In English

ДОКУМЕНТООБОРОТ С ЧЕЛОВЕЧЕСКИМ ЛИЦОМ

22.01.2002, Суханова Мария
Издание: Сетевой
6 декабря 2001 года компания "АйТи" провела одноднев­ную научно-практи­ческую конферен­цию на тему "Техно­логии управления знаниями и элек­тронный документо­оборот".


КОНФЕРЕНЦИЯ "АЙТИ"

Собственно науку представлял ВНИИДАД (ВНИИ документоведения и архивного де­ла), от которого выступил с докладом сам директор М. В. Ларин. ВНИИДАД разра­ботал концепцию автоматизированных систем управления документацией (АСУД), на основе которой можно классифицировать, оценивать и сертифицировать соответствующее ПО; ин­ститут уже сертифицировал по своей методике несколько систем. Остальными участниками были практики - разработчики, пользователи, специалисты по внедрению.

Управление знаниями - достаточно новая область, и организаторы конференции видели свою главную задачу в том, чтобы познако­мить участников с основными возможностями соответствующих технологий, а также разве­ять необоснованные опасения, связанные с их применением: люди нередко думают, что с по­явлением на предприятии автоматизирован­ной системы, делающей их знания "общест­венным достоянием", они утратят свою цен­ность в качестве незаменимых специалистов. (Поясним, что на самом деле должно произой­ти ровно обратное: после того как система по­строит и сделает доступным "профиль экспер­тизы" работника, к нему смогут обращаться сотрудники, ранее не знавшие о наличии у не­го нужной им информации, так что востребованность его знаний возрастет.)

Системы документооборота уже широко ис­пользуются во многих фирмах и организациях, поэтому их обсуждение носило более кон­кретный характер. В докладах, подготовлен­ных сотрудниками самой "АйТи", речь шла о стратегии реализации документооборота и о его влиянии на эффективность работы пред­приятий. О своем опыте внедрения и исполь­зования таких систем рассказали представи­тели МВД и Управления МНС России по Моск­ве. Главная выгода от перехода на электронный документооборот заключается в высво­бождении рабочего времени сотрудников, по­этому в Управлении МНС по Москве, где остро ощущалась нехватка кадров, преимущества этой технологии проявились особенно ярко. Партнеры "АйТи" - компании-гиганты IBM и Xerox - представили доклады о своих разра­ботках, связанных с документооборотом и уп­равлением знаниями.

Завершилась конференция круглым столом на тему "Электронный документооборот: тен­денции, прогнозы, опасения". Фактически глав­ной проблемой, обсуждавшейся на нем, стали психологические трудности перехода с обычно­го документооборота на электронный, в осо­бенности у руководства: как убедить начальни­ка отказаться от привычных бумаг и взяться за компьютер? Судя по выступлениям пришедших на конференцию специалистов, которые внед­ряют в своих фирмах электронный документо­оборот, этот вопрос сейчас очень остро стоит во многих организациях, причем создается впе­чатление, что сторонники современных техно­логий скоро добьются своего.

Дмитрий Романов, директор Департамента документационного обеспечения "АйТи", так прокомментировал положение и перспективы систем документооборота и управления знани­ями: "В настоящее время на рынке информа­ционных технологий происходит реструктури­зация. Те первичные задачи, которые стави­лись перед предприятиями несколько лет тому назад, сейчас в основном решены. Сектор рын­ка, связанный с продажей сетевого оборудова­ния, "железа", уже насыщен. Очень многие ор­ганизации построили локальные сети, у них достаточно коммуникационного оборудования и серверов. Понятно, что если локальная сеть в организации уже есть, вторую, как правило, следом за ней сразу же не строят - ее могут модернизировать, но через некоторое время. Зато все более и более актуальным становится вопрос о том, какие информационные системы должны работать на этом оборудовании.

Сейчас фактически любое предприя­тие и любая организация в каком-то виде учетную систему имеет - бухгалтерский учет, складской учет, логистика и т. д. Активно развиваются и даже внедряются ERP-системы, хотя и не в таком полном объеме, как хотелось бы. Но наиболее интенсивное развитие происходит в об­ласти средств обработки первичной ин­формации - программ финансового уче­та и документооборота, - а также систем поддержки коллективной работы, позво­ляющих не только учитывать определенные факты и события, но и обеспечивать совместную работу людей.

Усиливается спрос на аналитические системы. Средства анализа информации, несомненно, будут развиваться, причем это относится как к числовой информа­ции - здесь открывается широкое поле применения для OLAP-технологий, - так и к информации преимущественно нест­руктурированной, для работы с которой предназначены системы управления зна­ниями. Но следующий год вряд ли станет переломным для внедрения таких систем, скорее будет происходить их посте­пенный рост.

Поскольку рынок насыщен, практичес­ки не осталось заказчиков, у которых нуж­но было бы начинать автоматизацию с чи­стого листа: у всех уже что-то есть и ка­кая-то часть пути пройдена. Сами заказчи­ки становятся все более и более "продви­нутыми" и образованными; многие из них хорошо разбираются во всех аспектах ин­формационных технологий и прекрасно ориентируются в том, о чем спрашивать, знают, какие именно локальные сети, фи­нансово-учетные системы, системы учета кадров и т. д. им нужны.

По отношению к электронному документообороту заказчиков мож­но, вообще говоря, разделить на две группы. Для первой - этот подход характерен для госструктур - доку­ментооборот сводится к регистраци­онным функциям, ведению делопро­изводства, учету потока бумажных документов. Для второй - и таких заказчиков становится все больше - он важен как инструмент повышения эффективности управления органи­зацией в целом, как новая среда вза­имодействия людей. Эти заказчики уже задают вопросы, связанные с изменением корпоративной культу­ры, с новым отношением людей к ра­боте, с изменением стиля поведения, каких-то сложившихся деловых про­цедур, их оптимизацией и совершен­ствованием. Иначе говоря, наблюда­ется переход от чисто регистрацион­ных, учетных функций документо­оборота к его социальным и психо­логическим аспектам, которые ори­ентированы на человека, на сотруд­ника организации".

Итак, лозунг "Не человек для бу­мажки, а бумажка для человека" к электронным документам применим даже в еще большей степени, чем к бумажным. И в заключение хочется отметить одну замечательную орга­низационную особенность конфе­ренции: специалисты по электрон­ной документации, отлично зная, в каких случаях бумажный документ все-таки необходим, раздали всем участникам отпечатанные презента­ции, по которым можно было сле­дить за докладами, делая пометки на полях.

Центральный федеральный округ