotus Notes. Производится экспорт полученной выборки в формат Word или Excel. 3 400 1200
Итого: лицензии "АйТи" 11200
Лицензии Lotus Development.
Lotus Domino Server 1 2532 2532
Lotus Notes designer client 1 598 598
Lotus Notes desktop client 50 98 4900
Media Pack (on CD-ROM) 2 25 50
Documentation KIT (комплект документации) 1 255 255
Итого: лицензии Lotus development 8335
Предложение по ценам на данное ПО действует до 20 августа 2001 г. После 1.09.2001 г. цены будут увеличены производителем на 6-8%Цены на продукты Lotus указаны по программе Passport Advantage и включают стоимость автоматического обновления версий в течение 1 года. Срок поставки 4 недели Работы и услуги:
Экспресс-обследование. Анализ материалов, подготовка документа "Задание для настройки". Согласование. человеко-дней15 300 4500
Итого: проектные работы 15 ... 4500
Установка:
Серверного ПС Lotus Notes 1 300 300
Клиентского ПС Lotus Notes, "БОСС- Референт" 50 60 3000
Итого: установка 3300
Консультации (обучение):
Администрирование ПС Lotus DominoNotes - 5 дней (обучение в "АйТи") 2 600 1200
Разработка в среде Lotus Notes -- 5 дней (обучение в "АйТи") 1 600 600
"Методика внедрения и сопровождения системы "БОСС-Референт" (обучение в "АйТи") 2 600 1200
Обучение пользователей по lotus Notes, "БОСС-Референт" 2 1000 2000
Консультации специалистов Заказчика на рабочих местах (обучение руководителей) 10 150 1500
Итого: обучение 6500
Управление проектом
Управление проектом (Обеспечивает снижение рисков при внедрении. Услуга предусматривает выделение отдельного менеджера проекта для координации и руководства деятельностью команды проекта, подготовки отчетов о ходе работ, детальных календарных планов и т. п.)
Итого: управление проектом проект 10% 1430



1430
Всего: 35265

Центральный федеральный округ