In English

СЭД в нефтегазовом комплексе

20.03.2011, Галкина Ольга
Издание: Нефть и капитал
Потребность в использовании современных ИТ-решений компаниями нефтегазового сектора обусловлена множеством факторов: географическими масштабами бизнеса, сложной разветвленной структурой, повышенными требованиями к безопасности, необходимостью соответствия мировым стандартам. Повседневная деятельность таких предприятий предполагает постоянную работу с большим объемом неструктурированных текущих документов, что делает крайне актуальным внедрение решений класса ECM (Enterprise Content Management), в том числе системы электронного документооборота (СЭД). 

Стоит отметить, что использование ЕСМ уже само по себе является весомым фактором в организации эффективного управления деятельностью любого предприятия. Однако наиболее актуально это для крупных и, конечно же, холдинговых структур. За счет создания внутри холдинга единого информационного пространства и обеспечения оперативного и комфортного взаимодействия между различными бизнес-подразделениями, топ-менеджмент получает четкую картину происходящего в компании и, следовательно, эффективный инструмент управления.

Внедрение СЭД как части ЕСМ-системы позволяет управлять входящими, исходящими и внутренними документами, организационно-распорядительной документацией, обеспечивает возможность регистрации договоров и поддержки существующих баз типовых документов. Каждый проект по внедрению СЭД уникален, и в обязательном порядке учитывает специфические особенности работы заказчика, в том числе сложившиеся схемы документооборота. А они, в свою очередь, в немалой степени зависят от отрасли, в которой работает организация.

В структуру практически любого крупного предприятия нефтегазового комплекса входят компании, занимающиеся разведкой и месторождений, добычей, переработкой и сбытом, а также осуществляющие различные сервисные операциями (финансы, логистика, строительство и т. п). И из этого, далеко не полного перечня уже вытекает главная отличительная особенность предприятий НГК — сложная распределенная структура. Поэтому необходимость взаимодействия дочерних компаний, которые занимаются, по сути, различными видами бизнеса, является основой требований к внедряемой системе электронного документооборота.

Другая особенность отрасли заключается в том, что нефтегазовые компании являются достаточно продвинутыми в плане информатизации бизнеса. На сегодняшний день подавляющее большинство из них обладают множеством современных информационных систем, активно задействованных в рабочем процессе, которые необходимо объединить в единое информационное пространство. Именно поэтому внедряемая СЭД должна иметь возможность интеграции с уже существующими автоматизированными системами, такими как IBM Content Manager, SAP, 1С, Microsoft Exchange, Active Directory, IBM OmniFind.

Такие решения на рынке есть. Например, компания «БОСС-Референт», входящая в ГК «АйТи» разработала ряд продуктов, способных обеспечить взаимодействие с различными бизнес-приложениями и позволяющих наладить обмен информацией между ними. За счет этого продукты «БОСС-Референт» удобно вписываются в корпоративную инфраструктуру предприятия и позволяют добиться взаимодействия между его подразделениями в наиболее удобном формате.

Безопасность — прежде всего

Использование большого количества информационных систем на предприятии повышает угрозу утечки конфиденциальных данных. Поэтому соответствие установленным в компании стандартам информационной безопасности и наличие актуальных действующих сертификатов, как правило, являются ключевыми требованиями заказчика при выборе СЭД.

Кроме того, в нефтегазовой отрасли четко прослеживается характерная тенденция в отношении использования электронной цифровой подписи (ЭЦП). ЭЦП гарантирует подтверждение авторства юридически значимого документа и его неизменность с момента подписи отправителем до прочтения адресатом. ЭЦП выдается сертифицированными удостоверяющими центрами, которые, как правило, являются сторонними организациями. Некоторые компании нефтегазовой отрасли пошли путем создания собственных удостоверяющих центров, в результате чего порой возникает необходимость обеспечить взаимодействие используемого модуля ЭЦП с таким центром. Для решения данной задачи компания «АйТи» разработала и использует специальный программный продукт «АйТи-Штамп», соответствующий всем требованиям безопасности и способный обеспечить работу с любым удостоверяющим центром.

Построение корпоративной схемы работы

При использовании систем с централизованной архитектурой, учет уникальных требований к СЭД дочерних обществ, участвующих в едином документообороте, но имеющих свою специфику работы, как правило не удается обеспечить. При этом необходимо учитывать высокую нагрузку на каналы связи. В этой связи, по мнению большинства специалистов, будущее СЭД в нефтегазовой отрасли — за распределенной архитектурой. Например, в СЭД «БОСС-Референт» для этого используется специализированный сервисный модуль «Транспорт», обеспечивающий стабильную работу в распределенной среде при достаточно низком качестве каналов связи (что во многих регионах нашей страны пока актуально).

Для решения возможных проблем при обмене документами, выполненными по разным стандартам, существует два пути. Первый — организационный, требующий изменения стандартов, ломки установившихся бизнес-процессов, унификации документооборота предприятий, входящих в холдинг. Такое решение по понятным причинам вызывает неудобства и даже может привести к сбоям в работе.

Второй путь — технический. Речь идет о построение архитектуры СЭД таким образом, чтобы система позволяла взаимодействовать в распределенной среде самостоятельным организациям, например, при согласовании договора, поступившего из другой подсистемы с отличным интерфейсом. При этом используется специализированный интерфейс, который позволяет пользователю не задумываться о том, каким образом и из какой подсистемы поступил документ. Информационное пространство для него представляется единым целым в рамках его компетенции. Таким образом, общекорпоративные бизнес-процессы не влияют на внутреннюю схему документооборота дочерних предприятий, а следовательно, и на эффективность их работы.

Советы «внедренца»

При реализации проекта по внедрению СЭД может возникнуть ряд проблем, от правильного и своевременного решения которых зависит продуктивность работы системы, а значит, и успешность проекта в целом. Мы рассмотрим несколько таких моментов.

Прежде всего, при выборе исполнителя проекта внедрения необходимо заранее оговорить соблюдение сроков работы. Для этого составляется план «по дню» или «по неделе», в котором четко определяется круг работ на каждом этапе и сроки их выполнения.

Следует также понимать, что эффективность СЭД на предприятии зависит не только от грамотного выбора и профессионального внедрения программного продукта. Немаловажным фактором является готовность персонала обучаться работе с системой, для чего руководству компании необходимо заранее продумать политику мотивации сотрудников, привлечь к этой деятельности специалистов исполнителя и постоянно контролировать процесс. Хороший исполнитель сможет не просто участвовать в программе, но и грамотно ее скорректировать — с учетом особенностей бизнеса компании-заказчика.

Помимо адаптации сотрудников, руководители заинтересованы в возможности удаленного доступа к информации — из-за «разъездного» характера своей работы. Для этого при выборе и внедрении СЭД необходимо заранее оговорить использование веб-доступа — большинство систем имеют для этого все необходимое.

Целесообразно отдельно позаботиться об удобном интерфейсе для всех категорий пользователей. Не секрет, что классические СЭД сегодня большей частью ориентированы на делопроизводство. Для обычного бизнес-пользователя, для менеджера компании они крайне неудобны — избыточная информация, лишние «кнопки», непростой процесс обучения. Именно этот фактор зачастую мешает началу активного использования СЭД. Поэтому для того, чтобы система являлась естественной частью текущей работы компании, необходимо универсальное рабочее место — клиентоориентированный интерфейс, в котором каждый будет видеть то, что необходимо именно ему. И уже сейчас у компании «БОСС-Референт» существует разработка, соответствующая последним тенденциям. Универсальное рабочее место может быть интегрировано с любой системой вне зависимости от производителя и используемой платформы.

Наш опыт работы позволяет выделить еще один тренд в развитии СЭД — это архивная работа. Функционирование такого огромного организма, как нефтегазовая компания, предполагает ежедневное использование массы важной документации, которая до сих пор большей частью была представлена в бумажном виде. Старые документы могут понадобиться в любой момент — для отслеживания истории взаимоотношения с контрагентами, при проведении аудиторских проверок и т п. Для многих предприятий актуально, чтобы в СЭД имелся модуль, позволяющий адаптировать базовый функционал к работе с архивными данными: хранение и передача документов в архив, выдача необходимой информации, контроль сроков хранения, формирование актов на уничтожение.

Учет перечисленных факторов позволит сделать внедрение СЭД максимально эффективным, и, как результат, — повысить конкурентоспособность компании в целом.

Центральный федеральный округ