In English

ECM — не самоцель, а средство повышения эффективности бизнеса

10.05.2012, Каменнова Мария
Издание: PC Week
Возглавив компанию “Логика бизнеса 2.0”, которая объединила всё направление средств ECM (управление корпоративным контентом) группы компаний АйТи”, ее генеральный директор заявила о том, что одной из главных задач в этой сфере сейчас является осуществление на деле перехода российских предприятий к использованию концепции комплексного управления информационными ресурсами организации. В конце апреля компания объявила о выводе на рынок новой услуги, позволяющей определить уровень развития компании в области ECM и определить стратегию дальнейших действий в этой сфере. С деталями этого проекта делится Мария Каменнова.

Какова степень актуальности задач ECM для российских предприятий?

Мне кажется, что уже сама постановка вопроса подразумевает почти однозначный ответ: актуальность этой тематики постоянно повышается. Разумеется, речь идет о некоторой усредненной тенденции, для каждой конкретной компании значимость проблематики ECM различна. Основная же идея заключается в том, что задачи управления отдельными категориями документов (например, организационно-распорядительными) неизменно — хотя опять же для одних предприятий в большей степени, для других в меньшей — перерастают в необходимость комплексного управления всеми информационными ресурсами организации. Информация реально превращается в один из основных активов любой компании, в том числе и казалось бы чисто производственной.

Какова роль моделей зрелости в плане продвижения идей ECM?

Без использования таких моделей просто нельзя сформировать для себя понимания, что такое ECM и, главное, какой эффект оно может дать организации. Невозможно выстроить ECM-стратегию для данного конкретного предприятия, обосновать необходимые инвестиции, сформировать методику оценки эффективности затрачиваемых на это дело усилий без предварительной оценки степени ECM-зрелости. Согласитесь, что любой проект должен начинаться с предпроектного обследования.

Модель зрелости позволяет создать Road Map — дорожную карту, выработать стратегию, в соответствии с которой организация будет двигаться к совершенству в области управления корпоративным контентом. При этом нужно понимать, что речь должна идти о достаточно долгосрочной перспективе, наверное, нужно ориентироваться на 7—10 лет. Прохождение же каждого этапа зрелости занимает иногда несколько лет, в течение которых идет развитие организации в направлении ЕСМ и связанных технологий.

Компании должны четко понимать, что прохождение каждого уровня и переход на следующий требует определенных, порой довольно значительных усилий и инвестиций. Но нужно отдавать себе отчет в том, что отнюдь не каждое предприятие должно выходить на высший уровень зрелости. Каждой компании нужно определить оптимальный для себя уровень с учетом собственной специфики. Более того, необходимость продвижения вперед нужно постоянно обосновывать, чтобы затрачиваемые усилия и ресурсы оправдывались. И если посчитать затраты на проект довольно просто, то оценить экономический эффект от этих затрат крайне сложно, это далеко не всегда делается с помощью простых арифметических операций на уровне бухучета.

Что представляет собой предлагаемая вами модель зрелости?

Модели зрелости традиционно содержат от четырех до шести уровней. Для ECM-сферы имеется несколько вариантов моделей (от разных аналитических компаний). Наиболее популярна модель Gartner. Именно ее, но в несколько адаптированном для России варианте, предлагаем и мы. Согласно данной методологии, существует шесть степеней зрелости, каждая из которых имеет четкие критерии и конкретные рекомендации по дальнейшим шагам развития системы управления корпоративным контентом.

Стартовый, нулевой уровень мы назвали “несуществующим”. В английском варианте часто используется термин ad-hoc, который можно интерпретировать как “решение проблем по мере их появления”. Характерной чертой тут является или незнание самого термина ECM, или непонимание его смысла. Но именно на этом уровне у компании появляются расширенные требования к управлению файлами и архивами, что заставляет ее задуматься об ECM.

Далее следует “начальный” уровень, на котором закладываются основы ECM. Он характеризуется значительным ростом объема контента в организации, внедрением базовых сервисов для работы с контентом и расширенным использованием технологий управления контентом. Потом организация переходит на “развивающийся” уровень, где формируются механизмы управления контентом. На этом этапе выполняется разработка архитектуры ECM, но самое главное — происходит изменение позиционирования самой темы в деятельности предприятия в целом. Это выражается, в частности, в получении некоторых обязательств со стороны бизнес-подразделений, а затем — в получении гарантий на спонсорство от руководства организации.

Следующий уровень — “определенный” — отмечен процессами интеграции и объединения, в том числе существующих ECM-платформ и соответствующих репозиториев, а также контента и бизнес-процессов. Затем компания переходит на “управляемый уровень”, на котором формируется единое видение всей ECM-проблематики, создается центр ECM-компетенций, разрабатывается стратегия в области ECM и план (дорожная карта) ее реализации. Наконец, пятый, высший уровень — “оптимизированный”, когда выработанная ранее стратегия реализуется: выбираются и внедряются новые контент-ориентированные приложения, способствующие развитию бизнеса компании.

Но процесс развития ECM в компании на этом не завершается. Компания должна искать, как и где внедрение инновационных технологий может принести улучшения и повысить эффективность бизнеса, делая фокус на достижении целей и получении преимуществ в основной деятельности компании. Дальнейшее развитие ИТ в компании нужно описывать какими-то другими моделями зрелости. Когда это будет актуально для рынка, такие рекомендации обязательно появятся.

Как производится оценка уровней ECM-зрелости? На основе каких показателей?

Мы используем пять основных групп факторов:
  • соответствие целям бизнеса — анализ взаимосвязей между управлением контентом и приоритетами компании, а также операциями, критичными для достижения целей бизнеса;
  • сотрудники и организация — спонсорство на уровне высшего руководства для инициатив в области ЕСМ, уровень управления проектами, проведение тренингов и гарантированная поддержка сотрудников;
  • управление — формирование политики, организация процессов и определение ролей для управления контентом в рамках его жизненного цикла; 
  • бизнес-процессы — интеграция управления контентом с наиболее критичными бизнес-процессами;
  • технологии — программные платформы, приложения и инфраструктура, которые должны позволять управлять контентом и бизнес-процессами
Как можно в тезисном варианте сформулировать ваши основные рекомендации по проведению анализа уровней зрелости, по формированию и реализации ECM-стратегии?

Очень кратко можно дать такие советы:
  • необходимо связать проект по ЕСМ с целями бизнеса, проект по ЕСМ не должен рассматриваться как чисто ИТ-проект;
  • надо описать и проанализировать архитектуру организации, чтобы определить, как ЕСМ-решение будет поддерживать текущие и будущие потребности в управлении информационными потоками;
  • провести инвентаризацию контента, определить, какой контент существует в компании и как он используется;
  • провести оценку уровня зрелости компании с точки зрения управления контентом. Это нужно не только для того, чтобы определить точку отсчёта для будущих действий, но и чтобы сформулировать критические показатели успеха для первых этапов проекта по внедрению ЕСМ, оптимизировать бюджет в соответствии со специфическими потребностями предприятия;
  • разработать план развития компании (в долгосрочной и среднесрочной перспективе) по управлению корпоративным контентом;
  • развитие ЕСМ может рассматриваться в виде нескольких тактических проектов, для каждого из которых должны быть чётко определены цели, результаты и выгоды для бизнеса и которые бы работали на долгосрочную стратегию.
Подробнее об этой методологии можно будет узнать на форуме “Миссия выполнима 2012”, который состоится 20 июня в Москве.


Центральный федеральный округ