In English

С помощью системы БОСС-Референт Тюменская нефтяная компания делает первый шаг на пути создания системы управления знаниями

17.12.2002

С помощью системы БОСС-Референт Тюменская нефтяная компания делает первый шаг на пути создания системы управления знаниями
Компания АйТи и Тюменская нефтяная компания (ТНК) объявляют о завершении первого этапа внедрения системы электронного документооборота БОСС-Референт в ТНК.

Необходимость повышения потенциала нефтяной компании за счет роста эффективности использования ее интеллектуального капитала и получения в связи с этим дополнительных конкурентных преимуществ в рыночной борьбе вызвало потребность создания в ТНК системы управления корпоративными знаниями. В качестве стратегической программной платформы была выбрана система Lotus Domino/Notes, а первым шагом на этом пути стало развертывание полнофункциональной системы электронного документооборота (СЭД) на базе разработанного АйТи программного продукта БОСС-Референт.

Выбор Lotus Domino/Notes был обусловлен тем, что данное программное решение изначально является информационной средой, предоставляющей большие возможности по структурированию и поиску информации и организации эффективной коллективной работы с ней. Эта программная платформа предоставляет средства хранения самой разнообразной информации в документированных базах данных. Благодаря механизмам их репликации, наличию в составе системы корпоративной почты и мощных инструментов защиты информации обеспечивается практически мгновенное ее распространение по всем офисам распределенной организации.

В качестве СЭД в результате тендера была выбрана система БОСС-Референт компании АйТи. Помимо оптимальной стоимости ПО, к системе и ее разработчику со стороны ТНК предъявлялись следующие требования:
  • минимальное количество доработок в системе, требующихся для решения поставленных задач
  • наличие у разработчика ресурсов на масштабное межрегиональное внедрение системы (СЭД должна будет охватить и другие предприятия ТНК)
  • минимальный объем программных кодов и “стандартность” СЭД по отношению к избранной программной платформе, что обеспечивает быстроту изучения системы и возможность самостоятельного внесения специалистами ИТ-службы заказчика необходимых изменений и дополнений в процессе эксплуатации системы
Реализация проекта началась в декабре 2001 г. и состояла из двух подэтапов. Первый, завершившийся в апреле 2002 г., автоматизация дочернего предприятия ТНК компании “ТНК-Бизнессервис”, выполняющей функции общего центра (бухгалтерского) обслуживания (ОЦО) предприятий ТНК, расположенных в Нижневартовском регионе. В рамках этой части проекта было развернуто 120 рабочих мест системы БОСС-Референт, а сама система пополнилась специально разработанным модулем, который решает три задачи: создает хранилище электронных образов и текстов первичных финансовых документов (“платежек”, накладных, счетов и т. п.), а также обеспечивает их передачу с обслуживаемых предприятий в хранилище и работу с ними.

На втором подэтапе БОСС-Референт был развернут в центральном аппарате ТНК в Москве. При реализации этого проекта система документооборота, разработанная АйТи, приобрела новые качества и новые возможности. Дело в том, что в отличие от большинства отечественных компаний, которые полностью следуют российской модели делопроизводства, ТНК исповедует скорее западную, децентрализованную. Основными ее чертами являются горизонтальный характер движения документов, предусматривающий возможность передачи документа непосредственно в подразделение-исполнитель, минуя руководство, и отсутствие общих для организации специализированных подразделений, занимающихся делопроизводством, в том числе контролем исполнительской дисциплины. “В ТНК согласование документов каким-либо департаментом может выполняться с десятками других структур, и документооборот между ними организован по матричной схеме, т. е. “каждый с каждым”. Эта схема работает и на уровне отдельных сотрудников, и БОСС-Референт смог обеспечить возможность реализации гибких списков согласования, говорит Директор Департамента систем документационного обеспечения управления компании АйТи Игорь Бутенко. Конечно, разработчикам нашей компании пришлось проделать довольно масштабную работу. Но результат того стоил если ранее БОСС-Референт был ориентирован исключительно на иерархическую схему делопроизводства, соответствующую российским традициям, то теперь он успешно реализует и западный подход”.

Сегодня к системе подключены все сотрудники центрального аппарата ТНК, которые так или иначе занимаются профильной для компании деятельностью, а не только 130 секретарей директоров департаментов, как было при использовании прежней СЭД, которая обеспечивала только функции контроля и учета исполнения поручений, всего лишь предоставляя возможность отслеживать движение документа в его бумажной форме по электронной карточке документа.

“Чтобы СЭД эффективно работала на управление знаниями нужно, чтобы в ее среде могли действовать все от руководства компанией до рядового сотрудника. С прежней системой это было невозможно, говорит Владимир Львов, директор Департамента информационных систем ТНК. В результате внедрения БОСС-Референт повысились ответственность и качество работы исполнителей, появилась возможность контроля исполнения поручений на всех уровнях, что привело к повышению исполнительской дисциплины, и наконец, самое важное с точки зрения поставленной стратегической цели создана база для развития системы управления знаниями.

Теперь мы готовы это решение тиражировать даже самостоятельно (задача следующего этапа реализация распределенной структуры коллективной работы) сегодня технологическая основа для этого имеется и решения проверены на опыте организации взаимодействия центрального аппарата ТНК и ОЦО в Нижневартовске. Не скрою, в ходе тендера по определению поставщика СЭД были высказаны разные мнения, но в целом жизнь подтвердила правильность сделанного выбора. Мы довольны и самой системой БОСС-Референт и уровнем сотрудничества с компанией АйТи в рамках реализации первого этапа проекта”.