In English

Учет ПО в организации

10.09.2010, Воробьев Евгений
Издание: IT Expert

Почему важно вести учет ПО

Первое десятилетие нынешнего века можно охарактеризовать как эру лицензионного программного обеспечения в России. Организации активно инвестируют в приобретение и поддержку различного софта для нужд собственных информационных систем. И все чаще понимают, что программное обеспечение — нематериальный актив, который помимо приобретения требует грамотного учета и управления. Подобная трансформация в сознании обусловлена нарастающим вниманием к этому нематериальному активу, нуждающемуся во все большем финансировании. Со временем довольно часто компании теряют полный контроль над данным активом и, следовательно, все меньше могут отслеживать эффективность его использования. И параллельно с ростом организации эта ситуация усугубляется. Кроме того, есть еще одна немаловажная задача, которая заключается в необходимости подтверждения легальности используемого ПО, что часто становится камнем преткновения при проверках правоохранительных органов.

Поиск ответов на вопросы о том, как оптимизировать владение ПО, дает довольно впечатляющие результаты. Компания, а точнее сотрудник, перед которым поставлена эта задача, как правило, довольно быстро обнаруживает огромное количество решений. Ведь практически любой разработчик софта предоставляет своим заказчикам сразу несколько вариантов решений для учета ПО. (На Западе у производителей программного обеспечения этот рынок хорошо известен как SAM* — Управление программными активами.) Однако при более детальном анализе предложений компания очень часто либо путается в многообразии вариантов, либо осознает, что они не в полной мере соответствуют ее задачам. Поэтому вздох облегчения, который мог раздаться после первых шагов поиска, отчасти преждевременен.

Как решить проблему учета ПО сообразно с потребностями организации

Стандартное SAM-решение, по сути, является инструментом для выстраивания процессов управления лицензиями. К таким процессам относятся, например, инвентаризация, установка/удаление/обновление, хранение, сопоставление ПО и др. Причем специализированные решения позволяют объединить все эти процессы и настроить комплексное управление ими. Далее все зависит от внутренних задач самой организации, размера и структуры ее информационной системы. Например, для небольших компаний сама проблема управления лицензиями не актуальна в принципе. Как правило, вся лицензионная информация в подобных организациях сосредоточена у одного человека, который занимается и закупкой, и эксплуатацией ПО. Технические средства по автоматизации процессов управления лицензиями в данном случае будут лишними и затратными по времени. Достаточным и эффективным может оказаться ведение вручную Excel-файла, в котором представлен перечень имеющихся лицензий и прописаны сроки их действия. Однако в этой ситуации возникает проблема ресурсов — у ИТ-специалиста может не хватать как квалификации, так и времени для поддержки базы в актуальном состоянии. К тому же и затраты на автоматизированные средства учета ПО могут не вписываться в ИТ-бюджет компании.

На рынке трудно встретить бесплатные версии SAM-решений и еще труднее выбрать из них что-то подходящее по функционалу. Подобная бесплатная система, скорее всего, либо окажется ограниченной количеством рабочих мест (не более 10), либо сможет учитывать далеко не все виды ПО. Так, компания Microsoft в рамках своих услуг в области SAM предлагает заказчикам бесплатную программу для инвентаризации ПО — Microsoft Software Inventory Analyzer, позволяющую просканировать все компьютеры в локальной сети и собрать данные об имеющихся программных продуктах без установки программных агентов. При этом программа учитывает исключительно продукты Microsoft и работает в сетях, рассчитанных не более чем на 250 компьютеров. Результатом такой ситуации отчасти является рост востребованности сторонних консультантов, предлагающих услуги по разработке методик управления лицензиями.

Вопросы учета и управления ПО более актуальны для компаний среднего размера. В данном случае уже требуется автоматизация процессов инвентаризации и установки ПО, появляется бюджетирование. Если говорить о стандартных решениях поставщиков услуг в области SAM, то, к сожалению, тут уже нельзя не отметить их слабые места. Зачастую проекты по управлению лицензиями в таких компаниях сводятся к тому, что сопоставляется факт используемого ПО с имеющимися лицензиями и предлагается план долицензирования, исходя из выявленных потребностей заказчика. В лучшем случае дополнительно к указанным процедурам компании-заказчику предлагается внедрение несложных технических решений. И уж крайне редко затрагиваются бизнес-процессы, которые фактически и являются корнем всех проблем. Однако в этом сегменте рынка лучше обстоит ситуация с готовыми SAM-решениями. Здесь представлены не только программные продукты ведущих мировых поставщиков ПО, таких как IBM (продукт License Compliance Manager) и Microsoft (System Center Configuration Manager), но и решения нишевых игроков — Truconnexion (Auditpro), BDNA Corporation (BDNA Insight), Express Metrix LLC (Express Software Manager), Sassafras Software, Inc. (K2) и другие. Среди перечисленных наиболее распространен на российском рынке продукт Auditpro, позволяющий провести учет и инвентаризацию существующего ПО, сопоставить данные по ПО и лицензиям, представить их в виде подробных отчетов. Решение максимально эффективно для компаний среднего уровня. Из недостатков решения, с которыми могут столкнуться российские пользователи, нужно отметить отсутствие технической поддержки производителя на русском языке.

Указанные решения по управлению программными активами преимущественно являются продуктами зарубежных разработчиков и не в полной мере отражают специфику отечественных предприятий. Вот почему «АйТи», взяв за основу платформу одного из известных производителей (Microsoft System Center Configuration Manager), создала собственное решение, в которое постаралась включить весь востребованный рынком функционал и учесть особенности российских условий. В продукт также была заложена расширенная возможность интеграции с различными приложениями, использующимися в организациях. Кстати, последний момент практически не учитывается зарубежными разработчиками SAM.

Что важно сделать перед внедрением системы учета ПО

Очень важно понимать, что мало иметь просто хорошее техническое решение. Порой для достижения большего результата от внедрения SAM-системы требуется предварительно провести значительную работу в части создания или оптимизации внутренних бизнес-процессов, которые будут увязаны с системой управления лицензиями. Например, возвращаясь к закупкам, важно предельно ограничить «точки входа» лицензий в компанию и обеспечить отражение всей поступающей лицензионной информации в системе (также и с установкой ПО). И если внедрение технического решения — зона ответственности того или иного партнера, то выстраивание внутренних процессов — это задача, которую партнер и заказчик должны решать совместно. Поэтому выстраивание внутренних процессов и является самым важным, сложным и длительным этапом проекта по созданию качественной системы управления лицензиями, которым ни в коем случае нельзя пренебрегать.

Одним из ключевых факторов, учитываемых организацией при выборе того или иного решения и поставщика SAM-услуг, должен стать сам подход поставщика к пониманию потребностей заказчика и оценке реальной проблематики управления лицензиями.

----------------

*Software Asset Management (SAM) — индустриальный подход, который помогает контролировать затраты и оптимизировать инвестиции в ПО в масштабах всей организации и на всех стадиях жизненнго цикла ПО. Как постоянно функционирующий в организации процесс управления, SAM позволяет без дополнительных усилий понимать, чем вы владеете, где это находится, нет ли излишков. Полностью реализованный SAM план может помочь снизить затраты, улучшить безопасность и соответствие требованиями (законодательства, договорных отношений и т.п.) и также прогнозировать будущие потребности в ПО. SAM помогает также организациям точно оценивать затраты и получать выгоды от ИТ-проектов, что дает в итоге конкурентное преимущество.

Центральный федеральный округ