In English

Кадровые проблемы и кадровые системы

27.11.2001, Монахова Елена
Издание: PC Week
ПЕРВАЯ И САМАЯ ОБШИРНАЯ ЧАСТЬ ответов высококвалифицированных "персоналыциков", приведенная в предыдущем номере, убеждает нас, что соображения об идеальной автоматизированной системе управления персоналом у них есть и облечены они в весьма конкретные формы. Дополняя сказанное, Марина Вишнякова, эксперт по УП компании "Весть-Метатехнология", в свою очередь делает серьезный акцент на развитии персонала и полагает, что часть задач, присущих этой функции, может и должна быть автоматизирована. 

В целом же развитие персонала, по ее мнению, является многоплановой функцией, охватывающей:
  • оценку персонала;
  • проведение аттестаций;
  • разработку положений о корпоративной культуре;
  • мониторинг рынка труда и заработной штаты;
  • мониторинг рабочего времени;
  • анализ эффективности деятельности персонала;
  • прогноз потребности в персонале;
  • психодиагностику;
  • мотивирование персонала;
  • ротацию персонала;
  • общий кадровый аудит;
  • прогноз потенциальных конфликтов и т. д.
Система управления персоналом- это набор инструментов и методов, позволяющий предприятию всегда иметь персонал в нужном количестве и того качества, которое требуется для осуществления бизнес-процессов.

Понятно, что далеко не все перечисленные задачи можно автоматизировать, поскольку многие из них имеют выраженную субъективную составляющую (как известно, измерить качественные показатели довольно трудно). Например, тесты несомненно облегчают работу кадровиков, но не обеспечивают высокой точности - по словам Марины Вишняковой, ошибки при их использовании часто достигают 40% и только в лучших тестах не превышают 20%.

Различия между системами УП для предприятий разного масштаба (мелких, средних, крупных) видятся кадровым специалистам прежде всего в степени функциональной полноты системы (на малых предприятиях первостепенен подбор и учет; значимость блока, связанного с развитием персонала, растет при укрупнении предприятия, поскольку потребность в формировании кадрового резерва возникает лишь при определенном масштабе бизнеса). Кроме того, по мнению г-жи Вишняковой, "размерность" отражается и на модели управления: управление по модели компетенции более свойственно организациям с функциональной структурой (малые и средние), а управление по целям, предполагающее процессный подход, характерно для средних и крупных.

Надежда Филиппова ("Шугар трейдинг компании ") больше обращает внимание на технологические аспекты проблемы "размерности": "Отличия систем для небольшого, среднего и крупного предприятия, на мой взгляд, в основном касаются:
  • количества рабочих мест (с возможностью одновременного доступа);
  • разделения функций пользователей;
  • скорости функционирования системы;
  • сложности ее администрирования;
  • стоимости;
  • проработанности механизмов, обеспечивающих права доступа".
Очевидно, что в компаниях холдингового типа чаще заметно стремление к управлению по целям, развивает тему масштаба Марина Вишнякова. В этом случае необходима согласованность целей разного уровня, консолидированность бюджета на персонал и пр.

Система УП работает на весь холдинг, но необходимо разведение зон ответственности управляющей компании (УК) и дивизионов: система УП УК является выразителем требований собственников и определяет основную политику по управлению персоналом, которая в дивизионах трансформируется в конкретные планы работы с сотрудниками (в зависимости от стадии развития дивизиона, от специфики отрасли и т. д.).

"Управление персоналом в управляющей компании холдинга - это прежде всего инновационная, методическая, контролирующая и аналитическая деятельность, - добавляет Надежда Филиппова. - Поэтому и система должна корректно отслеживать перечисленные процессы для принятия правильных управленческих решений: необходимо, чтобы подготовка отчетов и презентационных материалов, проведение статистического анализа, контроль за выполнением поставленных задач производились в оперативном режиме и в наглядной форме".

Отраслевая специфика, по мнению Марины Вишняковой, проявляется прежде всего в требованиях к качеству персонала, а также в удельном весе и смысловом насыщении блока "обучение", присутствующего в системе УП.

Ну а подвести черту под ожиданиями кадровых специалистов, которым от имени редакции я выражаю глубокую признательность за их участие в этом обзоре, мне хотелось бы мудрыми словами Елены Селивановой ("Вымпелком"): "Если кадровая политика интегрирована с управленческой, инвестиционной и финансовой политикой компании, то и информационная система управления персоналом не должна существовать обособленно, а должна быть частью единой информационной системы. И не просто частью, а тем самым кадровым стволом, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления предприятием, введение электронного документооборота, развитие внутренних коммуникаций, создание корпоративного портала. А все это непосредственно влияет на развитие корпоративной культуры компании".

Предложения создателей

Изменился спрос - должно измениться и предложение, гласит закон рынка. На вопрос, насколько соблюдается этот баланс сегодня в узком сегменте программных продуктов для управления персоналом, можно ответить, сопоставив две части нашего обзора (что мы и предлагаем сделать читателям): "Ожидания персоналъщиков", начатую в прошлом номере и "Предложения создателей".

Вторая половина содержит информацию об изменениях - произошедших и плановых, -которые удалось обнаружить в четырех наиболее известных системах этой категории: двух западных и двух отечественных. Приведенный ниже материал по просьбе редакции PC Week/RE подготовлен сотрудниками Научно-консалтинговой корпорации "МетаСинтез" (www. msynt.ru) Юрием Юдкиным, Ниной Пяткиной и Юлией Гараевой.

SAP R/3 (версия 4.6С, декабрь 2000 г.)

Произошли изменения в ценовой политике: фирма переходит на клиентские лицензии вместо оплаты каждой записи. Новая политика ценообразования действует для всех модулей, кроме расчета заработной платы, цена которого по-прежнему определяется количеством используемых записей в базе данных.
Стал другим дизайн программы: разработчики отказались от стандартного способа расположения главного меню в верхней части окна. Вместо этого все функции сведены в один иерархический список, занимающий всю левую часть главного окна программы. Утверждается, что так работать удобнее.

Детально проработан механизм индивидуального планирования карьеры, т. е. долговременное планирование назначений и перемещений конкретного сотрудника с определением тенденций развития и указанием того, какими навыками он должен овладеть, чтобы занять следующую должность.

Введен специальный механизм, называемый "рабочим столом менеджера". В нем собраны функции менеджера по работе с персоналом. При этом доступ к информации о сотрудниках осуществляется по дереву подчиненности. Разработан модуль "менеджмент вознаграждений" для формирования распределения бюджета вознаграждений.

Учет должностей и сотрудников дополнен возможностью хранить произвольную дополнительную информацию о любых должностях и о каждом сотруднике.

В новой версии введен специальный визуальный построитель отчетов. Вместо того чтобы на этапе настройки заранее создавать все возможные варианты отчетов, которые могут пригодиться в работе, разработчики предлагают (дополнительно к стандартному набору отчетов) достаточно простой механизм получения необходимой информации о сотрудниках: вся логика запроса формируется пользователем (а не администратором) по мере необходимости.

Большинство компаний, разрабатывающих автоматизированные системы по управлению персоналом, в связи с изменением законодательства в январе Z001 г. выпустило новые версии своих программных продуктов.

Oracle HR MS (версия 11.5, июнь 2001 г.)

Введен новый модуль "компенсационный пакет", который кроме зарплат, премий и различных выплат (по страхованию, медицинскому обслуживанию, питанию) позволяет использовать в качестве мотивационных инструментов индивидуальное обучение и стажировки, ссуды, участие руководителей и сотрудников в прибылях компании, опционах и т. п.
Разработана отдельная "система анализа бизнеса", позволяющая получать в режиме online любую необходимую информацию о занятости, зарплате, текучести кадров, структуре предприятия. Широкое использование диаграммной техники дает возможность, не вдаваясь в подробности, выявлять ключевые моменты в состоянии персонала организации, что делает этот инструмент особенно удобным для руководителей верхнего уровня, ответственных за принятие решений. Интерфейс является полностью перенастраиваемым, задается под каждого конкретного пользователя и может быть изменен по мере необходимости.

Развитый механизм самообслуживания обеспечивает открытый, постоянно расширяемый, но контролируемый доступ всех сотрудников к данным. Любой работник может не только корректировать данные о себе (адрес, семейное положение, образование), но и подавать заявки на обучение, формулировать свои предпочтения по работе, подавать заявление на вакантную должность. Руководители, имея соответствующий доступ, помимо перечисленных выше возможностей могут осуществлять повседневные операции по одобрению поступающих заявок на перемещение сотрудников, проведению аттестации, подбору персонала. При этом доступ к информации предоставляется только санкционированным пользователям.

Разработан единый механизм визуального построения необходимых специфических запросов и контроля состояния ключевых событий при найме сотрудников и обработке информации о кандидатах. При этом результирующую информацию можно выделять цветом, упорядочивать и группировать произвольным образом для улучшения ее восприятия.

Усовершенствован механизм начисления оплаты за время, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (больничный, командировка). Способ быстрого задания правил с помощью формул позволяет создавать произвольное количество схем и назначать их произвольным группам сотрудников вплоть до пропорциональных начислений для частично занятых работников.

Имеется возможность одобрения того или иного кандидата на должность в режиме реального времени всеми заинтересованными сторонами.

Средства задания типов дополнительной информации о сотрудниках, должностях, подразделениях позволяют задавать произвольное количество дополнительных полей данных, структурированных по введенным типам. Программные интерфейсы расширены для обработки дополнительных полей - как описательных, так и ключевых.

"АиТ:Управление персоналом" (версия 7.4, декабрь 2000 г.)

Разработчики отказались от локальных версий; теперь поставляются только сетевые (на базе MSDE или MS SQL). В новой версии введена единая интегрированная среда для всех модулей (в предыдущих версиях каждый модуль запускался по отдельности). Соответственно в систему добавлен новый модуль "Конфигуратор", который позволяет осуществлять разграничение доступа к данным и функциям различных модулей с целью создания специализированных рабочих мест.

Появился модуль "Учет выполненных работ (наряды)", который позволяет рассчитывать выполнение комплексных работ на основе системы расценок элементарных операций, нормативов времени и количества продукции. В модуле реализованы возможности распределения коллективного заработка между сотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты (КТУ), объем выполненной работы и затраченного времени. Полученные результаты передаются в модуль "Зарплата". Модуль "Кадры" расширен путем введения понятия "штатная единица". Теперь дополнительную информацию можно заносить не только для должности, но и для каждой штатной единицы (например, задавать уникальный график работ).

Создан графический механизм работы с оргструктурой, в котором многие функции по внесению изменений осуществляются методом drag and drop.

Разработан генератор отчетов, позволяющий создавать отчеты трех типов: список, статистика и спецотчет по штатному расписанию.

Выпуск версии 7.5 системы "АиТ:Управление персоналом" намечен на январь 2002 г.

Владимир Авсеев, главный конструктор проекта "БОСС-Кадровик" (компания "АйТи"): К концу года в системе "БОСС-Кадровик" версии 3.02.9 появится HR-модуль, в котором будут автоматизированы следующие задачи по управлению персоналом: отбор и расстановка кадров; оценка персонала; обучение, повышение квалификации; планирование карьеры; мотивация. Поясню, как это будет выглядеть.

В процессе проектирования нового модуля мы задались вопросом, что общего между перечисленными выше функциями. Оказалось, что таким объединяющим понятием является набор критериев, в качестве которых могут использоваться знания, навыки, компетенции и прочие требования, определяемые для должности и применяемые к работникам. Фактически совокупность перечисленных требований - это профиль должности (ПД), рассматриваемый нами как некое ядро, которое должно быть реализовано в системе "БОСС-Кадровик" в первую очередь. Стандартным документальным основанием для профиля должности является должностная инструкция. Однако формального "плоского" текста явно недостаточно. Нужен структурированный документ, содержащий регламентированные разделы.

Профиль конкретной должности представляет собой иерархическое дерево, состоящее ! из списка разделов. Формулировки в этих разделах могут быть разными, но их необходимо составлять на основании единой для всего предприятия базы знаний, навыков, компетенции и т. д. - базы требований. База требований - это стандартизованный набор параметров и характеристик (без привязки к конкретной должности), существующий на данном предприятии. При этом одно и то же требование может быть применимо к различным должностям.

Изюминкой работы автоматизированной системы управления персоналом с применением ПД является возможность сравнивать этот профиль с профилем конкретного претендента или сотрудника. На рис. 1 показана самая простая двухразрядная шкала оценок ("соответствует" или "не соответствует"), но в системе будет заложена возможность задать любую разрядность этой шкалы.

Рассмотрим, к примеру, отбор персонала. Применение ПД позволяет автоматизировать процесс сбора и анализа сведений о кандидатах, в том числе и с применением Интернета. Стандартный вариант сбора сведений, который сейчас используется в большинстве российских компаний, - это резюме кандидата. Но при таком подходе невозможно автоматизировать обработку информации, поскольку резюме представляет собой плоский текст, каждый раз представляемый в разных форматах и имеющий разную структуру. В итоге менеджеры по персоналу, особенно в крупных компаниях, немало времени тратят на "ручной" анализ резюме претендентов. Использование ПД позволяет автоматизировать отбор кандидатов на первоначальном этапе за счет того, что претенденты заполняют автоматизированные формы профилей кандидатов, выраженные в терминах базы требований и ПД данного предприятия. На основании разработанных профилей можно проводить и оценку персонала. В том случае, если показатели работника ниже, чем приведенные в профиле занимаемой им должности, сотруднику рекомендуется пройти обучение, причем система будет автоматически предлагать перечень необходимых мероприятий. Если же обнаруживается превышение показателей, заложенных в профиле занимаемой должности, то может быть принято решение и о включении сотрудника в кадровый резерв. Отсюда можно выйти на планирование карьеры. Механизм, который "АйТи" предлагает использовать в случае составления критериев оценки ПД и профиля работника, достаточно прост.

Предположим, в профиле должности есть раздел "Экономика", который расшифровывается в базе требований. Среди прочих в него включены конкретные требования по работе с ценными бумагами. Каждого работника можно оценить по шкале (в данном случае мы использовали семибалльную шкалу). Как видно из рисунка, пользователь имеет только общее представление о предмете.

Расшифровка шкалы позволяет сделать однозначные выводы о соответствии сотрудника предъявляемым требованиям.

Новые функции системы позволят HR-менеджерам решать новые управленческие задачи. Например, оценивать не только отдельных сотрудников, но и всю компанию, проводя агрегированный анализ ситуации на предприятии, своевременно выявляя слабые и сильные стороны организации в целом.

Результатом такого анализа может стать вывод о том, что на предприятии не хватает специалистов с теми или иными навыками. Тогда, прикинув стоимость обучения по нескольким направлениям, можно спланировать именно те мероприятия, которые нужны большинству работников, нацелены на наиболее важные для предприятия знания и навыки, но требуют минимальных затрат.

Появляется возможность оценить эффективность вложений в развитие персонала, поскольку можно сравнить интегрированный показатель уровня квалификации работников за текущий период с интегрированным показателем прошлого периода (например, за год).

Планируется заложить в систему широкие возможности по поиску информации, чтобы пользователи смогли решать вопросы, традиционно относящиеся к области управления знаниями (осуществлять поиск экспертов в какой-то узкоспециализированной области, создавать эффективные проектные команды с участием сотрудников, обладающих уникальными навыками и знаниями, и пр.).

Внедрение HR-модуля системы "БОСС-Кадровик", конечно, потребует от служб управления персоналом дополнительных усилий при составлении профиля должности. В базовой поставке будут приведены примеры, но полная настройка системы для каждого конкретного предприятия должна проводиться индивидуально и желательно с привлечением профильных консалтинговых фирм.

Центральный федеральный округ