In English

БОСС-Референт, версия 2.53 – новый шаг к совершенству документационного обеспечения управления

18.09.2002

БОСС-Референт, версия 2.53 – новый шаг к совершенству документационного обеспечения управления
В преддверии начала работы выставки “SofTool” компания АйТи – разработчик самой распространенной в России системы электронного документооборота и делопроизводства БОСС-Референт, реализованной на платформе Lotus Notes/Domino – объявляет о выходе новой версии своего программного продукта: БОСС-Референт2.53.

Ее главными достоинствами являются:
  • более совершенный механизм информирования пользователей системы о появлении заданий, требующих их внимания,
  • возможность контроля действий пользователей,
  • обеспечение быстрого поиска документов и расширенные возможности процесса их согласования
  • реализация внутреннего управленческого документооборота организации и интеграция с электронным архивом
  • возможность гибко формировать списки согласования документов из заданного перечня возможных рецензентов и создавать списки рецензентов “второй линии” (на уровне подразделений)
  • выполнения “закрытого” согласования документов, что делает процесс их рецензирования более объективным.
Все они стали возможными благодаря ряду принципиальных новшеств, реализованных в очередной версии БОСС-Референта.

Во-первых, отныне любой пользователь системы становится обладателем персонального “кабинета” – специального “служебного” почтового ящика, являющегося частью новой централизованной информационной базы “Кабинет”. Каждый такой почтовый ящик содержит информацию о “производственных” заданиях, поступивших в адрес сотрудника, причем уведомления о заданиях, сформированных руководством, попадают в специальную “VIP-папку”, а при отработке заданий уведомления о них автоматически перемещаются в папку “Выполненные”. “Кабинетная” форма организации работ позволяет уменьшить время реакции пользователей на появление заданий за счет автоматического выделения заданий из общего потока внутрикорпоративной переписки, постоянно поступающего в традиционные почтовые ящики.

Во-вторых, в версии 2.53 стало возможным протоколирование всех действий ее пользователей (создание, чтение, редактирование и удаление документов). Это нововведение, ставшее результатом обратной связи с заказчиками АйТи, с одной стороны, обеспечивает руководству организации прозрачность контроля и повышение исполнительской дисциплины, а с другой, мотивирует недобросовестных сотрудников пересмотреть свое отношение к документам, требующим их реакции.

В-третих, появившаяся в БОСС-Референте единая поисковая система, позволяет задействовать сразу все информационные базы организации, существенно расширяя при этом возможности быстрого обнаружения необходимых документов по набору атрибутов регистрационных карточек. При этом пользователю предоставлена возможность создания по совокупности атрибутов списка ссылок с краткими комментариями о характере нужного документа: его типе или номере, дате создания и согласования, авторе и/или лице, принявшем участие в согласовании и т. п.

В-четвертых, новый функциональный модуль “Служебные записки”, пополнивший арсенал БОСС-Референта, обеспечивает создание единого пространства электронного документооборота организации и единый подход к осуществлению процедур обработки как документов, предназначенных только для внутреннего обращения, так и корреспонденции, поступившей извне.

И, наконец, в-пятых, проблему хранения и включения в процесс документооборота “тяжелых” и редко востребованных документов решила интеграция системы с электронным архивом Saperion (компания “ПроСофт-М”), позволяющим хранить документы неограниченного объема на носителях информации, реализованных с использованием самых современных технологий. Эта функция будет по достоинству оценена теми, кто по роду своей работы вынужден иметь дело с файлами, содержащими образы отсканированных документов. Как известно, в некоторых случаях (возьмем для примера сложные чертежи), их объемы могут достигать сотен мегабайт.

Таким образом, новая версия системы электронного документооборота и делопроизводства БОСС-Референт способна серьезно повысить уровень исполнительской дисциплины в организации, оперативность работы с документами и качество принимаемых решений, а также расширяет номенклатуру документов, которые могут храниться в электронной форме.

В дополнение ко всему вышеперечисленному следует сказать, что БОСС-Референт, версия 2.53, обеспечивает единый дизайн пользовательского интерфейса всех модулей системы, соответствующий версии 5 Lotus Domino/Notes, а также поддерживает систему OCR FineReader 6.0, обеспечивая широкую номенклатуру настроек импорта файлов из этой системы в БОСС-Референт.

Впервые новая версия системы БОСС-Референт будет продемонстрирована нами на выставке “SofTool'2002” (Москва, ВВЦ, павильон №69, стенд D16).


О компании АйТи и ее системе БОСС-Референт
Работая в области системной интеграции с 1990 г., компания предоставляет полный спектр услуг в области консалтинга, создания и внедрения интегрированных информационных систем для предприятий и организаций всех сфер деятельности. Кроме этого, АйТи является разработчиком целого ряда программных продуктов и технологий, ориентированных на отечественный рынок. Одним из них является БОСС-Референт –система автоматизации электронного документооборота и делопроизводства, базирующаяся на программной платформе Lotus Domino/Notes.

БОСС-Референт – это наращиваемый набор взаимосвязанных программных модулей, предназначенных для автоматизации процессов электронного документооборота и делопроизводства организаций различных масштабов, профиля деятельности и форм собственности.

Функциональные возможности БОСС-Референта позволяют организации сформировать единое информационное пространство и создать условия для эффективной деятельности рабочих групп, объединяющих как сотрудников организации, так и ее партнеров, находящихся, в том числе, на разных территориях. Система служит основой для формирования корпоративных баз знаний и хранилищ информации, в которых могут накапливаться данные, представленные в виде текстов, таблиц, графической информации, а также видео- и аудиоданных.