In English

Скрытые резервы

27.03.2003, Донцев Сергей
Издание: Оборудование
Управление и анализ действий персонала с помощью автоматизированной системы в скором времени окажется тем козырем, который позволит розничным и оптовым предприятиям выиграть в конкурентной борьбе.

Инструменты, способные оптимизировать процессы управления кадрами, вывести их на качественно иной уровень, пока находят ограниченное применение в торговле. Как отмечают многие участники рынка, сегодня можно наблюдать большую заинтересованность со стороны руководителей предприятий в отношении программных средств управления персоналом, но эта заинтересованность еще не переросла в устойчивый спрос. Для многих розничных сетей и торговых компаний возможности экстенсивного роста оказались практически исчерпаны, конкуренция в этом сегменте рынка, подогреваемая ожиданиями агрессивной экспансии западных игроков, с каждым днем только возрастает. Управление территориально распределенными объектами у многих розничных компаний находится только в стадии формирования. В этой связи нередко эффективность работы торгового предприятия напрямую начинает зависеть от способности руководителя рационально использовать персонал, грамотно им управлять, анализировать статистические данные по персоналу и принимать на их основе необходимые решения. Можно сказать, что оптимизация работы персонала для многих торговых предприятий окажется тем скрытым резервом, благодаря которому можно достичь повышения эффективности работы, когда кажется, что все доступные средства уже использованы. Для сетевых структур это тем более актуально, что многие из них приобретают уже действующие предприятия. Если список должностей в разных объектах не совпадает, то анализировать информацию по всей компании становится сложно, данные по той же текучести кадров становится невозможно обработать и результативность управленческих решений падает.

Оценить необходимость использования программных средств для управления персоналом для каждого конкретного предприятия сложно. Эта необходимость должна сформироваться, что называется в голове, топ-менеджеров компании. Грань, когда имеющихся средств по работе с персоналом становится недостаточно, прослеживается в том, какой функционал системы используется руководителем. Одно дело, если работа с персоналом базируется на учетных принципах, когда на предприятии заводится карточка сотрудника, учитываются часы его работы и формируются ведомости по зарплате. Подобные процедуры стандартизованы и присутствуют во многих интегрированных пакетах комплексной автоматизации. И другое дело, если необходимо найти скрытые резервы повышения эффективности предприятия, когда учета и элементарной статистики становится недостаточно, когда необходимы мощные средства, позволяющие на основе аналитических возможностей ПО принимать ответственные управленческие решения, а работа сотрудников оптимизируется исходя из особенностей конкретного предприятия. Если организация совсем небольшая, то кадровым развитием может заниматься специально выделенный человек, который способен держать в уме кадровые позиции и вести дела, что называется, по записной книжке. Если же на предприятии работает 500, 1000 и более человек, когда формируется кадровый отдел или выделяются менеджеры по персоналу, то здесь использование специализированного ПО будет более оправдано.

Структура рынка

В России первые разработки в области специализированного ПО, ориентированного на решение кадровых задач, появились в начале 1990-х годов. Сегодня программные продукты по управлению персоналом поставляются либо в виде отдельного решения, которое интегрируется с уже имеющимися на предприятии системами автоматизации, либо в составе комплексного решения. Во втором случае масштабы реализованного функционала по управлению персоналом могут сильно варьироваться: от решения минимальных учетных задач до соперничающих со специализированным ПО возможностей. Последняя тенденция усложнения модулей управления персоналом в комплексных системах позволяет некоторым специалистам даже делать прогнозы об отмирании в будущем специализированного ПО. Возможно, в долгосрочной перспективе подобное и произойдет, однако на сегодняшний день рассчитывать на такое развитие событий по меньшей мере неосмотрительно: специализированное ПО в своих возможностях пока далеко опережает то, что реализовано в соответствующих модулях большинства комплексных систем. Каждое решение имеет свои "изюминки", сравнение которых оправдано только при учете индивидуальных особенностей и потребностей предприятия. Иностранные системы управления персоналом на российском рынке практически не востребованы. Основная проблема здесь — в несоответствии международных и российских справочников должностей. Все, что касается пенсионного обеспечения (кто, когда и на каких условиях выходит на пенсию), воинского учета, чернобыльских выплат и всего того, что регламентируется российским законодательством, в иностранных системах тоже не отражается. Если зарубежная или российская компания в силу своих корпоративных стандартов и любых иных причин использует иностранное ПО для автоматизации своей работы, то все то, что касается учета и управления кадрами, реализуется, как правило, на отдельном российском продукте (например, "Копейка", работающая на решении SAP, использует "БОСС-Кадровик", а "Седьмой Континент", использующий продукт семейства Platinum, управление персоналом осуществляет на решении от "АиТ-Софт").

Возможности безграничны

Функционал систем управления кадрами сводится в основном к учету, управлению и анализу. Учетные возможности позволяют хранить практически неограниченные по объемам архивы данных по персоналу, быстро формировать различные формы отчетности, оперативно вести учет движения кадров. Существуют общепризнанные методики оценки состояния персонала, учитывающие различные коэффициенты соответствия занимаемой должности, что позволяет автоматизировать работу по подбору персонала и выбору претендентов на должность.

Что необходимо предпринять, чтобы сотрудник лучше выполнял свои обязанности? Может быть, он уже "перерос" свою должность и его необходимо продвинуть по карьерной лестнице или направить на обучение? Если собрать данные по нескольким сотрудникам (по кассирам, товароведам), то можно оценить, чего всем им не хватает, и потратить деньги именно на эту позицию. У руководителей нередко наибольший интерес вызывает все, что касается учета рабочего времени. В том или ином объеме подобные блоки есть практически во всех системах комплексной автоматизации и в специализированных решениях по управлению персоналом. Отличие последних — в расширенных возможностях. Типов анализа учетного времени множество, здесь можно учитывать не только посещаемость, но и виды болезней, отпусков, ночное время и т.д. Востребовано в торговле и планирование структурной организации подразделений и составление штатных расписаний, причем многие вопросы рассматриваются не только в статике, но и в динамике по принципу: "что будет, если...". На состояние персонала влияют многие факторы, анализ которых и позволяет системе предлагать руководству спектр управляющих воздействий. Система предлагает действия, заранее просчитывая результат и сравнивая его с теми ожиданиями, которые были запланированы. Большие работы ведутся разработчиками и по реализации систем мотиваций персонала.

Многообразие аналитических отчетов ограничивается только объемами учитываемых в системе параметров. В системе могут реализовываться как традиционные OLTP-отчеты, строящиеся с использованием данных, с которыми непосредственно работает информационная система, и отнимающие много времени и аппаратных ресурсов, так и более прогрессивные OLAP (Online Analysis Processing) отчеты. "OLAP-отчеты позволяют в любой момент времени получать информацию по любому сочетанию показателей шкал и любым фактическим данным при высокой оперативности процесса, — говорит менеджер программных продуктов департамента разработки и внедрения компании "РБК СОФТ" Александр Мираков. - У пользователя остается возможность постоянно добавлять как шкалы, так и фактические показатели. Например, OLAP-отчет по персоналу представляет собой некий информационный куб, в который закладывается все многообразие данных по присутствию на рабочем месте, изменению штатного расписания, эффективности работы и т.д. Пользователю остается только путем перетаскивания мышью определенных колонок или полей моментально создавать для себя любые необходимые отчеты".

Главное — индивидуальность

Практически все внедренные программные продукты несут на себе печать индивидуальности заказчика. Системы управления персоналом — не исключение. Особенности организационной системы заказчика проявляются в том, что настроенный продукт становится в какой-то степени уникальным. Некоторые полагают, что в рознице эти особенности проявляются недостаточно сильно и что индивидуальные настройки модулей управления кадрами - это больше удел торгово-закупочных компаний, где уникальность бизнес-процессов приводит и к уникальности функций персонала. Однако даже если рассмотреть систему мотиваций, то здесь для каждой розничной структуры можно увидеть множество свойственных только ей особенностей. Поэтому говорить о стандартизации решений по управлению персоналом нередко оказывается некорректно. Если что-то необходимо заказчику и при этом оно отсутствует в базовом функционале, разработчик дорабатывает ПО до нужного уровня. "Конкурентные преимущества появляются за счет нестандартных действий, которые не всегда могут быть учтены в базовых версиях, - говорит генеральный директор компании "АиТ СОФТ" Владимир Акимов. — Степень индивидуальности программного решения зависит как от особенностей бизнес-процессов на предприятии, так и от пожеланий заказчика. Причем эти пожелания нередко появляются уже на этапах внедрения и последующего сопровождения продукта. И это естественно: предприятия развиваются, реструктуризуются, появляются новые задачи оптимизации работы персонала внутри магазина, которые необходимо отразить в системе".

Интеграция и внедрение

Если ПО для управления персоналом существует в виде отдельного программного продукта, то оно интегрируется в финансово-производственную систему предприятия. Технологии построения шлюзов для подобной интеграции уже давно отработаны, хотя и здесь иногда возникают проблемы, особенно в тех ситуациях, когда необходимо транслировать данные в бухгалтерские программы. Автоматизируя свои предприятия, многие руководители стараются сохранить уже имеющиеся бухгалтерское ПО, опасаясь, что переучивание бухгалтерии может привести к сбоям в работе. Системные интеграторы к этому привыкли, и подобное пожелание заказчика не вызывает у них удивление. Единственное, на что они советуют обратить особое внимание, так это модуль расчета заработной платы. Здесь многие разработчики советуют передоверить эти функции специализированному ПО по управлению персоналом. "Вычислительный модуль кадровых систем — часть комплексного решения по управлению персоналом, поэтому расчет заработной платы лучше осуществлять на нем, — говорит старший менеджер по маркетингу Департамента систем управления персоналом компании “АйТи” Андрей Бочкарев. - Конечно, можно создать механизмы трансляции данных из кадровой программы в другую систему где будет производиться расчет зарплаты, но мы рекомендуем нашим клиентам рассчитывать зарплату в комплексной программе по работе с персоналом, а уже оттуда готовые данные направлять в финансовую систему. Это позволит избежать ненужных ошибок, упростит процедуру расчета и облегчит процедуру стыковки данных при последующих обновлениях систем". Интеграция специализированного ПО может происходить не только с имеющимися программными продуктами, но и с внешними аппаратными комплексами — сканерами и кассовыми узлами, карточной системой, контролирующей посещаемость сотрудников и т.д.

Легкость настройки и адаптации системы управления персоналом зависит от организационных особенностей предприятия. Небольшому магазину серьезных работ по внедрению не нужно, он обойдется минимальными настройками, исходя из своих потребностей. Крупной же торговой сети или оптовой компании потребуется поэтапное внедрение каждого модуля программы с детальным тестированием и доработкой необходимого функционала.

Усложнение систем управления персоналом идет очень быстро. Люди быстро осваивают определенную функциональность и хотят получить что-то качественно новое. Перед разработчиками ставятся все время новые и новые задачи, которые решаются путем появления дополнительных модулей и расширения возможностей системы. Можно сказать, что мы находимся в начале большого пути, когда многолетний багаж теоретических наработок, касающихся управления кадрами, начинает воплощаться в конкретных программных продуктах.

Центральный федеральный округ