In English

Как построить систему эффективного управления коллективной работой

26.06.2003, Бутенко Игорь
Издание: CIO
Когда бизнес оказывается успешным и его рост принимает взрывной характер, перед компанией -особенно если первоначально она была небольшой — встает проблема обеспечения управляемости. Многие организации решают ее путем найма дополнительных сотрудников, которым поручается выполнение функций контроля исполнительской дисциплины. Иным путем решило пойти руководство компании “Бука”, занимающей ныне лидирующие позиции в России среди издателей и дистрибьюторов компьютерных игр и мультимедийных продуктов. По словам Вячеслава Алпатова, руководителя информационной службы этой компании, введение специальных должностей типа “контролер поручений” для нее было неприемлемым, и в “Буке” встали на путь четкого описания и отладки бизнес-процессов компании и выбора программного решения, способного обеспечить эффективное развитие системы автоматизации управления коллективной работой сотрудников.

Выбор фактически оказался безальтернативным. “Среднегодовые темпы роста продаж нашей компании с момента ее основания в 1993 г. существенно превышали 100%, - рассказывает г-н Алпатов, — и если еще два года назад в ней работало всего лишь около 15 человек, год назад - около 50, то сейчас - уже 80. Это привело к тому, что в прошлом году перед нами во весь рост встала проблема обеспечения управляемости. Компания с 15 сотрудниками может работать так, что всю необходимую информацию они держат в голове, все занимаются всем и каждый знает, что делают остальные. Но компанию с большей численностью при подобной организации работы ждут нелегкие времена, поскольку с ростом числа сотрудников бизнес-процессы (точнее, их прообразы) быстро выходят из-под контроля и начинается хаос. Поэтому мы начали реструктуризацию компании: стали по-новому формировать отделы, перераспределять работы и четко описывать бизнес-процессы. Они оказались столь многочисленными и сложными, что их описание заняло около 100 страниц.

Естественно, без автоматизации такой сложной системы бизнес-процессов управлять работой компании и обеспечивать согласованные действия ее сотрудников невозможно, и перед нами встал вопрос о выборе подходящей системы автоматизации. При этом проблема организации управления работой офиса для нас имела два аспекта. Первый связан с автоматизацией делопроизводства и документооборота, второй — с автоматизацией управления проектами”.

Одно из основных направлений бизнеса “Буки” — это реализация ряда сложных проектов, связанных с разработкой собственных компьютерных игр и локализацией зарубежных, в рамках которых проводятся некоторые повторяющиеся потоки работ. Как известно, подобные задачи успешно решают системы, относящиеся к классу workflow, и, естественно, в компании обратили внимание прежде всего на них. Однако использовать такие системы можно лишь в том случае, если в организации существуют жестко прописанные бизнес-процессы, а кроме того, подобные системы ориентированы в основном на крупные распределенные организации, и цена их весьма высока. Поэтому в “Буке” было принято решение идти иным путем: выбрать для начала готовое решение в области автоматизации ДОУ, причем такое, чтобы возможности и платформы, на которой оно реализовано, и самой системы позволяли расширять ее, постепенно решая все имеющиеся задачи, связанные с автоматизацией управления работой офиса компании в полном соответствии с ее спецификой. “Мы достаточно быстро поняли, — говорит г-н Алпатов, — что фактически нам придется делать выбор между решениями на платформе Lotus и решениями на платформе Microsoft. В пользу последних говорила их интеграция с Microsoft Office. Однако мы изначально ориентировались на самостоятельное внедрение и последующее развитие системы своими силами, и от систем на платформе Microsoft пришлось отказаться — все они являются либо закрытыми решениями, и, значит, реализацию нужных нам дополнительных функций нужно заказывать их разработчикам, либо расширяемыми решениями на базе платформ SharePoint или BizTalk, но при этом их цена оказывается сравнимой с ценой workf low-систем.

Что касается систем автоматизации ДОУ на платформе Lotus, то мало того, что они оказались и более законченными решениями с точки зрения их „промышленного" использования, и более функционально полными, они и поставляются в исходных кодах. Среди таких систем мы остановились на системе „БОСС-Референт" компании „АйТи", поскольку структура этой системы такова, что позволяет без каких-то значимых усилий расширять ее, в том числе и в сторону управления проектами”.

Проблемы с развертыванием системы? — Только организационные

Поскольку возможность самостоятельного развертывания и расширения системы автоматизации была для “Буки” одним из главных критериев ее выбора, интересно посмотреть, сколько сил на реализацию этой идеи ей реально пришлось потратить. “Сервер Lotus Domino мы вдвоем „подняли" за день, - отвечает на этот вопрос г-н Алпатов, — и также за день запустили модуль „Поручения" системы „БОСС-Референт". (Эта система вообще легко развертывается: например, инсталляция ее новой версии потребовала всего лишь 15 минут.) Притом никакой особой квалификации не требуется — нам, например, оказалось достаточно в течение двух недель прослушать курсы компании „АйТи" по администрированию системы Lotus Domino/Notes и разработке приложений на этой платформе, а также курс по внедрению системы „БОСС-Референт".

Следующим мы запустили модуль „Канцелярия", причем за один день наладили регистрацию входящих документов компании, а за второй — регистрацию исходящих. Корреспонденции у нас много — это и письма потребителей, и переписка с банком, с дистрибьюторами, со СМИ, и с нашими потенциальными и действующими партнерами. Одних только входящих документов, требующих регистрации, за вычетом разнообразного спама у нас получается в день около 50. Большая их часть приходит по электронной почте, и чтобы они автоматически попадали в модуль „Канцелярия", мы прописали его в системе как почтовую базу”.

Но все же главная задача, которая решалась в “Буке” развертыванием системы “БОСС-Референт”, - это постановка работы офиса, для чего необходимо наладить внутренний документооборот. Что за внутренний управленческий документооборот может быть у компании, занимающейся созданием компьютерных игр? Да тот же самый, что и в любой другой организации, - разнообразные приказы по компании, должностные инструкции сотрудников, правила трудового распорядка, повестки дня заседаний ее правления и принятые им решения, информация об объектах инженерного и хозяйственного назначения, договора... Всю эту информацию нужно было упорядочить и занести в соответствующие базы данных (БД), и сегодня она в той или иной степени в систему уже введена.

Как это обычно бывает при внедрении любой новой системы автоматизации, в компании возникла проблема первоначального отторжения системы частью ее сотрудников — всегда требуется время, чтобы привыкнуть к новому интерфейсу и порядку действий. Но первым в “БОСС-Референте” начал работать генеральный директор и заставил то же самое сделать начальников подразделений, а те, в свою очередь, установили, что все поручения будут отдаваться только через эту систему. Значит, хочешь не хочешь, а осваивать работу в системе приходится всем сотрудникам компании. “Главная трудность для них, — поясняет г-н Алпатов, — состоит в переходе от привычного Outlook к почтовой системе Lotus Notes”.

Первые результаты: польза — ощутимая

Процесс эксплуатации системы “БОСС-Референт” в “Буке” сегодня находится только на начальном этапе, и тем не менее зримая польза от ее развертывания уже видна. Вот что рассказывает об этом г-н Алпатов: “Прежде всего, у нас упорядочилась работа с документами и, можно сказать, появился реальный документооборот. При этом документы перестали теряться и стали действительно доступны всем, кому это нужно, — появилось такое понятие, как разграничение доступа к документам, которого раньше не было (как и во многих других организациях, до внедрения системы у нас на сервере была „большая помойка", где в одной куче хранились все документы, от суперсекретных до вовсе не секретных и попросту ненужных).

Заработала система контроля исполнения поручений, и теперь нельзя сослаться на забывчивость, но в то же время и у исполнителей поручений появилась возможность объективно аргументировать отказ от их выполнения или сдвиг их сроков ввиду перегруженности.

Изменилось и качество работы ряда структур. Например, у нас в компании существует экспертный совет, задача которого - принятие решений о разработке игр. Раньше он собирался не очень регулярно, а его решения никак объективно не обосновывались и не оформлялись. Теперь же в связи с развертыванием системы и необходимостью документировать принимаемые решения в рамках соответствующего бизнес-процесса — это реально действующий орган, все решения которого приобрели обоснованность в результате расчетов прибыльности и работы с финансовыми документами.

Кроме развертывания БД, существующих в типовой поставке системы „БОСС-Референт", с целью постановки работы офиса мы создали и множество своих БД, например базу „Регистрация звонков"; базу „Библиотека", за которой у нас закреплен и весь лицензионный софт, и „Архив CD-ROM"; базу „Сопровождение", в которую вносятся заявки на работы сотрудников технической службы и на закупку техники, а также выявленные ошибки в наших продуктах и предложения по их модификации (из нее я сразу могу выдать соответствующие поручения); а заодно и специальную базу по всем изменениям, которые мы вносили в систему”.

От управленческого документооборота — к управлению проектами. Далее — везде

В системе “БОСС-Референт” есть модуль “Контроль договоров”, который позволяет вести учет всех существующих в организации договоров, фиксировать обязательства по ним (в том числе обязательства по платежам) и отслеживать их реальное выполнение, планировать и контролировать события по этим договорам. Естественно, прежде всего он был использован для хранения договоров. Договора в компании готовят и согласовывают восемь продюсеров, все менеджеры по продажам и все начальники отделов (всего около 40 человек), причем только с разработчиками программ компания заключает около 40 договоров в год, а есть еще и дилерские договора (у “Буки” 8,5 тыс. дилеров по России), договора на рекламу, множество хозяйственных договоров... Теперь с запуском этого модуля, являющегося одной из централизованных баз системы, проблемы с согласованием договоров или с поиском какого-либо договора и ознакомлением с его текстом остались в прошлом.

Мало того, в “Буке” на этот модуль обратили особое внимание как на возможный прообраз своей подсистемы ведения проектов.

“Если сравнивать базу „Контроль договоров", например, с Microsoft Project как с системой планирования и контроля выполнения проектов, - говорит г-н Алпатов, - то ее достоинством является то, что она способна напоминать о соответствующих событиях, и мы связываем с этой подсистемой большие надежды. Мы уже начинаем „подцеплять" к ней информацию о работах по договорам, связанным с разработкой и локализацией продуктов -соответствующие работы имеют большое число этапов, в рамках которых нужно контролировать множество различных видов событий. Для удобства работы мы решили создать большое меню, описывающее все возможные этапы и события, в котором галочками можно будет задавать конкретный список событий для данного договора, и каждый ответственный за определенное событие будет получать необходимые уведомления, рассылаемые этой подсистемой. Кроме всего прочего, она позволяет прикинуть, какую выручку можно ожидать до конца соответствующего планового периода, и мы уже начали подключать к ней менеджеров по продажам, которым она поможет отслеживать платежи.

А для повышения функциональности этого модуля как подсистемы управления проектами мы собираемся реализовать возможность автоматического сдвига сроков выполнения этапов по договорам, когда одним нажатием кнопки вся необходимая информация будет расходиться по всем спискам рассылки, Все это, конечно, в некоторой степени проектная работа, но реализуемая своими силами”.

Однако в “Буке” не ограничиваются автоматизацией управленческого документооборота и управлением проектами с использованием системы “БОСС-Референт” — здесь с ее помощью планируют поставить работу и в области автоматизации технологического документооборота. Например, как подсчитали специалисты, в компании существует восемь видов технических документов, которые относятся к сфере ответственности менеджеров по продуктам и должны накапливаться в соответствующих БД (пример — руководство к компьютерной игре).

Но и это не все, что касается развития системы управления работой офиса, - далее, уже средствами Lotus Domino/Notes, запланировано создать шлюз между “БОСС-Референтом” и разработанным на MS SQL Server сайтом компании с целью автоматической публикации на нем новостей и некоторой внутренней информации, а также осуществить интеграцию этой системы с внедряемой в компании КИС “Парус”. Последнее позволит загружать из “БОСС-Референта” в “Парус” зарегистрированные договора и акты и обрабатывать их в КИС как финансовые документы. Кроме того, такая интеграция позволит, работая в “БОСС-Референте”, использовать справочники контрагентов, находящиеся в системе “Парус”. “Все это в итоге, — говорит г-н Алпатов, — позволит достичь поставленной цели - создать корпоративную систему информационного обмена, обеспечивающую полноценное управление коллективной работой сотрудников компании”.

Центральный федеральный округ