In English

БОСС-Референт сменил стиль, характер и манеру общения

21.05.2002

БОСС-Референт сменил стиль, характер и манеру общения
В новом, по-современному строгом и деловом облике предстанет перед своими пользователями система электронного документооборота БОСС-Референт в версии 2.51, которая выпущена в обращение в начале мая 2002 года. Сразу отметим, что этот популярный программный продукт, позволяющий построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля их выполнения, сохранил узнаваемое “лицо” и традиционные сервисы, ставшие столь привычными за годы существования БОСС-Референта.

В этой версии, – третьем с начала года обновлении программного комплекса – специалисты компании АйТи сосредоточили свои усилия на двух аспектах, характеризующих системы подобного класса:
  • на удобстве работы пользователей с обширным меню системы
  • на ее более четком соответствии рекомендациям и стандартам, издаваемым нормативными организациями в отношении документооборота и делопроизводства
В результате был существенно изменен имидж электронной карточки, которому приданы большая эргономичность и удобство визуального восприятия картинки. Так, например, фон рабочего поля приобрел приглушенный оттенок, более благоприятный для длительной и/или активной работы с программой. Исчезли и пестрые пиктограммы, уступив место контрастным интуитивно понятным символам.

На смену разворачивающемуся сопроводительному меню, размещавшемуся ранее в нижней части экрана, пришла система электронных закладок, открывающих доступ к содержимому вспомогательных полей. При этом поле, содержащее всю ключевую информацию, остается статичным.

Кроме всего вышеперечисленного, БОСС-Референт приобрел еще одну положительную черту своего “характера”, демонстрирующую его дружелюбие по отношению к пользователям. Учитывая пожелания пользователей, касающиеся навигационных принципов работы системы, разработчики БОСС-Референта убрали из локального пользовательского меню “лишние” пиктограммы, дублировавшие ранее команды основного меню, зато в рабочие поля добавлены новые кнопки, позволяющие при необходимости более полно задействовать функциональные возможности системы (в нашем примере, из раздела “поручения” можно получить доступ к планам работ).

Все эти изменения позволят представителям любой категории пользователей ощутить комфорт от работы с системой и заметно снизят утомляемость при ее активном и/или продолжительном использовании в течение рабочего дня. Более того, они снимут большую часть проблем, возникающих при переводе на электронную форму работы с документами сотрудников-консерваторов, которые, проработав долгие годы с бумажными папками, картотеками, архивами и проч., отдают предпочтение привычной модели организации своего труда.

Другим существенным достоинством новой версии, положившей начало очередному этапу развития программного комплекса БОСС-Референт, стала ориентация на более четкое соответствие требованиям и предписаниям, которые касаются современной законодательно-правовой базы по организации делопроизводства и документооборота в нашей стране. Это стало возможным благодаря тому, что к созданию новой версии БОСС-Референта были привлечены специалисты Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), который является признанным экспертным органом в этой области. Новая форма сотрудничества между АйТи и ВНИИДАД позволит оперативно реагировать на изменения законодательства в сфере делопроизводства и документооборота, которое находится в процессе непрерывного развития и совершенствования. Несомненно, результаты этого партнерства будут по достоинству оценены сотрудниками канцелярий и делопроизводителями, должностные обязанности которых предусматривают постоянное и неукоснительное выполнение законодательных директив и рекомендаций в отношении документационного обеспечения деятельности организации.

Комментируя появление новых векторов в развитии БОСС-Референта, Дмитрий Романов, директор Департамента систем документационного обеспечения управления АйТи и один из создателей БОСС–Референта сказал: “Выпуск версии 2.51 знаменует начало новой вехи в эволюции нашего программного продукта, который предназначен для создания корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников предприятия и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. До сих пор мы прилагали основные усилия к повышению его функциональности, в чем немало преуспели. С каждой последующей версией БОСС-Референт становится все более совершенным, позволяя решать новые задачи документационного обеспечения управления предприятием, причем уровень и самих задач и их решений постоянно растет, приближая пользователей БОСС-Референта к созданию реальной Системы Управления Знаниями.

Однако, как известно, в бизнесе внешний вид и манера общения имеют не меньшее значение, чем профессиональные навыки. Поэтому, продолжая работать над расширением функциональных возможностей БОСС-Референта, мы сочли своевременным проведение комплекса мер, направленных на модернизацию его интерфейса. Теперь в дополнение к своим деловым качествам этот программный комплекс получил солидный внешний облик, соответствующий своему уровню. Выгодное сочетание всех достоинств системы электронного оборота БОСС-Референт позволяет нам обоснованно претендовать на дальнейшее расширение доли своего присутствия на нишевом рынке”.

Надо сказать, что эти планы отнюдь не беспочвенны. Будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, БОСС-Референт обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В нем изначально заложены понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной, структурой, столь типичной для России.

Одним из основных достоинств этого программного комплекса является возможность согласования электронных документов между организациями с отличающимися системами электронного документооборота. Базовая версия БОСС-Референта позволяет осуществлять:
  • регистрацию, хранение, поиск и согласование документов в электронном виде
  • формирование поручений и контроль исполнения
  • управление договорами и внешними контактами
  • организацию новостных каналов и конференций
  • учет объектов инженерного хозяйства
  • составление отчетов и многое другое
Кроме того, в системе БОСС-Референт реализованы функции, контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в БОСС-Референт интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений. А благодаря тому, что БОСС-Референт реализован на платформе Lotus Notes, пользователи получают возможность использовать в своей работе и все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д.

Остается лишь добавить, что дополнительные модули системы автоматизируют организацию и планирование мероприятий, деятельность бюро пропусков, существуют вспомогательные средства по формированию отчетов.

Новая версия системы БОСС-Референт уже в ближайшее время будет установлена на ряде предприятий – заказчиков АйТи. В их числе пивоваренная компания “Балтика”, Тюменская нефтяная компания, АК “АЛРОСА” и др.

Центральный федеральный округ