In English

Бюджет в режиме онлайн

01.12.2011, Некрасова Елена
Издание: CIO
Формирование реалистичного бюджета и контроль его исполнения — одна из ключевых задач любой компании. Эффективность управления процессами бюджетирования во многом зависит оттого, какая система автоматизации используется в компании для этих целей.

ОАО «ПГК» является крупнейшим железнодорожным оператором грузов в России. 80% клиентов компании - ведущие отраслевые предприятия страны. Транспортный парк «Первой грузовой компании» насчитывает около 200 тыс. вагонов. На территории Российской Федерации функционируют центральный офис и 14 региональных филиалов; эффективную работу обеспечивают более 3 800 сотрудников.

Бизнес ПГК относительно молод: компания существует на рынке четыре года. По мере ее роста бизнес усложняется и видоизменяется, возникают новые виды деятельности. Поэтому постоянно усложняется и переосмысливается процесс бюджетирования, регулярно возникают новые требования к его реализации.

Система бюджетирования ОАО «ПГК» была реализована в 2009 году на базе продукта IBM Cognos Planning версии 8.3. Решение содержало более 50 приложений. Перенос данных между приложениями осуществлялся посредством 30 administrative links (приложение содержит в среднем по 4D-Cube и 12 D-Link). Аутентификация всех пользователей системы производилась с помощью механизма Single Sign-On (SSO), имеющегося в IBM Cognos Planning, что позволило воспользоваться уже существующими механизмами LDAP на базе MS Active Directory. Работа клиентских рабочих мест пользователей филиалов была организована через систему терминального доступа на базе продуктов семейства Citrix ХепАрр.

Структура согласования бюджетов ПГК вполне традиционна. Филиалы компании планируют свои бюджеты в разрезе подразделений, затем они проходят согласование в структурных подразделениях центрального аппарата в разрезе филиалов, а далее сводный проект бюджета направляется в экономический и финансовый департаменты, где проходит окончательное согласование. Из-за архитектурных ограничений система бюджетирования, построенная на платформе IBM Cognos Planning, не позволяла реализовать эти процессы в полном объеме.

«Когда какая-либо структура согласовывала и блокировала бюджет, остальные не имели возможности работать с системой, - рассказывает Федор Зевако, начальник сектора по развитию автоматизированных систем управленческого учета компании «ПГК». — Сказывались и ограничения по производительности. Например, при согласовании оперативного бюджетного плана сотрудники не могли вносить в бюджет фактические показатели. Мы сталкивались и с тем, что при проведении сценарного планирования на реализацию одной версии приходилось затрачивать от двух до трех дней. Очевидно, что сформировать бюджет оперативно, в заданные сроки, при такой работоспособности системы не представлялось возможным. В результате активными участниками процесса бюджетирования являлись технические специалисты департамента экономики, которые, минуя пользовательские интерфейсы системы, точечно блокировали изменения данных, формировали актуализированные бюджеты с учетом фактических данных. Процесс согласования бюджета переносился с уровня пользователей на уровень администрирования».

Для решения проблем руководство компании приняло решение о миграции системы бюджетирования с платформы IBM Cognos Planning на IBM Cognos TM1.

Общими целями работ по миграции системы бюджетирования стали:
  • улучшение масштабируемости системы бюджетирования;
  • улучшение механизма согласования;
  • увеличение скорости расчетов;
  • более гибкая система назначения прав;
  • наличие API для реализации сложных расчетов;
  • упрощение доступа к данным и метаданным;
  • оптимизация бюджетной модели (исходя из возможностей продукта);
  • сохранение всего существующего функционала.
Проект стартовал в марте 2011-го. Помимо миграции существующего решения IBM Cognos Planning на новую платформу IBM Cognos ТМ1, был поставлен ряд задач по оптимизации процесса планирования и контроля процесса бюджетирования. Для адаптации IBM Cognos ТМ1 к бизнес-процессам компании требовалось провести ряд доработок функционала - реализовать процессы и функции, которые отсутствуют в базовой версии. Для выполнения доработок в ПГК был проведен закрытый конкурс.

— Мы остановили свой выбор на этой форме, поскольку хотели быть уверенными в том, что в конкурсе примут участие только компании с высоким уровнем экспертизы и опытом реализации аналогичных проектов, - поясняет Федор Зевако. - Сформировать список участников помогла компания IBM. Всем интеграторам был предоставлен пакет конкурсной документации, и по результатам предложений была выбрана компания АйТи.

От старта до финиша


На первом этапе проекта специалисты АйТи провели аудит и описание бизнес-процессов бюджетирования ПГК, включая работу филиалов. Фактически на этом этапе была описана бюджетная модель компании. «Система бюджетирования в ПГК развивалась довольно стихийно, - вспоминает Федор Зевако. - В период создания компании нам пришлось делать «все и сразу», в том числе внедрять систему бюджетирования и параллельно создавать в ней первый полноценный годовой бюджет. Примечательно, что у нас практически не было стадии бюджетирования на Excel: первый же бюджет был сразу сформирован в системе IBM Cognos Planning. Экономисты и ИТ-специалисты создавали решение буквально «на живую нитку» - торопились внедрить систему, ведь без нее невозможно было сформировать бюджет. Адаптировали и функционал, и процессы быстро, на лету. Поэтому до создания документации на систему в тот период руки, естественно, не доходили. Бюджет был сформирован, система внедрена. Потом она подвергалась постоянным модификациям, но полноценная документация так и не была создана. В системе, разумеется, имелась формальная модель бюджетирования, но ее могли понять и развивать всего несколько человек. Поэтому проект начался с тщательного анализа существующей бюджетной модели». Затем специалисты АйТи разработали рекомендации по оптимизации архитектуры бюджетной модели.

Отметим: вопреки распространенной практике, ИТ-отдел ПГК не принимал участия в проекте. В команду проекта от заказчика вошли сотрудники департамента экономики. Федор Зевако убежден, что это правильно: внедрение системы бюджетирования - это бизнес-проект, и выполнять его должны бизнес-специалисты.

На основании анализа текущих бизнес-процессов, а также рекомендаций по их совершенствованию была разработана эталонная модель процессов бюджетирования в ПГК.

На старте этапа технической реализации возник форс-мажор: сократились сроки проекта. Функционирующую систему необходимо было получить на месяц раньше. Пришлось приложить дополнительные усилия, чтобы уложиться в отведенное время. Скорректировали план проекта: общим решением участников проектной группы был исключен этап опытно-промышленной эксплуатации, а необходимые доработки решили произвести непосредственно в ходе первых недель эксплуатации системы.

Для функционирования системы используется серверное оборудование архитектуры х86-64, работающее с операционной системой Microsoft Windows Server 2008 Std/Ent 64-bit. Изначально предполагалось, что система будет размещаться на нескольких серверах. Затем ресурсы были проанализированы, и стало очевидно, что на данный момент достаточно одного сервера. Аутентификация и клиентский доступ реализованы на основе платформы Cognos ТМ1, интегрированной с сетевым каталогом на базе Microsoft Active Directory. Для сотрудников филиалов организован терминальный доступ через соответствующую систему на базе продуктов семейства Citrix XenАрр.

На старте проекта сотрудники ПГК, вошедшие в проектную группу, прошли обучение.

- Необходимо проводить обучение ключевых пользователей на ранних стадиях проекта, чтобы в дальнейшем они могли быть полноценными участниками процесса формирования системы, — отмечает Федор Зевако. - В процессе внедрения сотрудники компании совместно со специалистами АйТи создавали систему буквально «в четыре руки». Система бюджетирования ПГК имеет очень сложную логику. Учитывая, что пришлось работать в сжатые сроки, мы решили отказаться от традиционной процедуры документирования процессов внедрения: нам просто некогда было объяснять специалистам АйТи каждый нюанс и документально оформлять требования к его реализации. Проще, быстрее и эффективнее оказалось вместе работать над реализацией того или иного функционала и достигать оптимальных решений в устном диалоге.

Параллельные миры


На сегодня работа ведется в двух системах одновременно. Бюджет 2012 года формируется в IBM Cognos ТМ1, а оперативные планы, факт, бухгалтерские проводки 2011 года выполняются в IBM Cognos Planning. «Такое решение рационально и обоснованно: слишком трудоемким и длительным был бы процесс переноса текущих данных в новую систему, - рассказывает Федор Зевако. — Поэтому решено было все процессы бюджетирования текущего года завершить в старой системе, а в новой - начать реализацию грядущего бюджета».

В новой системе изменилась структура данных, иначе организовано их хранение. IBM Cognos Planning выгружал данные в XML-файлах в реляционной СУБД. Такой способ хранения сложно назвать оптимальным. IBM Cognos ТМ1 использует собственные структуры, хранит только реальную информацию, компактно размещает ее в оперативной памяти. Дисковый ввод-вывод используется очень редко. Такая схема работы обеспечивает высокую производительность системы.

IBM Cognos ТМ1 позволяет интегрировать Excel в свою рабочую среду. В результате все формы отчетов, выполненные в Excel, сразу доступны из Cognos ТМ1; данные выгружаются в отчетные формы автоматически. Пользователи в любой момент могут быстро сформировать любой необходимый отчет и представить его руководству. «В прежней системе такой возможности не было, - вспоминает Федор Зевако. - Приходилось публиковать изменения, чтобы они попали в реляционную БД, затем BI-система извлекала их оттуда. Процесс формирования отчета средней сложности занимал примерно 20 минут. Сейчас он требует меньше минуты».

В отличие от IBM Cognos Planning, система IBM Cognos TM1 прекрасно масштабируется. С внедрением IBM Cognos ТМ1 у пользователей появилась возможность быстро создавать новые версии бюджетов: в этой системе реализуется полноценное сценарное планирование. Руководители направлений могут проигрывать различные варианты бюджетов, получая наглядный и исчерпывающий ответ на вопрос «А что будет, если?..». Новая сценарная модель формируется буквально в течение нескольких секунд. Отметим, что система позволяет сохранять и повторно использовать созданные версии сценарных моделей.

«Раньше мы даже не пытались выполнять сценарное моделирование в системе, - вспоминает Федор Зевако. – Процесс был очень долгим - от нескольких часов до нескольких дней, в зависимости от объема внесенных изменений. Изменения же в систему вносились только в том случае, если была уверенность, что старые данные уже совсем неактуальны. Хотя периодически и приходилось реинкарнировать старые версии из резервных копий. Такой многоступенчатый процесс был сложным, трудоемким и отнимал много времени».

Сейчас все эти ограничения сняты: IBM Cognos ТМ1 позволяет одновременно анализировать данные по всем филиалам, в нужных разрезах. Алгоритмы сложных расчетов могут быть прописаны в Excel, с обращением в базу данных IBM Cognos ТМ1, - и все расчеты производятся автоматически, а результаты выгружаются в отчетные формы, размещенные на портале ТМ1. Можно самостоятельно внести изменения, сразу открыть мастер-бюджет - и работать с обновленной бюджетной моделью. Пользователи имеют возможность создавать собственные подмножества данных для последующего анализа — например, по нарастающим итогам за несколько месяцев.

В системе реализованы процессы и планирования, и контроля бюджета. Сегодня уже сформированы полные списки форм для оперативного планирования, для сравнения различных версий бюджетной модели. Эти формы активно используются рядовыми сотрудниками и руководством.

В IBM Cognos ТМ1 существует интересный инструментарий, который отсутствовал в IBM Cognos Planning, - «sand box» («песочница»). Инструмент предназначен для автономной работы с бюджетной моделью. Для одного пользователя создается копия бюджетной модели, в которую он вносит различные изменения и оценивает полученные результаты. Если результат представляется ему удовлетворительным, он переносит его в общую ветку. Но этот инструмент, наряду со свободой, несет и определенные риски, поэтому для некоторых категорий пользователей было решено заблокировать доступ к нему.

- Дело в том, что пользователь может по ошибке занести реальные данные не в систему, а в «песочницу», а затем не сохранить их в общем бюджете, - поясняет Федор Зевако. - Автоматического сохранения в данном случае в системе не предусмотрено, поскольку «песочница» предназначена именно для индивидуальных экспериментов с бюджетом и не предполагает сохранения всех версий. Кстати, на тот случай, если пользователь вносит некорректные данные в основную ветку, предусмотрены процедуры отката.

Больше данных!


В ОАО «ПГК» сегодня ведется несколько проектов внедрения различных информационных систем. На завершающую стадию вышли проекты по автоматизации процессов оперативного управленческого учета. Предполагается, что после интеграции систем IBM Cognos ТМ1 будет извлекать из «Галактики» необходимые данные для аналитики по доходной и расходной частям бюджета. Появится возможность контролировать его фактическое исполнение и на основе этих данных формировать более точные и реалистичные бюджеты.

В ближайшем будущем планируется интегрировать Cognos ТМ 1 с автоматизированной системой управления отстоями. Это собственная разработка ИТ-департамента и департамента логистики ПГК. Есть также огромное желание получать из АСУ ПГК оперативные данные об исполнении планов по перевозкам.

Планируется реализовать в IBM Cognos ТМ1 отчетные формы для РЖД, которые регулярно заполняют экономисты компании для передачи в РЖД необходимых сведений. Формы очень детализированные, объемные, и их заполнение - трудоемкий процесс. В перспективе заполнение форм будет происходить в системе автоматически. Автоматизация этого процесса заметно сэкономит время сотрудников.

Результаты


Сейчас с IBM Cognos ТМ1 работают около 150 пользователей из финансово-экономических отделов региональных подразделений и практически все сотрудники центрального аппарата ПГК. В ходе проекта внедрения IBM Cognos ТМ1 была проведена корректировка бюджетной модели; создана новая, коренным образом отличающаяся от прежней. У сотрудников компании появилась возможность быстро создавать новые версии бюджетов: в системе реализуется полноценное сценарное планирование. Пользователи имеют возможность создавать собственные подмножества данных для последующего анализа.

Высокая производительность и развитый инструментарий позволяют выполнять планирование и контроль бюджетов в несколько раз быстрее, чем в прежней системе. По мнению руководства компании, качество управления процессами бюджетирования заметно повысилось.

Существенно увеличилась надежность и скорость формирования основных управленческих отчетов. Появилась возможность анализировать детальные бюджеты по филиалам и подразделениям компании, ежедневно следить за результатами фактического учета исполнения бюджетов, своевременно реагировать на конъюнктуру рынка и удерживать конкурентные преимущества.

Центральный федеральный округ