In English

И управленческий документооборот

15.05.2003, Зотова Татьяна
Издание: Сетевой
Интервью с руководителем информационной службы компании "Бука" Вячеславом Алпатовым.

Когда бизнес оказывается успешным и его рост принимает взрывной характер, перед компанией -особенно если первоначально она была небольшой -встает проблема обеспечения управляемости. Одни предприятия пытаются решить ее по старинке - посредством найма дополнительных сотрудников, осуществляющих функции контроля исполнительской дисциплины, а другие, настроенные более прогрессивно, выбирают путь системной автоматизации.

ИНТЕРВЬЮ С CIO

Именно так поступило руководство хорошо известной на российском ИТ-рынке компании "Бука", занимающейся изданием и дистрибуцией компьютерных игр и мультимедийных продуктов. О том, как в этой активно развивающейся компании создавалась система эффективного управления коллективной деятельностью, читателям "Сетевого" рассказывает руководитель информационной службы Вячеслав Алпатов.

Какими критериями вы руководствовались при выборе системы и что в конечном итоге выбрали?

В. А.: Компанию "Бука" с полным правом можно отнести к быстроразвивающимся: среднегодовые темпы роста продаже момента ее основания в 1993 году постоянно превышали 100%. Два года назад у нас работало примерно 15 человек, год назад - около 50, а сегодня - уже 80. Поскольку дела шли успешно и штат продолжал расти, на определенном этапе пришлось всерьез задуматься над вопросом обеспечения управляемости. Когда в компании 15 сотрудников, управление и контроль их деятельности - вполне посильная задача, поскольку почти всю необходимую информацию можно держать в голове: каждый занимается всем и знает, что делают остальные. Но при большом количестве персонала такая организация деятельности становится неэффективной, а порой и попросту невозможной: бизнес-процессы быстро выходят из-под контроля и начинается хаос. Обдумывая создавшееся положение, мы пришли к выводу, что введение специальных должностей типа "контролер поручений" для нас неприемлемо, и приняли решение о системной автоматизации. Мы понимали, что прежде чем остановить свой выбор на каком-либо программном продукте, нужно полностью упорядочить бизнес-деятельность, и поэтому начали с реструктуризации компании: стали по-новому формировать отделы и перераспределять работы, стараясь максимально четко выстроить бизнес-процессы. Они оказались столь многочисленными и сложными, что только их описание заняло около 100 страниц.

Проблема организации управления работой офиса имела для нас два аспекта. Первый был связан с автоматизацией делопроизводства и документооборота, второй - с управлением проектами. Одно из основных направлений бизнеса компании "Бука" - реализация сложных проектов по разработке собственных и локализации зарубежных компьютерных игр, причем в рамках этих работ нередко задействуются повторяющиеся потоки. Как известно, подобные задачи успешно решают системы, относящиеся к классу workflow, но использовать их можно лишь в том случае, если в организации существуют жестко прописанные бизнес-процессы, к тому же они ориентированы в основном на крупные распределенные компании и стоят недешево. Поскольку нас это не устраивало, мы пошли другим путем: решили выбрать готовую систему в области автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ), но такую, чтобы возможности и платформы, и самого продукта позволяли в дальнейшем расширять ее, постепенно охватывая все имеющиеся задачи, связанные с автоматизацией управления работой офиса нашей компании в соответствии с ее спецификой.

Мы довольно быстро поняли, что выбирать нам фактически придется между платформами Lotus и Microsoft. В пользу последних говорила их интеграция с Microsoft Office. Но так как мы изначально ориентировались на самостоятельное внедрение и последующее развитие системы своими силами, от решений Microsoft пришлось отказаться. Все они являются либо закрытыми, а значит, реализацию нужных нам дополнительных функций нужно заказывать их разработчикам, либо расширяемыми на базе платформ SharePoint или BizTalk - и тогда по стоимости приближаются к workflow-сис-темам. Что же касается систем автоматизации ДОУ на платформе Lotus, то они, как мы убедились, оказались не только более законченными решениями с точки зрения "промышленного" использования, но и более функционально полными. К тому же они поставляются в исходных кодах, что нам и требовалось. Среди таких систем мы остановили свой выбор на "БОСС-Референт" компании "АйТи", поскольку было очевидно, что ее структура позволит нам без каких-то значимых усилий расширять ее, в том числе и в направлении управления проектами.

С какими проблемами вам пришлось столкнуться в процессе развертывания системы?

В. А.: Способность системы к дальнейшему развертыванию и расширению была для нас одним из главных критериев, но не менее важным было условие самостоятельного осуществления наших планов. Практика подтвердила, что мы верно оценили "исходный материал" и собственные возможности. Сервер Lotus Domino мы "подняли" за день, и также за день запустили модуль "Поручения". Вообще же про систему "БОСС Референт" могу сказать, что она развертывается легко: например, на инсталляцию ее новой версии мы потратили всего 15 минут. При этом никакой особой квалификации не требуется - нам оказалось достаточно в течение трех недель (в общей сложности) прослушать курсы компании "АйТи" по администрированию системы Lotus Domino/Notes, разработке приложений на этой платформе, а также курс по внедрению "БОСС-Референта".

Следующим после "Поручений" мы запустили модуль "Канцелярия". На его отладку ушло два дня: в первый мы наладили регистрацию входящих документов компании, во второй - исходящих.

Трудности с которыми нам пришлось столкнуться при развертывании системы "БОСС-Референт", носят исключительно организационный характер и были напрямую связаны с уточнением бизнес-процессов. Например, после запуска модуля "Поручения" у нас возникла потребность в дополнительной функции, которая позволила бы исполнителям отправлять авторам поручений запросы на изменение срока их выполнения или на их отмену, и технически реализация этой дополнительной функции проблемы не составила. Модуль "Согласования" был запущен быстро, но после запуска еще целый месяц пришлось заниматься отработкой маршрутов согласования документов (т.е. соответствующих бизнес-процессов) внутри компании. Зато сегодня они идут в рабочем режиме полным ходом.

Не секрет, что при внедрении новой системы автоматизации на первых порах нередко наблюдается ее неприятие какой-то частью сотрудников - людям всегда нужно время, чтобы привыкнуть к новому интерфейсу и порядку действий. У нас в "БОСС-Референте" первым начал работать генеральный директор и потребовал того же от начальников подразделений, а те, в свою очередь, установили, чтобы все поручения отдавались только через эту систему и, таким образом, хочешь - не хочешь, но осваивать ее пришлось всем сотрудникам. Главная трудность для них состояла в переходе от привычного Outlook к почтовой системе Lotus Notes. Однако уже начавшийся в нашей компании перевод рабочих мест на шестую версию Lotus Notes, где Outlook является клиентом в составе модуля (Notes, должен эту проблему снять. Кроме того, мы разработали (вот в чем одно из достоинств этого решения - оно очень легко расширяется!) специальную базу "Регламенты и процедуры в "БОСС-Референте"", в которой описано, что и как нужно делать при работе в системе, а на основе стандартной базы "Конференция" запустили конференцию по проблемам ее освоения.

Что вы можете сказать о результатах внедрения?

В. А.: Процесс эксплуатации системы "БОСС-Референт" в "Буке" сегодня проходит начальный этап, и тем не менее польза от ее развертывания уже видна. Прежде всего у нас упорядочилась работа с документами и, можно сказать, появился реальный документооборот. При этом документы не только перестали теряться, но и действительно стали доступны всем, кому это нужно. Появилось такое понятие, как разграничение доступа, которого раньше не было (как и во многих других организациях, до внедрения системы у нас на сервере в одной куче хранились все документы - от суперсекретных до вовсе не секретных и попросту ненужных). Заработала система контроля исполнения поручений, так что исполнители поручений уже не могут сослаться на забывчивость, и в то же время у них появилась возможность объективно аргументировать отказ от их выполнения или сдвиг сроков ввиду перегруженности.

Изменилось также качество работы ряда структур. Например, у нас в компании существует экспертный совет, задача которого - принятие решений по разработке игр. Раньше он собирался не очень регулярно, а его резолюции никак объективно не обосновывались и не оформлялись. Теперь же в связи с развертыванием системы и необходимостью все документировать в рамках соответствующего бизнес-процесса этот совет стал реально действующим органом, все решения которого приобрели обоснованность в результате расчетов прибыльности и работы с финансовыми документами.

Кроме баз данных из типовой поставки системы "БОСС-Референт" мы создали и множество собственных БД: "Регистрация звонков" и "Архив CD-ROM", "Библиотека", в которой отражен весь лицензионный софт, и "Сопровождение", куда вносятся заявки для технической службы (например, на закупку техники), сведения о выявленных ошибках и предложения по модификации наших продуктов (на основании этих данных я сразу могу выдавать соответствующие поручения), а также специальную базу по всем изменениям, вносимым в систему.

Какие возможности системы привлекли особое внимание?

В. А.: В системе "БОСС-Референт" есть модуль "Контроль договоров", который позволяет вести учет всех существующих в организации договоров, фиксировать обязательства по ним (в том числе платежные) и отслеживать их реальное выполнение, планируя и контролируя соответствующие события. Вполне естественно, что в первую очередь этот модуль был использован для хранения договоров. Договора у нас готовят и согласовывают восемь продюсеров, все менеджеры по продажам и все начальники отделов (всего около 40 человек), причем только с разработчиками программ компания заключает около 40 договоров в год, а есть еще и дилерские договора (у "Буки" 8,5 тыс. дилеров по всей России), договора на рекламу, множество хозяйственных договоров... С запуском этого модуля, являющегося одной из централизованных баз системы, наши технические проблемы с согласованием или поиском договоров остались в прошлом.

Кроме того, данный модуль вполне можно рассматривать как основу для построения нашей собственной подсистемы ведения проектов. С построением такой подсистемы у нас связаны большие надежды: мы уже начинаем "подцеплять" к ней информацию по договорам, связанным с разработкой и локализацией продуктов - для этой деятельности характерна многоэтапность, причем в рамках каждого этапа нужно контролировать множество различных событий. Для удобства работы мы решили создать большое меню, описывающее все этапы и события, - с помощью галочек в нем можно будет задавать конкретный список событий для данного договора, и каждому ответственному за эти события подсистема будет рассылать необходимые уведомления. Весьма удобно, что такая организация позволяет нам прикинуть, какую выручку можно ожидать до конца соответствующего планового периода, и мы уже начали подключать к ней менеджеров по продажам, которым она поможет отслеживать платежи. Для повышения функционально-1 сти этого модуля как подсистемы управления проектами мы собираемся реализовать возможность автоматического сдвига сроков выполнения этапов по договорам, когда одним нажатием кнопки вся необходимая информация будет расходиться по всем спискам рассылки.

Если можно, несколько слов о планах и перспективах...

В. А.: Помимо автоматизации управленческого документооборота и управления проектами мы планируем с помощью "БОСС-Референта" поставить работу в области автоматизации технологического документооборота. Как подсчитали наши специалисты, в компании существует восемь видов технических документов, которые относятся к сфере ответственности менеджеров по продуктам (пример: руководство к компьютерной игре) и должны накапливаться в соответствующих базах данных.

Что же касается развития системы управления работой офиса, то впоследствии уже средствами Lotus Domino/Notes мы планируем создать шлюз между "БОСС-Референтом" и разработанным на MS SQL-Server сайтом компании с целью автоматической публикации на нем новостей и некоторой внутренней информации, а также осуществить интеграцию этой системы с внедряемой в компании КИС "Парус". Последнее позволит загружать из "БОСС-Референта" в "Парус" зарегистрированные договора и акты и обрабатывать их в КИС как финансовые документы, а также при работе в "БОСС-Референте" использовать справочники контрагентов, находящиеся в системе "Парус". В конечном итоге все это позволит нам достичь главной цели - создать корпоративную систему информационного обмена, обеспечивающую полноценное управление коллективной работой сотрудников компании.

Центральный федеральный округ