In English

АйТи-Университет: системный подход к автоматизации вуза

26.03.2009, Гореткина Елена
Издание: PC Week

АйТи-Университет: системный подход к автоматизации вуза
Информационные и коммуникационные технологии используются в образовании уже давно, но раньше этот процесс развивался стихийно, без комплексного подхода к автоматизации. В результате подготовка специалистов выполнялась на основе устаревших технологий, а современные информационные системы (ИС) почти не применялись. В последние годы в связи с увеличением финансирования у российских вузов появились возможности для реформирования технического и информационного обеспечения учебного процесса, а следовательно, и для повышения качества образования.

Одним из путей решения этой задачи является внедрение комплексной информационной системы, которая позволит автоматизировать все направления деятельности учебного учреждения. У такой системы есть ряд особенностей, отличающих ее от других ИС. Поэтому для автоматизации работы вуза подходит далеко не любое, а специализированное ИТ-решение.

Компания АйТи разрабатывает и развивает такую систему уже более десяти лет и все эти годы занимается ее внедрением. На проходившей недавно конференции «Информационная система инновационного вуза — 2009» специалисты группы АйТи поделились накопленным опытом.


Особенности внедрения

Александр Федин, директор департамента топливных и смарт-систем компании АйТи, рассказал о ряде общих проблем, выявленных в ходе общения с вузами. Главная из них — использование разнообразных систем, не интегрированных между собой. Это приводит к многократному вводу одних и тех же данных, за счет чего увеличивается вероятность появления ошибок, осложняет получение актуальной информации и в результате затрудняет управление учебным процессом.

Решить данную проблему позволит системный подход к автоматизации. В АйТи под этим подразумевают выстраивание концепции внедрения ИС, охватывающей все основные процессы учебного заведения. «Мы понимаем, что приходим не на пустое место: в любом вузе уже есть свои решения, построенные на основе коммерческих продуктов и собственных наработок. Их необходимо интегрировать между собой, чтобы исключить многократный ввод данных и обеспечить синхронизацию и актуализацию информации во всех системах»,— объяснил Александр Федин.

Для этого сначала проводится обследование вузовской ИС и разрабатывается концепция, которая дает представление о том, как всё должно быть в идеале. Потом в нее можно будет вносить коррективы, но такой подход позволит учесть особенности каждого вуза и понять, что хочет получить заказчик в перспективе. Во избежание недоразумений все требования следует оформить в виде технического задания, чтобы по окончании проекта проверить, соответствует ли внедренная система тому, что было запланировано.

Следующий этап — выбор ПО — также выполняется на основе технического задания. Здесь есть два варианта: самостоятельная разработка или настройка готовых программных продуктов. «Вузы значительно отличаются друг от друга по масштабам деятельности и сложившимся процессам,— сказал Александр Федин. — Поэтому мы считаем, что следует подбирать определенные подсистемы, необходимые данному учебному заведению, а затем интегрировать и дорабатывать их, выстраивая комплексное решение».

В ходе внедрения обычно организуется обучение пользователей, а завершенный проект требует развития. «Чтобы результат был положительным, нужно соблюдать эти принципы,— подчеркнул Александр Федин. — Именно так формируется концепция проекта, направленная на использование наших продуктов, имеющихся в вузе решений и систем других поставщиков».

Многомодульная система

В системе АйТи-Университет задача интеграции решается за счет использования единого хранилища данных, которое позволяет собирать самую разнообразную информацию и объединять различные программные средства с другими продуктами (см. рисунок).

Вторая важная особенность АйТи-Университета — модульность. Выбирая нужные подсистемы, в вузе может быть выстроено оптимальное решение в соответствии с его задачами.

К базовым модулям АйТи относит средства, обеспечивающие контроль доступа и управление им (СКУД), безналичную оплату услуг, управление работой библиотеки, информационное наполнение учебного процесса, учет и контроль материальных ресурсов, поддержку функций электронного деканата, использование многофункциональной карты.

Многофункциональная смарт-карта служит связующим звеном между разными подсистемами. С ее помощью ведётся персональный учет и предоставляются услуги студентам, преподавателям и другим сотрудникам вуза. Она является электронным читательским билетом в библиотеке, обеспечивает доступ к персональной информации, возможность безналичной оплаты сервисов и даже льготного проезда на транспорте. Существуют разные варианты реализации смарт-карты: электронный студенческий билет либо электронная метка в бумажном студенческом билете, которая может являться пропуском на территорию вуза, читательским билетом, платежным средством, зачетной книжкой и т.д.

Большое значение для вузов имеют вопросы безопасности. Система СКУД обеспечивает автоматический контроль доступа студентов, сотрудников и других лиц в помещения вуза. Она препятствует проходу посторонних на территорию учебного заведения, позволяет учитывать время, проведенное в его стенах, разделяет права доступа в отдельные помещения и выполняет многие другие функции. В качестве пропуска можно использовать смарт-карту.

На базе такой карты работает и подсистема безналичных расчетов. В данном случае карта выступает не только как персональный идентификатор, но и как платежное средство, функционирующее на основе электронных кошельков и различных платежных приложений. В системе АйТи-Университет платежные операции проводятся на POS-терминалах в режиме офлайн. На карте можно разместить до восьми электронных кошельков, что позволяет разделить деньги при оплате разных видов услуг. Безналичная форма расчетов по смарт-карте обеспечивает полный контроль за движением финансовых средств и снижает риск злоупотреблений.

Важную роль в учебном процессе играет библиотека. В АйТи-Университет входит модуль, который позволяет автоматизировать комплектование, систематизацию, категоризацию библиотечного фонда, поиск литературы, учет книг, их выдачу и возврат. Роль электронного читательского билета выполняет всё та же смарт-карта, а для учета и контроля используется технология радиочастотной идентификации (RFID) или штрих-кодирование. Можно также применять противокражные RFID-ворота, защищающие библиотечный фонд, если книги находятся в открытом доступе, или станцию самообслуживания для автоматизации выдачи и возврата литературы, позволяющую уменьшить очереди и снизить нагрузку на библиотекарей.

Под информационным обеспечением учебного процесса подразумевается формирование и интеграция информационных ресурсов вуза и представление доступа к ним. Подсистема состоит из двух функциональных комплексов — веб-портала вуза и информационных киосков. Портал позволяет обращаться через Интернет к учебной, административной и научной информации университета: внутренним и внешним новостям, расписанию занятий, заданий для студентов, результатам экзаменов, приказам, распоряжениям и т. д. Портал предоставляет широкие возможности для всех категорий пользователей. Так, преподаватели могут создавать страницы для публикации методических материалов, описаний курсов, информации к предстоящим занятиям, результатов тестов и экзаменов, различных файлов, видео и фотоматериалов. Для студентов — это сервис, позволяющий получать необходимую учебную информацию, обсуждать различные вопросы, в том числе и внеучебные. Для выпускников портал может стать связующим звеном с сокурсниками и преподавателями.

Система инфокиосков служит для оперативного получения информации. Доступ можно получить с помощью смарт-карты или ввода логина и пароля. В целом, через портал и инфокиоски можно просмотреть общую информацию о вузе, сведения о своей успеваемости, узнать расписание занятий, сформировать заявку и получить разрешение на сдачу и пересдачу экзаменов, оплатить обучение, услуги ксерокопирования, покупку литературы и т.д.

У вуза есть возможность уменьшить затраты на приобретение инфокиосков путём установки кофеинфокиосков. Такое устройство совмещает функции информационного обслуживания и продажи напитков. Его поставку и обслуживание выполняет вединговая компания, а вуз оплачивает только ПО компании АйТи и работу по интеграции этого оборудования с имеющейся ИС.

Современное учебное заведение обычно расположено в нескольких зданиях, а в учебных корпусах много аудиторий и других помещений. Поэтому инвентаризация становится актуальной задачей. Для ее решения предназначена подсистема учета и контроля материально-технических ресурсов, позволяющая отслеживать наличие этих ресурсов и их перемещение по территории вуза. В качестве инструмента используется технология RFID и (или) штрих-кодирование. Сотрудники с помощью считывателя меток или штрихкодов выполняют инвентаризацию, затем ее результаты автоматически сравниваются с данными в учетной системе и формируется соответствующий отчет. Такой подход позволяет контролировать содержание объектов на балансе, отслеживать их перемещение или отсутствие и тем самым эффективно управлять имуществом.

Главное направление деятельности вуза — организация учебного процесса, что невозможно без полноценной системы управления вузом. К классу таких систем относятся решения «Электронный деканат». Подсистема АйТи-Университет: Электронный деканат состоит из функциональных блоков, которые можно сочетать в любой комбинации, чтобы создать решение, соответствующее конкретным потребностям вуза. В решении предусмотрены средства для учета преподавательского состава, студентов и аспирантов, планирования учебного процесса (составление общих и индивидуальных расписаний для студентов и преподавателей, распределение аудиторий и т. д.), сбора сведений об успеваемости и их отображения в виде рейтингов, автоматического контроля платежей за обучение (за счет интеграции с бухгалтерской системой), организации коммуникаций между участниками процесса и поддержки дистанционного образования.


Гибкость и настраиваемость

Перечень основных подсистем АйТи-Университета иллюстрирует основное преимущество системы — ее гибкость. Наличие отдельных модулей позволяет вузу выбирать те компоненты, которые ему нужны, а затем дополнять и расширять свое решение. То, что каждый модуль в свою очередь включает ряд функциональных блоков, облегчает настройку отдельных подсистем под конкретные требования учебного заведения. И, наконец, возможность интеграции с уже имеющимися вузовскими ИС позволяет сохранить инвестиции, вложенные в автоматизацию учебного заведения.

Центральный федеральный округ