In English

БОСС-Референт в МТС: завершен проект построения крупнейшей в России корпоративной системы электронного документооборота

04.04.2006

БОСС-Референт в МТС: завершен проект построения крупнейшей в России корпоративной системы электронного документооборота
В ОАО «Мобильные ТелеСистемы» завершен проект по созданию системы электронного документооборота. Система, построенная на базе БОСС-Референт, охватывает все уровни организационной структуры МТС и поддерживает работу более 14,5 тыс. сотрудников МТС в более чем 80 городах России и Узбекистана. СЭД МТС создала единое информационное пространство МТС и обеспечивает принятие управленческих решений в соответствии с регламентами, действующими в компании. Проект по внедрению самой масштабной в России корпоративной СЭД реализован компанией Аплана – дочерней структурой компании АйТи.

ОАО «Мобильные ТелеСистемы» (МТС) – крупнейший оператор сотовой связи в России и странах СНГ, обслуживающий более 62 миллионов активных абонентов. Лицензионный портфель МТС охватывает большинство регионов России, Украину, Белоруссию, Узбекистан, Туркменистан и Киргизию. Структура компании включает Корпоративный центр, 10 центров управления макро-регионами, 87 центров регионального уровня, каждый из которых имеет разветвленную сеть офисов.

Основной причиной запуска проекта СЭД МТС стала необходимость сохранения оперативности управления и динамичности развитии в условиях региональной экспансии. Одним из главных слагаемых успеха компании в этих условиях стало построение единого информационно-управленческого пространства, объединяющего все офисы МТС, и создание системы электронного документооборота, обеспечивающей высокое качество внутрикорпоративного взаимодействия.

В качестве базы для создания СЭД МТС было выбрано решение БОСС-Референт компании Аплана (группа компаний АйТи), реализованное на платформе IBM Lotus Domino/Notes. Проект стартовал в январе 2004 года и был полностью завершен в декабре 2005 года.

Проект выполнен компанией Аплана, специалисты которой реализовали в системе регламенты документооборота МТС с учетом текущих и будущих потребностей МТС в оптимизации процедур принятия решений и контроля их исполнения, а также провели внедрение системы. В настоящее время компания Аплана обеспечивает техническую поддержку системы и ее развитие.

СЭД МТС представляет собой специальную версию программного комплекса БОСС-Референт. Это территориально распределенная многоуровневая корпоративная система, которая на данный момент включает более 180 серверов и поддерживают работу более чем 14,5 тысяч сотрудников МТС. Система обеспечивает оперативность принятия решений и высокую исполнительскую дисциплину в условиях географической удаленности офисов.

Функциональные возможности СЭД МТС охватывают все ключевые процессы компании в области электронного документооборота: коллективную подготовку, согласование, подписание и утверждение документов, формирование поручений и контроль исполнительской дисциплины; обработку входящей/исходящей корреспонденции; работу с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения и пр.) и служебными записками, поддерживающими текущую работу компании. Система обеспечивает ведение корпоративных справочников (организационной структуры компании, сотрудников и пр.), которые являются структурным элементом созданной СЭД.

В ходе проекта выполнена интеграция СЭД с корпоративным внутренним порталом компании и системой технической поддержки внутренних пользователей, реализованной на платформе HP OpenView Service Desk.

Руководство МТС расценивает проект по созданию СЭД МТС как стратегически важный шаг в развитии компании. Как сообщает Константин Клинов, руководитель проекта внедрения СЭД компании МТС, «основная цель внедрения СЭД МТС достигнута: территориально-распределенная структура компании объединена в единое информационно-управленческое пространство, реализованы сквозные процедуры документационного обеспечения принятия решений и контроля их выполнения. Созданная СЭД охватывает все сферы бизнеса МТС и приносит ощутимую выгоду всем звеньям организации, участвующим в создании и доставке телекоммуникационных услуг – от проектирования до продажи и обслуживания потребителей. Главный результат внедрения системы заключается в значительном повышении скорости принятия решений, что сегодня является необходимым условием увеличения рыночной доли, успешного выхода на новые рынки и повышения общей эффективности бизнеса».

Внедрение системы выполнялось поэтапно. Пилотный проект, начатый в январе 2004 года и завершенный в ноябре того же года, включал внедрение СЭД в Москве – в Корпоративном центре МТС и двух центрах управления макро-регионами («Москва» и «Центр»), а также внедрение системы в центрах управления макро-регионами, расположенными в городах Самара, Краснодар и Санкт-Петербург. В течение 2005 года силами компании Аплана с привлечением специалистов региональных представительств АйТи, партнеров компании Аплана и специалистов Блока ИТ МТС выполнено полномасштабное внедрение системы в 80 офисах МТС, находящихся в России и Узбекистане.

На всех этапах проекта уделялось повышенное внимание управлению проектными рисками. В стадии полномасштабного внедрения системы были разработаны планы нивелирования рисков, связанных с возможными изменениями в графиках открытия региональных филиалов, поставки оборудования и т. д.

Обучение конечных пользователей выполнено специалистами компании Аплана. Для поддержки внутренних пользователей в макро-региональных офисах МТС работают специалисты Апланы, осуществляющие функции «горячей линии».

В результате проекта создано стабильно работающее и развиваемое решение, что стало возможным благодаря соответствию производственных процессов компании Аплана требованиям международного стандарта качества ISO 9001:2000. Разработка программного обеспечения велась с применением специализированных программных средств разработки и проектирования IBM Rational.

Проект выполнен в точном соответствии с запланированными сроками, бюджетом и требованиями заказчика. «Нам удалось качественно выполнить столь масштабный проект менее чем за два года за счет нескольких факторов. Прежде всего, проект имел серьезную организационную поддержку со стороны заказчика, который с самого начала рассматривал СЭД как одну из ключевых систем своей информационной структуры. Этому также способствовали качественный производственный процесс компании Аплана и высокая культура управления проектами, которая существует в Аплане и в Блоке ИТ МТС. Немаловажную роль сыграли технологические возможности платформы Lotus Domino/Notes, которые позволили вести работу по развитию и внедрению системы не последовательно, а параллельно», – отмечает Антон Гончаренко коммерческий директор компании Аплана.

Успеху проекта способствовали также атмосфера сотрудничества, которую создали руководители проекта по внедрению системы со стороны Апланы и руководство Блока ИТ МТС, а также высокая квалификация сотрудников заказчика и исполнителя.

Приобретенная МТС генеральная лицензия на систему БОСС-Референт дает возможность неограниченно увеличивать число пользователей СЭД МТС. В соответствии с планами компании в систему будут включаться сотрудники вновь открываемых офисов МТС в России и за рубежом.

СЭД МТС имеет целый ряд уникальных функциональных и технологических возможностей, отвечающих потребностям МТС в получении масштабного, надежного, производительного решения, способного развиваться вместе с бизнесом компании.

Новый уровень отказоустойчивости системы, продиктованный ее ролью в информационной структуре МТС, обеспечили механизмы работы системы в программном кластере Domino. Для повышения оперативности и надежности передачи данных в распределенной среде традиционные средства репликации дополнены новым механизмом прямой передачи функциональных данных, который обеспечивает передачу на серверы копий только необходимых документов. 

С целью поддержания высокого уровня производительности системы в ситуации динамичного роста объемов данных реализован механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере где, он был создан, с одновременным автоматическим сохранением его копии на других серверах. Выполнена интеграция СЭД с LDAP-каталогом компании, что повышает качество администрирования справочника сотрудников. 

Для выявления узких мест в согласовании документов разработана система подготовки отчетов, позволяющая контролировать процесс согласования документов в разрезе подразделений, сотрудников и временных характеристик этого процесса.
В настоящее время в стадии завершения находятся два проекта развития системы:
  • Внедрение нового модуля СЭД «Принятие решений» с развитым механизмом workflow. Назначение модуля – обеспечить сокращение времени подготовки и принятия типовых управленческих решений компании МТС. Модуль внедряется в рамках проводимой компанией политики стандартизации процессов принятия решений, в настоящее время наполняется реальными данными. Модуль поддерживает сколь угодно сложные схемы согласования документов с переходом по условиям, механизмы делегирования полномочий и совмещения должностей. Обрабатывая конкретный документ, пользователь обладает правами, соответствующими его роли в подразделении (проекте), которая указана в данном документе.
  • Создание модуля работы с электронно-цифровой подписью; он обеспечит в перспективе переход МТС к юридически значимому документообороту.
  • Ведутся также работы по интеграции СЭД с другими информационными системами компании, в частности, с системами, поддерживающими работу маркетинговой и юридической служб.

О компании «Мобильные ТелеСистемы»
ОАО «Мобильные ТелеСистемы» (МТС) является крупнейшим оператором мобильной связи в России и странах СНГ по количеству абонентов. МТС уделяет приоритетное внимание сервису и обслуживанию абонентов: открыто более 300 комплексных центров продаж и обслуживания, более 27,000 дилерских точек, где можно подключиться к сети. Благодаря обширной собственной сети и набору роуминговых соглашений абоненты МТС остаются на связи в 183 странах мира и более чем в 2 тысячах населенных пунктах России, Украины и Белоруссии. Более подробную информацию об ОАО «Мобильные ТелеСистемы» можно найти на корпоративном сайте компании по адресу 

Центральный федеральный округ