In English

Технологии управления знаниями и документооборот

15.01.2002, Прохоров Александр
Издание: Компьютер Пресс
В начале декабря в Москве состоялась конференция «Технологии управ­ления корпоративными знаниями и электронный документооборот», организованная компаниями «АйТи» и Xerox. Интерес к мероприятию был очень велик, так как сегодня оптимизация документооборота для мно­гих организаций представляет одну из самых актуальных задач, без ре­шения которой нельзя добиться повышения общей эффективности, уп­равляемости и контроля.

На конференции присутствовало более 100 человек из 60 организаций и предприятий та­ких отраслей, как энергетика, металлургия, горнодобывающая промышленность, авиация, банковское дело, медицина, телекоммуника­ции; были представители различных государ­ственных учреждений и ведомств. С доклада­ми выступили эксперты консалтинговых фирм, руководители служб документационного обеспечения, ведущие разработчики систем управления документооборотом и управления знаниями (Knowledge Management, KM).

Большой интерес вызвал доклад директо­ра по консалтингу компании «АйТи» Андрея Слюсоренко, в котором были представлены основы современных знаний о технологии КМ. В докладе прозвучали оценки развития этой отрасли в мире со ссылками на крупнейшую аналитическую компанию Gartner. В частности, были приведены прогнозы на развитие IT-индустрии в целом при различной степени вне­дрения систем КМ.

С 30-процентной вероятностью аналитики Gartner предполагают, что успех внедрения систем КМ будет недостаточным, что приведет к так называемому информационному потопу, в результате которого к 2005 году наступит ситуация, которая была образно названа «мрачным средневековьем». Данный сцена­рий должен привести к такому развитию пред­приятий, при котором будут приниматься не­верные управленческие решения, а 60% процветающих компаний, которые сегодня входят в список Fortune 1000, не смогут удержаться в данной категории. Второй сценарий, которо­му Gartner отводит 50% вероятности, заклю­чается в том, что системы КМ внедряются в том объеме, что смогут способствовать стаби­лизации и стандартизации бизнес-процессов и решений. И только 20% вероятностью оце­нивается ситуация, когда внедрение КМ-систем сможет обеспечить технологический про­рыв на базе единого управляемого набора протоколов взаимодействия.

В докладе обсуждались и терминологичес­кие аспекты, в частности прозвучало опреде­ление понятия Knowledge Management как дис­циплины, которая обеспечивает интегрирован­ный подход к созданию, сбору, организации, доступу и использованию информационных ресурсов организации. Эти ресурсы включают структурированные базы данных, текстовую информацию, а также неявные знания, кото­рыми обладают сотрудники и которые не за­фиксированы в документах. В задачи КМ вхо­дят ответы на многие вопросы, в частности:
  • как быстро вводить новых сотрудников в курс дела;
  • как объединять знания отдельных подраз­делений;
  • как интенсифицировать процесс генерации новых идей;
  • как накапливать знания и распространять их по всей организации;
  • как фиксировать знания ценных сотруд­ников, которые могут покинуть вашу орга­низацию, и т.д.
В докладе прозвучало описание технологий, которые реализуются в системе управления знаниями.

Согласно определению докладчика, в широ­ком смысле система управления знаниями включает весь спектр решений, в котором од­ним из связующих звеньев служит продукт БОСС-Референт компании «АйТи”

Наиболее интересными на конференции были выступления, посвященные опыту кон­кретных предприятий и организаций по созда­нию систем автоматизации документооборота.

С практическими примерами и результата­ми проектов по созданию систем электронно­го документооборота слушателей ознакомили начальник отдела Главного штаба МВД Вале­рий Кудрявцев и заместитель начальника от­дела делопроизводства УМНО по г.Москве Ольга Расчетнова (в обоих ведомствах исполь­зуется разработанная «АйТи» система БОСС-Референт). Основные принципы построения систем автоматизации документооборота и систем управления знаниями осветили в сво­их выступлениях директор департамента кон­салтинга по информационным технологиям компании «АйТи» Александр Миронов и ди­ректор департамента систем документационного обеспечения управления этой компании Дмитрий Романов. Свои решения и техноло­гии, используемые для создания систем авто­матизации документооборота и управления знаниями, представили руководитель отде­ла программного обеспечения компании IBM ЕЕ/А Леонид Алтухов и главный специалист по офисным системам компании Xerox Ми­хаил Лагутин.

В докладе компании Xerox были приведены весьма интересные данные. Оказывается, при современном темпе развития бизнеса количе­ство документов удваивается каждые пять лет и новые технологии только увеличивают их рост.

Большая роль в документообороте при­надлежит системам размножения и печати. К концу 2001 года две трети всех документ-ска­неров получили возможность прямого скани­рования в электронную почту, а к 2002 году большинство устройств для размножения и печати будут многофункциональными. Про­цесс подготовки документов будет переходить в цифровую форму и к 2003 году 80% сотруд­ников копировальных отделов будут подчи­няться IT-отделам. Был приведен интересный пример, иллюстрирующий преимущества цифрового процесса работы с документами по сравнению с традиционным (рис. 2).

С большинством из представленных про­дуктов участники конференции смогли озна­комиться в фойе «Мариотт Гранд Отеля», где расположились рабочие станции с установлен­ной на них системой БОСС-Референг и была представлена сканирующая линейка на базе ПО «АйТи» и ABBYY и многофункциональной техники Xerox.

Представители компании ABBYY дали нам возможность зарегистрироваться с помощью системы распознавания форм. По личному опыту могу сказать, что вся информация, введенная печатными буквами, распознается со 100-процентной точностью. Там же, где текст был написан письменными буквами (именно так я записал e-mail), уровень рас­познавания ниже и необходима коррекция (рис. 3). Впрочем, при чтении некоторых по­черков может ошибаться даже человек, а не только машина.

Приведенный в финальной части конфе­ренции круглый стол «Электронный докумен­тооборот: тенденции, прогнозы, опасения»

стал в то же время и самой «горячей» ее час­тью, вызвав активные дебаты по ряду вопро­сов. Дискуссию вызвало само определение терминов «документооборот» и «делопроиз­водство». Эти понятия существенно разнятся в государственных учреждениях и на коммер­ческих предприятиях. И если для первых де­лопроизводство и документооборот, по сути, практически идентичные понятия, то для вто­рых делопроизводство выступает лишь незна­чительной, «канцелярской» частью докумен­тооборота, охватывающего все бизнес-про­цессы предприятия и ориентированного преж­де всего не на формальные реквизиты доку­мента, а на его содержание.

Самое бурное обсуждение вызвали всевоз­можные препятствия, мешающие успешной реализации корпоративных систем электрон­ного документооборота и управления знания­ми. По итогам обсуждения оказалось, что ос­новным фактором, сдерживающим процесс внедрения подобных систем, порой является именно руководитель предприятия, который привык отдавать распоряжения устно и с тру­дом признает (а иногда и игнорирует) необхо­димость «электронной резолюции». Получает­ся, что в ряду важнейших задач внедрения систем управления знаниями — «воспита­ние» самого руководителя.

Центральный федеральный округ