In English

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ: информационный аспект

10.04.2002, Аглицкий Игорь
Издание: Финансовая газета
Информатизация кадровой работы в значительной степени влияет на качество управления, особенно в условиях изменения организационной структуры предприятия, при создании новых подразделений, изменении штатного расписания и функциональных обязанностей сотрудников и менеджеров предприятия.

Одним из основных преимуществ информационных технологий является обеспечение оперативности, полноты и достоверности информации, необходимой для принятия кадровых решений. Получить такую информацию теоретически можно без использования компьютера и специализированной информационной системы, однако для выполнения такой работы неизбежно потребуются большие трудовые затраты (отвлечение работников от других задач) и значительное время (снижение оперативности). При этом возможны случайные (или даже намеренные) ошибки и неточности.

Другое преимущество заключается в том, что внедрение кадровой информационной системы предполагает упорядочение структуры управления персоналом, создание реальной организационной структуры предприятия. Иногда такая работа приносит даже больший экономический эффект, чем дальнейшее использование информационной системы.

Следующий важный момент - расширение возможностей по обработке информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например, о лицах с высшим образованием, о работающих на предприятии свыше трех лет, о военнообязанных и т.д.) за считанные минуты. Для ручной подготовки таких данных на крупных предприятиях могут потребоваться дни или даже недели. При этом информация в продвинутых системах может предоставляться в разных формах (таблицы, диаграммы, графики и т.д.) и снабжаться необходимыми комментариями.

Возможности кадровых информационных систем

На обычном предприятии информацию по персоналу чаще всего используют отдел кадров, отдел труда и заработной платы и расчетный отдел бухгалтерии. Здесь решаются конкретные задачи управления и учета: прием, перемещение и увольнение персонала, учет отпусков и командировок; планирование и контроль штатного расписания, расчет заработной платы и т.д. Каждая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это бизнес-процесс). Например, замещение вакантной должности может быть представлено как бизнес-процесс:
  • образование вакансии
  • поиск кандидатур
  • получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т.д.)
  • обработка данных
  • отсев негодных кандидатур
  • повторный поиск кандидатур и обработка данных
  • уточнение информации по реальным кандидатам
  • принятие решения (выбор кандидата)
  • прием/перевод сотрудника на вакантную должность
  • оформление трудового договора.
Без информационной системы эффективно управлять таким процессом при большом числе вакансий и кандидатов практически невозможно.
Однако круг лиц, которые в ряде случаев в той или иной степени нуждаются в качественной информации по персоналу, гораздо шире. Это владельцы (для коммерческих структур) и руководители предприятия, менеджеры всех звеньев, сотрудники службы безопасности, инвесторы, аудиторы и др. Именно поэтому кадровый модуль в корпоративной информационной системе (КИС), согласованный по структуре и формату данных с другими функциональными подсистемами, представляется более предпочтительным, чем локальная кадровая система. С одной стороны, КИС существенно расширяет число лиц, которые могут воспользоваться информацией по персоналу прямо со своего компьютера, а с другой - контроль и разграничение доступа гарантируют от превышения полномочий и несанкционированного проникновения в кадровую подсистему. В принципе, возможен и постепенный переход от кадровой системы к корпоративной в случае первичного приобретения кадровых модулей КИС, а потом, по мере необходимости, и других подсистем.

Следует отметить ряд важных задач управления персоналом, которые позволяет успешно решать КИС: разработка кадровой политики в аспекте четкого определения организационной структуры предприятия и функциональных обязанностей персонала, планирование потребностей в персонале (в том числе по отдельным должностям, специальностям и т.д.), отбор и расстановка персонала в соответствии с избранной организационной структурой, контроль труда и жизни персонала (качество работы, перемещения, изменения форм и методов оплаты труда, отпуска, семейное положение, проживание и др.), планирование и контроль повышения квалификации сотрудников.

Практические аспекты внедрения и использования

Практический опыт показывает, что любой крупный проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления предприятием. Это объективный процесс, часто весьма болезненный, но совершенно необходимый для успеха дела. Не является исключением и автоматизация кадровой работы, требующая, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии и т.д.
При объединении деятельности подразделений часто выявляется несогласованность технологий работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автоматизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т.е. на бухгалтера, который всегда может перепроверить бумажные документы, приходящие к нему из отдела кадров. В системе бухгалтер работает с уже предоставленными ему данными, не осуществляет контроль и выполняет только свои профессиональные обязанности. Кадровая служба в этих условиях может действовать недостаточно ответственно, что приведет к ошибкам в расчетах.

Другой пример - оформление документов задним числом как следствие противоречия между временными горизонтами работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в базу попадают в режиме сразу при изменении ситуации на предприятии (кто-то пришел, кто-то перевелся в другое подразделение и т.д). Для расчета заработной платы требуется определенная отсрочка: обороты по заработной плате за предыдущий месяц формируются в начале следующего, и расчетчику до тех пор, пока месяц по бухгалтерии не закрыт, не нужно учитывать эти изменения, а база данных общая. Это в большей степени технологическая проблема.

Подобные примеры можно было бы продолжить. Очевидно, что подобные проблемы решаются преимущественно организационными методами. Один из таких методов - создание комплексных групп внедрения из представителей заказчика (предприятия) и разработчика - предлагает фирма "Инфософт" - разработчик КИС "Флагман". Согласно этой технологии рабочая группа по проекту наделяется большими полномочиями с обеих сторон (заказчика и разработчика), поэтому она способна реально управлять процессами внедрения и эксплуатации кадровой системы в информационном и в организационном аспектах.

Необходимо отметить, что и другие разработчики КИС ("АйТи", "Галактика", "Парус", "Цефей" и т.д.) практически всегда используют те или иные методы совместной работы с представителями заказчиков, без которой немыслим реальный успех проекта. При таком подходе постоянно возникающие проблемы (как организационного, так и технологического характера) решаются по возможности быстро и со значительно меньшими усилиями ввиду отсутствия противостояния сторон.

Подведем итог. Проблемы действительно возникают при внедрении и эксплуатации любых автоматизированных систем, и об этих проблемах разработчики обычно не пишут в своей рекламе. Однако достаточно гибкие и хорошо адаптируемые кадровые системы после определенных доработок могут удовлетворить пользователей практически каждого предприятия. Выбрать такую систему для своего предприятия можно либо путем проведения собственных маркетинговых исследований, либо при помощи надежных и высококвалифицированных консультантов в сфере информационных технологий.

Центральный федеральный округ