In English

Русла для финансовых документов

04.10.2012, Некрасова Елена
Издание: CIO

Компании, стремящейся быть конкурентоспособной на динамично развивающемся телекоммуникационном рынке, требуется регулярная оптимизация бизнес-процессов и сокращение времени на обработку информации. Достигнуть поставленных целей помогает система электронного финансового документооборота и архивирования.

Стратегия телекоммуникационного дискаунтера предполагает постоянную оптимизацию и повышение эффективности бизнес-процессов, в том числе процессов управления корпоративными финансами.

До недавнего времени компания «Теlе2 Россия» жила, как живет сегодня большинство географически распределенных компаний: в каждом филиале работали локальные бухгалтерии, которые хранили каждая свой бумажный архив финансовых документов. Для централизации этого хозяйства в «Теlе2 Россия» была разработана и принята к реализации концепция единого центра бухгалтерского и налогового учета. Создание Общего центра обслуживания (ОЦО) позволило не только сократить затраты на бухгалтерию, в том числе за счет сокращения персонала, но и повысить управляемость компании. При создании ОЦО специалистам компании пришлось пересмотреть и реформировать большое количество процессов, подпроцессов, сложившихся правил, практик, формальных или неформальных договоренностей. В частности, было выявлено, что в условиях быстрого роста бизнеса и объема документов исторически сложившийся автономный документооборот осложнял процессы взаимодействия филиалов и замедлял скорость реагирования на внешние обстоятельства всей компании. Концепция ОЦО требовала наладить процесс надежной транспортировки электронных документов из региональных филиалов в единый центр, расположенный в Центральной России. Для этого было необходимо внедрить ИТ-систему, которая передавала бы первичные финансовые электронные документы в финансовый центр и хранила их там.

Кастинг для систем

Большой объем документооборота и появление новых бизнес-процессов по мере организации работы ОЦО предопределил требования к такой системе: она должна быть комплексной и иметь функциональность ЕСМ (Enterprise Content Management). Комплексное решение должно решать три важные задачи:

  • создание системы для хранения и передачи электронных финансовых документов в финансовый центр, а также систем архивирования документов для других подразделений;
  • сокращение расходов благодаря увеличению производительности труда работников, занятых в документоемких бизнес-процессах;
  • увеличение скорости информационных потоков, увеличение эффективности взаимодействия между подразделениями компании.

Система должна была поддерживать одновременную работу не менее тысячи пользователей, находящихся в 40 регионах страны, обеспечивать высокую скорость работы с финансовыми документами, устойчивость и надежность при ежегодном приросте объема документов в компании до 10 млн экземпляров.

Функциональность ЕСМ-системы должна включать согласование и визирование документов, формирование отчетов, уведомления, группировку, управление учетными записями и правами доступа, оперативный доступ к данным. Система должна гарантировать соблюдение требований к информационной безопасности. Кроме того, при организации обмена документами с ОЦО должно выполняться пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему и гибкий атрибутивный поиск документов.

В качестве обязательных рассматривались возможности:

  • интеграции системы с другими информационными системами компании, а также интеграции с внешними ИС;
  • постоянного увеличения объемов хранимых документов и количества пользователей;
  • создания новых процессов и отчетов без привлечения интегратора;
  • наличия гибкого пользовательского интерфейса в системе (возможность его изменения без дополнительного программирования).

После тщательного анализа рыночных предложений было выбрано решение компании «Логика бизнеса 2.0» «Логика ЕСМ. Финансовые документы» с возможностью организации электронного хранилища документов на базе IBM FileNet и автоматизированного ввода первичных данных с помощью программного продукта ABBYY Recognition Server.

Три шага до финиша

Проект внедрения системы «Логика ЕСМ. Финансовые документы», стартовавший в апреле 2010 года и завершившийся в мае 2012 года, выполнялся в три этапа.

На первом этапе (апрель-июль 2010 года) была создана система электронного архива, который служит для хранения и передачи документов в ОЦО. Система позволяет производить пакетное сканирование и регистрацию файлов, полнотекстовое распознавание и загрузку в систему первичных финансовых документов. Из действовавшей в Tele2 системы электронного документооборота была проведена миграция данных в новое хранилище и выполнена интеграция со справочником контрагентов.

На втором этапе была выполнена замена прежней СЭД, работавшей на базе IBM Lotus Domino/ Notes, на ЕСМ-систему «Логика ЕСМ. Финансовые документы». «Мы создали систему визирования и авторизации документов, реализовали возможность оповещения сотрудников по электронной почте, - рассказывает директор ЕСМ-практики компании «Логика бизнеса 2.0» Георгий Подбуцкий. - Кроме того, были организованы электронный архив регистрационных форм абонентской службы и электронный архив документов для юридической службы. Замечу, что интеграция в процессы электронного документооборота системы визирования и авторизации документов в первоначальные планы проекта не входила. Однако логика новой бизнес-модели работы с финансовыми документами требовала данного функционала, поэтому было принято решение о расширении проектных планов. Таким образом, решение ABBYY Recognition Server обеспечивает автоматизированный ввод данных не только для финансовой, но и для юридической и абонентской служб компании «Теlе2 Россия». Сегодня система ежемесячно обрабатывает около 600 тыс. страниц. В следующем году в компании планируют увеличить этот объем более чем в два раза».

На третьем этапе проекта была проведена гибкая интеграция с финансовой системой компании, разработана система необходимой отчетности. Для удобства работы с бухгалтерскими документами система была доработана: финансовым специалистам компании обеспечена возможность получения информации о статусе платежа, автоматического добавления номера платежного поручения, расширен функционал визирования документов, появился ряд других возможностей.

Критическим фактором успеха проекта в «Теlе2 Россия» считают активную вовлеченность в него бизнес-подразделений. Как и в любом проекте внедрения ИТ-системы, формирующей единое информационное пространство компании, очень важно добиться слаженной командной работы бизнеса и ИТ. Задача ИТ-специалистов - грамотно интегрировать внедряемое решение в ИТ-инфраструктуру компании, чтобы система поддерживала «единую версию правды» и не содержала данных, противоречащих информации в других ИТ-решениях. «Информация должна вводиться в информационный ресурс один раз и затем плавно переходить из одной системы в другую, - отмечает руководитель проекта со стороны «Теlе2 Россия» Дмитрий Дворников. - Бизнес-пользователи не должны чувствовать дополнительную нагрузку от работы в таком сложном системном решении, их функции не должны дублироваться в разных ИС. Мы намеренно уделили много внимания взаимосвязи финансовых процессов с бизнес-процессами других подразделений компании. И такое позиционирование системы - как инструмента, ориентированного на сильные кросс-функциональные взаимосвязи, - позволило создать по-настоящему работоспособную и эффективную ИТ-систему».

Созданное решение предполагает, что в каждом филиале ответственный сотрудник (без специального бухгалтерского образования) вносит в систему скан-образы первичных финансовых документов. Специалист центра обработки - централизованной бухгалтерии - получает из системы уже распознанный и атрибутированный документ, проводит его проверку и проводку в бухгалтерской системе. Система «Логика ЕСМ. Финансовые документы» предоставляет широкие возможности для всех категорий сотрудников, работающих с финансовой документацией. Финансовым директорам, главным бухгалтерам и руководителям юридических служб система позволяет кардинально уменьшить вероятность ошибок в управленческом и налоговом учете, снизить риски штрафов за счет формирования полной и детальной картины состояния первичной финансовой документации. Сотрудники управленческих и производственных подразделений обеспечены эффективными инструментами работы благодаря регламентированному доступу ко всем необходимым финансовым документам. В целом компания обрела возможность существенно снизить затраты на обработку финансовых документов и исключить их потерю.

Каркас информационного пространства

В результате проекта в компании «Теlе2 Россия» создан инструмент для быстрого обмена бухгалтерскими и финансовыми документами между региональными отделениями и общим центром обслуживания. Внедренная ЕСМ-система рассчитана на одновременную работу не менее 1 000 пользователей, способна хранить и обрабатывать до 1 0 млн документов в год. Система «Логика ЕСМ. Финансовые документы» помогает специалистам компании отслеживать статусы документов, позволяет бухгалтерам ОЦО возвращать документы на доработку, менеджерам региональных компаний - контролировать работу сотрудников своих подразделений с первичными документами, своевременно предоставлять требуемую информацию в ОЦО.

Показательно, что в проектный комитет обращаются менеджеры подразделений компании, не связанных с финансовой деятельностью, с предложениями распространить действие системы на бизнес-процессы своих подразделений. Так, маркетологи организовали в системе базу данных маркетинговой активности компании, которая позволяет отслеживать лучшие практики, организовывать обмен знаниями между региональными филиалами. Для руководства компании такая инициатива «с мест» - индикатор того, что система служит не просто хранилищем финансовых документов, но представляет собой комплекс, который можно развивать дальше.

Созданное решение - не только система документооборота, оно служит системообразующим каркасом, который поддерживает бизнес-процессы компании, позволяет формировать и оптимизировать информационные потоки и связанные с ними процессы основной деятельности компании - а следовательно, повысить ее эффективность и конкурентоспособность, говорит Дмитрий Дворников. Идеология полной интеграции всех ИТ-решений, которые внедряются в компании, постоянно побуждает нас к тому, чтобы оптимизировать процессы работы с информацией. С этой точки зрения внедренная ЕСМ-система - не просто оптимальное хранилище документов, а информационный продукт, который позволяет реализовать более серьезные задачи по организации корпоративного информационного пространства, реализовать инновационные подходы к его формированию. Система очень емкая и хорошо масштабируемая, она позволяет достаточно гибко интегрироваться с информационными системами, функционирующими в компании. Совокупный эффект от проектов по созданию единого центра налогового и бухгалтерского учета и внедрения ЕСМ-системы в первую очередь выражается в ускорении бизнес-процессов, связанных с обработкой первичных документов, ускорением циркуляции внутреннего документооборота.

Один из значимых для компании результатов - существенное сокращение численности бухгалтеров на местах, работающих с первичными документами. «Использование внедренной системы позволило сократить трудозатраты сотрудников финансовых подразделений за счет исключения операций, связанных с ручной обработкой и копированием бумажных финансовых документов, а также уменьшить вероятность ошибок в управленческом и налоговом учете, приводящих к применению штрафных санкций со стороны государственных контролирующих органов», - перечисляет результаты проекта Дмитрий Дворников.

Решение «Логика ЕСМ. Финансовые документы» оказалось настолько удачным и позволило охватить такой широкий спектр бизнес-процессов компании, что руководство «Tele2 Россия» решило не форсировать вопрос о внедрении полнофункциональной ERP-системы. «Решения, которые мы сейчас реализуем совместно со специалистами «Логики бизнеса 2.0», содержат, по сути, функциональность будущей ERP-системы, - комментирует Дмитрий Дворников. - И наши нынешние инициативы с «Логикой ЕСМ» служат подготовкой к внедрению ЕКР. Вполне вероятно, что впоследствии нам не потребуется внедрять некоторые модули ERP, поскольку с помощью решения «Логика ЕСМ. Финансовые документы» нам удается выполнять разноплановые задачи, связанные с оптимизацией корпоративного информационного пространства и поддержкой ряда ключевых бизнес-процессов».

О компании «Теlе2 Россия»

Tele2 - одна из ведущих альтернативных телекоммуникационных компаний в Европе. Сегодня Tele2 обслуживает более 34 миллионов абонентов в 11 странах, предлагая услуги мобильной и фиксированной телефонии, широкополосного доступа в Интернет, кабельного ТВ. Tele2 всегда стремится предлагать самые низкие цены на рынке, которые сочетаются с хорошим качеством услуг и высококлассным абонентским обслуживанием.

В России компания работает c 2003 года и на текущий момент обслуживает более 21,5 миллиона абонентов в 37 регионах страны. Продуктовый портфель «Tele2 Россия» включает предложения как для физических лиц, так и для малого и среднего бизнеса.

Центральный федеральный округ