In English

БОСС-Референт поддерживает высокую скорость развития бизнеса крупнейшего участника рознично-оптового рынка электронной и бытовой техники – компании ULTRA Electronics

30.01.2006

БОСС-Референт поддерживает высокую скорость развития бизнеса крупнейшего участника рознично-оптового рынка электронной и бытовой техники – компании ULTRA Electronics
ULTRA Electronics – крупнейший участник рознично-оптового рынка электронной и бытовой техники в России и СНГ, партнерская сеть которого насчитывает более 3000 активных реселлеров. Офисы продаж компании расположены в Москве, Подмосковье и Санкт-Петербурге. Ежегодно достигая удвоения оборотов, ULTRA Electronics поставила перед собой задачу построения федеральной торговой розничной сети за счет открытия торговых представительств в 14 городах-миллионниках. Для обеспечения оперативности принятия управленческих решений и дисциплины их исполнения на традиционно высоком уровне руководство компании пришло к выводу о необходимости внедрения системы электронного документооборота (СЭД).

В качестве решения для автоматизации документооборота была выбрана система БОСС-Референт, реализованная на платформе IBM Lotus/Domino, – собственная разработка компании АйТи. При выборе СЭД для компании ULTRA Electronics первостепенное значение имели поддерживаемая системой функциональность по согласованию документов, работе с поручениями и информированию сотрудников. Выбор в пользу системы был обусловлен также тем обстоятельством, что БОСС-Референт на небольших проектах – до 50 рабочих мест – компании могут внедрить самостоятельно.

Проект по внедрению БОСС-Референта стартовал в апреле 2005 года и был завершен в течение трех недель.

Перед внедрением СЭД специалисты ULTRA Electronics прослушали курсы «Методика внедрения БОСС-Референт» и «Администрирование СЭД БОСС-Референт», после чего осуществили внедрение БОСС-Референта.

Сегодня в СЭД компании работают 87 руководителей и ведущих специалистов четырехуровневой структуры компании – это генеральная дирекция компании, директора офисов в Москве, Санкт-Петербурге и Подмосковье, руководители департаментов, а также руководители и сотрудники входящих в них групп.

Разработку документов предваряет поручение того или иного руководителя, формируемое в модуле «Поручения». В этом же модуле по всем принятым решениям создаются поручения для контроля за сроками их реализации.

Модуль «Согласование» системы БОСС-Референт используется при подготовке практически всех управленческих решений и утверждении таких документов, как:
  • годовые и квартальные планы развития
  • регламенты работы создаваемых комитетов и групп
  • описание вводимых бизнес-процедур
  • мотивационные схемы
  • протоколы совещаний и т.д.
Средствами модуля «Новости» принятые решения и документы доносятся до сотрудников компании.

Во всех этих процессах сотрудники участвуют независимо от местонахождения их офисов.

Организационная структура компании помимо традиционных функциональных подразделений включает комитеты, группы и кружки качества, создаваемые для быстрого решения тех или иных задач. Деятельность этих структур также поддерживается модулями «Согласование», «Поручения» и «Новости».

В соответствии с внутренним регламентом компании документы должны быть согласованы и поручения расписаны по сотрудникам в течение 12 часов после их попадания в индивидуальный «Кабинет» сотрудника. Контроль исполнительской дисциплины распределен по структуре компании – каждый руководитель, выступающий инициатором согласований и формирующий поручения, средствами системы отслеживает своевременность реакции сотрудников, вовлеченных в инициированные им процессы.

«Оценивая 8 месяцев эксплуатации БОСС-Референта, можно утверждать, что мы достигли поставленных целей. Во-первых, СЭД обеспечивает необходимые нам темпы взаимодействия и мы застрахованы от снижения оперативности выработки и реализации решений, c чем сталкиваются многие компании по мере роста бизнеса и формирования территориально-распределенной структуры. Во-вторых, система позволяет поддерживать высокие корпоративные стандарты исполнительской дисциплины. Новые руководители и ведущие сотрудники сразу начинают работать в среде, которая не позволяет забыть или просто проигнорировать своевременное согласование документа, формирование поручения или создание отчета о его выполнении», – отмечает Роман Гусев, руководитель группы управленческого учета и финансового контроля компании ULTRA Electronics и координатор проекта внедрения системы БОСС-Референт.

По мере развития бизнеса ULTRA Electronics (в планах компании открытие в 2006 году трех офисов) предполагается увеличение числа пользователей СЭД.


О компании ULTRA Electronics
ULTRA Electronics – один из крупнейших российских ритейлеров компьютеров, комплектующих, периферийного оборудования, офисной оргтехники и телефонии, устройств мобильной связи, аудио- и видеооборудования, Hi-Fi-техники, бытовой техники и электроники, расходных материалов. Компания работает с розничными магазинами, реселлерами и корпоративными клиентами, в том числе в режиме on-line, с доставкой продукции в обеих столицах и по всей территории России. Ассортиментная линейка компании включает более 12 000 позиций товаров.