In English

БОСС-Референт наводит порядок в делах «Сток-Центра»

29.03.2004

БОСС-Референт наводит порядок в делах «Сток-Центра»
Сеть розничной торговли «Сток-Центр» и компания АйТи сообщают об успешном завершении основной части проекта, нацеленного на создание единой системы управления деятельностью этого активно растущего торгового предприятия. Основным элементом системы, позволяющей объединить в единое информационное пространство потоки всевозможных документов «Сток-Центра», стала программная разработка АйТи – система БОСС-Референт.

Проект был реализован в три этапа:
  • декабрь 2003 г. – приобретение 20 лицензий, обучение администратора баз данных «Сток-Центра» и установка первых 5 территориально удаленных друг от друга рабочих мест (разные офисы) специалистами АйТи
  • декабрь 2003 г. - внедрение 15 рабочих мест БОСС-Референта собственными силами заказчика при консультационной поддержке разработчика
  • январь 2004 г. - внедрение 20 рабочих мест БОСС-Референта собственными силами заказчика при консультационной поддержке разработчика
Таким образом, суммарное количество рабочих мест, автоматизированных системой БОСС-Референт, на начало 2004 года достигло сорока.

Решение о целесообразности создания корпоративной системы электронного документооборота было принято руководством «Сток-Центра» осенью 2003 года в связи с необходимостью повысить свою конкурентоспособность.

Дело в том, что в условиях устойчивого подъема торгового сектора в течение последних лет быстрый рост сетей стал не только индикатором успешного бизнеса, но и необходимым условием повышения конкурентоспособности сети за счет снижения издержек производства. За рубежом число магазинов, входящих в конкретную сеть, исчисляется многими десятками и сотнями торговых единиц. В России масштабы пока не так внушительны, но тенденция глобализации прослеживается и здесь.

С развитием торговой сети обостряется проблема контроля и эффективного взаимодействия между собой территориально-распределенных торговых подразделений. Любые управленческие решения, касающиеся, например, новой номенклатуры, ценообразования, отношений с поставщиками, являются результатом коллективной работы сотрудников этих подразделений. Такая работа состоит из совещаний, согласований, обмена информацией, распределения поручений, контроля их выполнения, общения с внешними контрагентами и т.д. Все это сопровождается большим количеством документации, которая сохраняется и упорядочивается с тем, чтобы в любой момент времени можно было восстановить историю вопроса и получить необходимые сведения.

«В качестве системы электронного документооборота нам нужно было проверенное, хорошо зарекомендовавшее себя решение, разработанное достаточно давно и доведенное до хорошего уровня, - комментирует технический директор компании «Сток-Центр» Вера Лаврентьева. – Как известно, подобные системы предназначены для формализации бизнес-процессов. Наши бизнес-процессы постоянно развиваются, поэтому мы искали систему, обладающую достаточной гибкостью. Требовалось, чтобы при расширении бизнеса система имела возможность справляться с нарастающим информационным потоком. Ну и конечно, мы обращали внимание на экономичность и стоимость владения системой».

«Рассмотрев несколько вариантов, мы заинтересовались системой БОСС-Референт, одним из преимуществ которой анонсировалась возможность самостоятельного внедрения и доработки функционала. В случае небольших проектов разработчик этой системы (компания АйТи) предлагает заказчику обучиться на курсе внедрения системы БОСС-Референт, после которого он сможет самостоятельно проводить все работы и, таким образом, минимизировать стоимость проекта».

В декабре 2003 года «Сток-Центр» сделал заказ в компании АйТи на 20 первых лицензий системы БОСС-Референт.

По сообщениям руководства «Сток-Центра», БОСС-Референт органично вписался в организационную структуру компании и активно используется сегодня в его подразделениях. На данный момент наибольшее применение в «Сток-Центре» получили функции системы по управлению и контролю. Преимущества автоматизации этих процессов в том, что система берет на себя все функции по сбору информации, оповещению задействованных лиц о ходе и результатах выполнения, получению статистик по исполнению поручений в целом по организации и по отдельным сотрудникам и многое другое. Система автоматических напоминаний лишает всякого смысла отговорки «забыл, не видел, не читал».

«Также очень ценно, что каждый сотрудник в рамках своего рабочего места может получить теперь всю нужную ему информацию, даже если об изучаемом вопросе он практически ничего не знает, – рассказывает Вера Лаврентьева. – При наличии системы электронного документооборота я просто ввожу в поиске ключевое слово или словосочетание, и мне выводится список всех документов, в которых это слово присутствует (полнотекстовый поиск позволяет искать во вложенных файлах).

По регистрационной карточке документа и контекстным ссылкам из нее я вижу остальные документы, с ним связанные, ответственных сотрудников (как в моей организации, так и в организации клиента), поручения, которые давались по нему и т.д. - вплоть до результатов, сроков и этапов выполнения работ.

Область поиска распространяется на все подразделения и филиалы, в т.ч. территориально удаленные. При этом, пользователь работает со всей информацией, не выходя из системы. Ему не нужно переключаться между разными модулями, он переходит в них по контекстным ссылкам».

В перспективе проект получит свое дальнейшее развитие: в ближайшее время Сток-Центр намерен продолжить масштабирование системы.

Центральный федеральный округ