In English

Счастье от ума

01.10.2011, Некрасова Елена
Издание: CIO
Система Business Intelligent – «мозг», получающий сигналы о состоянии частей «организма» компании и отсылающий обратные управляющие сигналы. Умная компания, обладающая хорошо устроенным и хорошо наполненным мозгом, способна не просто выжить в конкурентной борьбе, но и выйти в число лидеров своей отрасли.

В последние годы и бизнес, и госструктуры проявляют живой интерес к BI-решениям: заказываются презентации, проводятся круглые столы и конференции, тема ВI является одной из топовых в профессиональных блогах и форумах. Но, несмотря на активность потенциальных заказчиков, их интерес носит пока «академический» характер: лавинообразного роста проектов по внедрению BI-решений мы не наблюдаем. Говорить о реальной причине не принято, хотя она всем очевидна: в российских реалиях конкурентные преимущества зачастую достигаются путями, далекими от сферы компетенций ИТ.

Однако скептицизм по отношению к BI-решениям породил ситуацию, когда «вместе с водой выплеснули и ребенка»: незамеченными подчас остаются даже те свойства BI, которые могут уже сегодня дать организации ощутимую практическую пользу. На этих свойствах мы и сфокусируем внимание в статье, причем рассмотрим не собирательный образ абстрактной организации, а модели компаний разных отраслей, с их специфическими особенностями с точки зрения применения BI.

BI-решения относятся к классу систем управления эффективностью. Под эффективностью подразумевается получение большего результата (достижение целевых показателей деятельности организации) с меньшими затратами. Управление затратами относится к сфере бюджетирования, управление результативностью достигается в процессе планирования и прогнозирования. Эти две области находятся в тесной взаимосвязи. Мониторинг выполнения производственных и бюджетных планов осуществляется инструментами BI, при этом выявляется совпадение или отклонение от запланированных KPI, а также цепочка факторов, которые привели к текущему результату. Очевидно, что без достоверного знания текущей ситуации невозможно ни принять правильные и своевременные управленческие решения, ни спрогнозировать развитие событий в будущем, особенно в условиях высококонкурентных рынков. Упоминание о рынках не означает, что мы ограничимся рассмотрением бизнеса и исключим из зоны внимания госструктуры. Напротив, мировая экономика – самый высококонкурентный рынок, и повышение эффективности работы государственного аппарата ведет к обретению конкурентных преимуществ для страны в целом. Поэтому и начнем анализ применимости BI-решений именно с госструктур.

Госструктуры


Для госструктур одна из насущных задач – формирование отчетности (она же – одна из острых проблем). По сей день отчетность в государственных учреждениях нередко формируется вручную: многостраничные отчеты, полученные из различных информационных систем, распечатываются, а затем с помощью ножниц и клея создается сводный отчет, необходимый руководству. BI может существенно упростить процесс: отчеты формируются автоматически буквально в несколько кликов. При этом достигается серьезная экономия рабочего времени сотрудников. Дополнительным плюсом служит и то, что BI-система работает строго по заданным алгоритмам – в отличие от человека, который может вольно или невольно «творчески» подойти к созданию отчета и исказить результаты.


Промышленное производство


Перед группами компаний, имеющих производственные мощности в разных географических точках, остро стоит задача управления всей производственной цепочкой – от добычи или закупки сырья до расчетов с конечным покупателем. Очевидно, что для обеспечения конкурентоспособности компаниям необходимо координировать деятельность отдельных узлов, цепочек и снижать издержки. «Нескоординированность действий различных подразделений компании – типовая коллизия российской промышленности, которая возникает из-за отсутствия единого «источника правды» – консолидированной отчетности, – отмечает Дмитрий Ковалев, руководитель бизнес-направления «Числовая аналитика» компании «АйТи». – В этих условиях согласование действий отнимает много времени, и при отсутствии достоверной и своевременной информации далеко не всегда принимаются оптимальные решения».

Координировать деятельность отдельных узлов цепочек и быстро адаптироваться к новым требованиям рынка помогают ВI-системы. Из первичных источников выгружаются все необходимые данные, и в автоматическом режиме производится сборка динамической модели исполнения процесса. Важно отметить, что мониторинг фактического состояния производства может производиться как на уровне отдельных производственных площадок и их участков (заводское планирование), так и на уровне холдинга в целом. Такой подход позволяет проводить ежемесячное или даже еженедельное перепланирование, причем появляются реалистичные данные для составления и корректировки календарных графиков на уровне цехов: с определением конкретной последовательности выполнения операций, с учетом всех специфических факторов, характерных для данного вида оборудования, данного цеха и даже для конкретной смены. «По мнению наших заказчиков, использование BI-решения дает экономию в среднем 10% годового дохода». – рассказывает Дмитрий Ковалев.

Например, металлургический бизнес в последние годы (в кризисные и посткризисные) озабочен решением задач планирования и бюджетирования, задач оптимизации деятельности предприятий.

– С решением этой задачи неразрывно связана задача контроля исполнения бюджета, формирования управленческой консолидированной отчетности, – отмечает Ковалев. – Сейчас наблюдается всплеск количества проектов по внедрению BI-решений для формирования корпоративной отчетности металлургических компаний (бухгалтерской, бюджетной, по МСФО, управленческой). Такие компании все активнее выходят на IPO, поэтому им необходимы инструменты, формирующие консолидированную отчетность, ведь ее публичность и своевременность обнародования – одно из обязательных требований. Могу привести в пример одного из наших заказчиков – крупное добывающее предприятие, которое реализовало проект внедрения инструментария для формирования консолидированной финансовой отчетности и в результате сократило соответствующий срок вдвое. При этом сместился фокус работы сотрудников, в чьи обязанности входит подготовка отчетов: ручной труд по сбору данных сведен к минимуму, и у специалистов, по их отзывам, наконец появилось достаточно времени для решения аналитических задач.

Ритейл


Одна из ключевых задач ритейла – обеспечение оптимального уровня запасов для реализации максимальных продаж, наиболее полное удовлетворение спроса при минимальных издержках на поставку и хранение запасов. Следовательно, возникает задача правильно и точно рассчитывать наличие товара на определенный период времени, чтобы его переизбыток не привел к порче, а недостаток – к упущенной выгоде предприятия от неудовлетворенного спроса потребителей. Это необходимо и для решения одной из ключевых задач ритейла – повышения лояльности покупателей. Дмитрий Ковалев отмечает: «ВI – это инструмент, который позволяет ритейловой компании анализировать текущее состояние продаж в разрезе товарного ассортимента, в сопоставлении сданными по ассортименту, полученными за определенный долгосрочный период (для учета влияния сезонных факторов), данными по наличию запасов и прогнозировать спрос и соответствующие ему объемы запасов. Получая в оперативном режиме требуемую отчетность, компания может более эффективно управлять запасами и продажами в каждой торговой точке. Аналитическая система предоставляет информацию о динамике и структуре потребления на объектах, в форматах, в регионах – причем с любой степенью детализации».

Телеком


Рынок телекоммуникационных услуг в сегменте фиксированной и беспроводной связи достиг уровня насыщения, на котором экстенсивное развитие уступает место интенсивному. Соответственно, фокус конкуренции сместился в сторону удержания клиентов, предоставления им максимально широкого спектра сервисов и услуг. Решение этой задачи невозможно без постоянного анализа текущих и исторических данных. Однако телекоммуникационные компании накопили гигантские массивы информации, поэтому получить полную, точную картину состояния дел на основе анализа этого многообразия данных из различных источников – задача нетривиальная. Комплексное использование BI-системы позволяет получать актуальную информацию по клиентам, подразделениям компании, контрагентам в кратчайшие сроки и в разнообразных срезах. Например, можно собрать сведения по клиентам в срезе перечня предоставляемых услуг и абонентских плат, данные о притоке новых клиентов, провести сравнительный анализ финансовой деятельности компании за различные периоды. На основе полученных данных появляется возможность вести анализ биллинга, проводить мониторинг и оценку качества оказания услуг, строить актуальную модель поведения на рынке.

Банки и инвестиционные фонды


Для инвестиционных фондов задача номер один – контроль инвестиций, отдача от использования различных линеек инвестиционных услуг – от предоставления возможности инвестировать средства на рынке ценных бумаг и доверительного управления активами до комплексного сопровождения сделок по покупке и продаже бизнеса и операций с капиталом.

– ВI-система, – подчеркивает Дмитрий Ковалев, – позволяет руководству компании получить единую отчетность на всех этапах жизненного цикла инвестиционных проектов – от определения перспективных направлений инвестирования и формирования соответствующих программ до оценки полученных результатов. При необходимости организуется сбор отчетов об исполнении инвестиционных бюджетов проектов, формирование консолидированного отчета о ходе реализации инвестиционной программы, создание аналитических отчетов (план-фактный анализ, исполнение бюджета, отслеживание сроков выполнения задач, ключевых показателей, прогнозы, тренды) в различных разрезах. Руководство буквально в несколько кликов может за одну-две минуты увидеть, что происходит с вложенными средствами.

Для банков важен сбор и анализ детальных данных по всем операциям, состоянию кредитного портфеля и портфеля акций. BI-система дает возможность получать детальные и, что очень важно, оперативные данные о текущем состоянии процессов управления активами и пассивами, управления рисками, выявлять источники доходов и расходов и тем самым своевременно оценивать прибыльность подразделений, банковских продуктов и клиентов. Поэтому ответ на вопрос: «Куда банку выгоднее вложить деньги: открыть новое отделение или приобрести портфель ценных бумаг?» – всегда будет выверенным и оптимальным. Отметим важнейшее требование к банковской ВРМ-системе – наличие отраслевой методической модели, содержащей методологии управления и подготовки отчетности, адаптированные для российских банков.

Страхование


Страховщикам важно максимально точно просчитывать собственные риски: ошибки в принятии решений могут повлечь за собой ощутимый финансовый урон. BI-инструменты предоставляют аналитические данные о сборах и уровне резервов, о колебаниях цен рыночных инструментов, в которых размещены резервы страховой компании, о разрыве между структурами обязательств и активов, позволяют производить мониторинг соответствия страховых тарифов рискам и конкурентной ситуации на рынке. Отметим, что оценка ключевых показателей может происходить в режиме реального времени. Получение такой информации позволит снизить наиболее острые риски – актуарные (риски наступления страхового случая и его влияния на доходность компании), произвести максимально точный расчет тарифов на основе данных об убытках, смоделировать и превентивно проанализировать последствия принятия нового тарифа.

Энергетика


Особенностью отрасли является невозможность хранения произведенной продукции. Поэтому на первом плане находятся вопросы сбалансированности спроса и предложения. Точность прогнозов во многом зависит от статистики и аналитики сезонных колебаний прошлых лет, это и определяет потребность в аналитических системах.

Для энергосбытовых компаний, через которые проходят денежные потоки всех участников энергетического рынка, особую важность имеют снижение дебиторской задолженности за счет ввода дополнительных ограничений энергоснабжения и ужесточения сроков оплаты, реструктуризация долгов, сокращение коммерческих потерь электроэнергии, обусловленных несвоевременной оплатой потребляемой электроэнергии и ее хищениями, оптимизация договорной работы, корректный расчет технологических балансов. Оперативное формирование сводной отчетности посредством BI-системы дает возможность оптимизировать договорную и сбытовую деятельность: данные план-фактного анализа позволяют проводить более эффективную бюджетную политику, в том числе корректировать тарифы, а анализ фактических и договорных величин – строить прогнозы.

Генерирующие компании могут эффективно управлять себестоимостью производимых мощностей, анализируя данные о состоянии и работоспособности основных фондов (генераторов, линий электропередачи и т. п.). Это позволяет решить и вопросы безопасности, сокращения рисков, предотвращения аварийных ситуаций, управления ремонтными работами, на которые расходуется весомая часть бюджета энергокомпаний.

Нефтяная отрасль


Вертикально интегрированная структура нефтяных компаний требует точной калибровки процессов планирования и бюджетирования. Необходимость привлечения инвестиций побуждает нефтяников повышать прозрачность своей деятельности, в том числе регулярно публиковать официальные отчеты.

– BI позволяет снизить время на подготовку отчетности, уменьшить количество ошибок при составлении отчетов, – рассказывает Дмитрий Ковалев. – Сокращается объем ручной работы по формированию отчетности, особенно по сбору данных. Аналитики получают возможность заниматься своим прямым делом – анализировать информацию. Отчетность стандартизируется в рамках всей компании, по всем филиалам, становится возможным формирование принципиально новых отчетов. В частности, в распоряжение руководства поступают точные оперативные данные для анализа объемов добычи, рыночных цен, структуры продаж и издержек производства.

Фармацевтика


Особенность фармацевтической розницы – необходимость постоянно, в режиме онлайн, анализировать оборачиваемость товарных запасов по группам единиц и по отдельным единицам – учитывая, что некоторые предприятия работают с тысячами наименований продукции. Ассортимент одной аптеки зачастую составляет от 4 до 8 тысяч наименований. Количество транзакций в одной крупной аптеке может оказаться больше, чем в супермаркете. ВI-решения, предоставляя отчетность в различных разрезах, помогают выявлять низкооборачиваемые виды продукции и тем самым оптимизировать вложения в оборотный капитал. Руководство получает реальную картину прибыльности/убыточности всей компании в целом и каждого структурного подразделения (аптека, магазин «Оптика», аптечный пункт и т. п.).


Короткий путь к успеху


Отметим, что BI-система не формирует данные: она использует информацию из различных систем. А значит, возникают особые требования к хранилищу данных: насколько точной, полной и достоверной будет исходная информация, настолько точной, полной и достоверной будет аналитика. Поэтому начинать проект внедрения BI-решения целесообразно лишь тогда, когда создано специализированное хранилище данных, обеспечивающее их объединение и очистку, становящееся надежной основой для развертывания ВI-системы.

Информация должна восприниматься быстро и точно, поэтому важно, чтобы в системе она была представлена в максимально наглядной форме. Одним из ключевых компонентов аналитики является визуализация информации – следовательно, при выборе системы стоит обратить внимание на возможность построения дашбордов (dashboard) – специальных панелей ключевых показателей для руководителей. Дашборды представляют отчеты (например, об исполнении бюджета, отслеживании сроков выполнения задач, отслеживании ключевых показателей) в виде интуитивно понятных, легко считываемых графиков и гистограмм. Принимать решения, глядя на легко считываемый график, намного проще, чем на многостраничную таблицу.

Система бизнес-анализа в идеале должна отражать полную картину бизнеса. Однако очевидно, что полнота картины для логиста, финансиста и для собственника бизнеса – совершенно разная. Поэтому для различных бизнес-ролей в аналитической системе должны быть реализованы разные инструменты, с преднастроенными отчетами, с базовым набором ключевых параметров эффективности.

Важно отметить, что в аналитический контур необходимо включать информационные системы, поддерживающие исполнение ключевых бизнес-процессов, чтобы создать единое информационное поле, из которого в любой момент можно извлечь необходимые данные для анализа.

– Не надо стремиться сразу внедрить всю линейку продуктов, связанных с бизнес-анализом (СХД, BI, ETL и др.), – советует Дмитрий Ковалев. – Создание системы бизнес-анализа – это комплекс методологических, организационных и технических мероприятий (включающий, в частности, нормализацию и стандартизацию данных, их выверку, поиск и устранение дубликатов, создание политик и регламентов управления данными в компании), который не может быть выполнен методом «кавалерийской атаки». Но в то же время нельзя откладывать получение эффектов на длительный срок: в противном случае усталость заказчика от проекта может привести к его угасанию. Целесообразнее всего разделить задачу на отдельные краткосрочные проекты (4-5 месяцев) с внятными и ощутимыми результатами.

Совершенно секретно


В идеале хотелось бы провести детальный анализ эффективности BI-решений для компаний каждой из отраслей и снабдить рассказ примерами из практики конкретных организаций. Но, к сожалению, это не представляется возможным: не только потому, что сложно вместить такой анализ в рамки одной статьи, но и из-за отсутствия внятных историй успеха. По наблюдениям экспертов рынка и специалистов компаний-подрядчиков, принимающих участие в проектах внедрения BI-решений, чем выше заказчик оценивает эффект от BI-решения, тем тщательнее скрывает опыт его применения. Стало быть, BI действительно дает ключевые конкурентные преимущества...

Мы надеемся на продолжение разговора и приглашаем заинтересованных специалистов продолжить диалог или поделиться собственным опытом.
CIO_10.png

Центральный федеральный округ