In English

Документооборот: практически не ограниченный для совершенствования бизнес-процесс

14.12.2001

Документооборот: практически не ограниченный для совершенствования бизнес-процесс
Сегодняшнее состояние документооборота на многих предприятиях и в организациях представляет серьезную проблему для повышения общей эффективности, управляемости и контроля.

Гораздо раньше запланированного срока пришлось завершить компаниям АйТи и Xerox регистрацию участников конференции “Технологии управления корпоративными знаниями и электронный документооборот”, которая прошла 6 декабря в Москве. Единственная причина один из самых больших конференц-залов “Мариотт Гранд Отеля” физически не мог вместить всех желающих стать гостями мероприятия, главной темой которого стал всесторонний анализ современного документооборота – одного из ключевых бизнес-процессов любого предприятия и организации.

В общей сложности на конференции присутствовало более 100 человек, представлявших 60 организаций и предприятий таких отраслей, как энергетика, металлургия и горнодобывающая промышленность, авиация, банковское дело, медицина, телекоммуникации. Большую группу участников составили сотрудники различных государственных учреждений и ведомств. Насыщенная программа конференции, с докладами на которой выступили эксперты консалтинговых фирм, руководители служб документационного обеспечения, ведущие специалисты-разработчики систем управления документооборотом и управления знаниями (knowledge management), вызвала большой интерес аудитории. Наиболее важными и полезными на конференции, по мнению большинства участников, были выступления, посвященные опыту конкретных предприятий и организаций по созданию систем автоматизации документооборота, а также обзор тенденций развития систем документационного обеспечения и управления знаниями. С практическими примерами и результатами проектов по созданию систем электронного документооборота слушателей познакомили начальник отдела Главного штаба МВД РФ Валерий Кудрявцев и заместитель начальника Отдела делопроизводства УМНС по г. Москве Ольга Расчетнова (в обоих ведомствах используется разработанная АйТи система БОСС-Референт). Основные принципы построения систем автоматизации документооборота и систем управления знаниями осветили в своих выступлениях директор Департамента консалтинга по информационным технологиям компании АйТи Александр Миронов и директор Департамента систем документационного обеспечения управления компании АйТи Дмитрий Романов. Свои решения и технологии, используемые для создания систем автоматизации документооборота и управления знаниями, представили руководитель отдела программного обеспечения компании IBM EE/A Леонид Алтухов и главный специалист по продукции “Офисные системы” компании Xerox Михаил Лагутин.

С большинством из представленных продуктов участники конференции смогли познакомиться, что называется, “вживую” в фойе “Мариотт Гранд Отеля” расположились рабочие станции с установленной на них системой БОСС-Референт, тут же была представлена сканирующая линейка на базе ПО АйТи и ABBYY и многофункциональной техники Xerox.

Финальный аккорд конференции круглый стол “Электронный документооборот: тенденции, прогнозы, опасения” стал в то же время и самой “горячей” ее частью, вызвав активные дебаты по ряду вопросов. Первым “камнем преткновения”, как ни странно, стало само определение терминов “документооборот” и “делопроизводство”. Эти понятия существенно разнятся для государственных учреждений и коммерческих предприятий. И если для первых делопроизводство и документооборот, по сути, практически идентичные понятия, то во втором варианте делопроизводство выступает лишь незначительной “канцелярской” частью документооборота, охватывающего все бизнес-процессы предприятия и ориентированного прежде всего не на формальные реквизиты документа, а на его содержание.

Но все же самую бурную дискуссию вызвала другая тема круглого стола возможные “болевые точки”, мешающие успешной реализации корпоративных систем электронного документооборота и систем управления знаниями. По итогам обсуждения в рейтинге возможных факторов, сдерживающих процесс внедрения такого рода систем, на первое место вышел руководитель предприятия. Именно руководители многих предприятий и организаций привыкли отдавать распоряжение устно и с трудом признают, а иногда и вовсе игнорируют необходимость “электронной резолюции”. Самым конструктивным предложением, поступившим во время обсуждения этой темы и поддержанным практически всеми участниками конференции, можно считать высказывание представителя Минатома, который отметил, что для успешного внедрения системы документооборота сотрудники канцелярии должны брать на себя “воспитание” руководителя.

Центральный федеральный округ