In English

Ресурсно-финансовая модель – управляем ИТ-затратами по-новому

24.11.2016

Из чего складывается стоимость ИТ-услуг? Сколько сотрудников необходимо для обслуживания ИТ-инфраструктуры? Какие нормативы взять за основу при расчёте стоимости ИТ-услуг? Как изменится бюджет на ИТ при внедрении новых систем? Без ответов на эти вопросы бизнес-заказчику трудно ориентироваться в столбцах цифр ИТ-бюджета. Как правильно рассчитать численность персонала и стоимость ИТ-услуги, не зная при этом четкого состава и стоимости ее отдельных компонентов? Построение ресурсно-финансовой модели ИТ-услуг позволяет ответить на эти вопросы.

В текущих экономических условиях все больше и больше крупных компаний в России уделяют внимание оптимизации затрат и повышению качества поддерживающих бизнес-процессов, в том числе эффективному управлению как внутренними ИТ-услугами, оказываемыми собственными ИТ-специалистами, так и внешними, оказываемыми субподрядчиками. Особенно остро вопрос управления ИТ-услугами стоит в крупных территориально-распределенных компаниях, где совокупный штат ИТ-специалистов может достигать 1000 и более сотрудников. 

Во многих компаниях при планировании годовых бюджетов на ИТ-услуги учитывают количество сотрудников, необходимых для обслуживания ИТ-инфраструктуры, а также сами ИТ-активы. Такой подход часто приводит к тому, что не для всех лиц, утверждающих бюджет на ИТ, запланированные суммы прозрачны и понятны. В статье я расскажу о ресурсно-финансовой модели (РФМ), которая позволяет перейти от бюджетирования ИТ-подразделения в разрезе учета ресурсов (сотрудников) и активов (оборудования) к модели бюджетирования ИТ-услуг и компетенций, необходимых для оказания данных услуг.

Благодаря ресурсно-финансовой модели затраты на ИТ предстают в виде прозрачных статей расходов, сформированный бюджет становится понятным и управляемым не только для руководителей ИТ-департаментов, но и для руководства компании, а также руководителей бизнес-подразделений (финансовые и экономические подразделения, управление персоналом, подразделения информационной и экономической безопасности).

Что лежит в основе ресурснофинансовой модели?

В основе ресурсно-финансовой модели лежит усовершенствованный каталог услуг, где каждая услуга состоит из работ, выполняемых сотрудниками ИТ-подразделений.

Каталог услуг — это иерархическая структура, описывающая все ИТ-услуги, которые
оказываются бизнес-пользователям компании.

В свою очередь, ИТ-услуги разбиваются на работы или группы работ, осуществляемые над объектами обслуживания (бизнес-пользователи или ИТ-активы). Зная стоимость выполнения каждой из работ, можно четко вывести стоимость оказания той или иной ИТ-услуги.

Ставки или компетенции?

Важная отличительная особенность ресурсно-финансовой модели — то, что особое внимание уделяется понятиям компетенций. Стоимость работы, входящей в состав услуги, зависит от стоимости необходимой для выполнения этой работы компетенции, а не от должностной ставки выполняющего ее сотрудника. В чем различие?

Профессиональная компетенция — способность успешно действовать на основе практического опыта, умения и знаний при решении конкретных профессиональных задач.

На какой должности находится человек, выполняющий ту или иную задачу — вопрос другой. Ресурсно-финансовая модель позволяет рассчитать стоимость ИТ-компетенций для каждой конкретной организации или ее филиала. Это дает возможность не только сравнить между собой стоимость выполнения одной и той же работы разными подразделениями ИТ-службы, но и понять почему так происходит, опираясь на четкий прозрачный алгоритм расчетов, а также оперативно влиять на ситуацию в случае необходимости.

Место ресурсно-финансовой модели в управлении ИТ

В расчетах ресурсно-финансовая модель оперирует данными из различных информационных систем, работающих в компании.

В качестве источников используются как классические учетные системы (консолидирующие данные о статьях затрат, стоимости материалов и основных средств, организационной структуре, штатном расписании и ставках персонала, фондах рабочего времени, прочее), так и ITSM-системы (передающие данные об инцидентах, фактических трудозатратах оперативного персонала, категориях объектов обслуживания, материалах и основных средствах, прочее). Построение ресурсно-финансовой модели позволяет проанализировать полную картину расходов на ИТ, отображая зависимость объема и качества оказания услуг от различных исходных данных и параметров.

Расчет стоимости.jpg

Что мы получаем в результате построения модели?

Ресурсно-финансовая модель объединяет ИТ-услуги (с разбивкой на работы), необходимые для их выполнения ресурсы, а также стоимость выполнения работ и услуг. В руках руководителей ИТ-департамента и бизнес-подразделений ресурсно-финансовая модель становится мощным инструментом расчета стоимости ИТ-услуг. Создание ресурсно-финансовой модели решает следующие основные задачи:
  • расчет стоимости уже существующих ИТ-услуг (как внутренних, так и внешних) при планировании бюджетов на следующие периоды;
  • моделирование бюджетов на внедрение и обслуживание новых систем;
  • сравнение плановых и фактических показателей с выявлением причин отклонений;
  • расчет стоимости ИТ-услуг, оказываемых сторонними компаниями.

Место в инфраструктуре.jpg


Из практики

Ресурсно-финансовая модель на деле показала свою эффективность при решении разных задач. Перечислим наиболее интересные примеры применения ресурсно-финансовой модели и полученные выгоды.

1. Планирование. Почему услуги столько стоят? Расчет и утверждение бюджетов на ИТ. 

Суть применения ресурсно-финансовой модели — добиться прозрачности при расчете стоимости услуг. Модель позволяет не только увидеть откуда складывается итоговая сумма затрат на ИТ, но и указывает пути ее снижения/увеличения в зависимости от изменения различных параметров ИТ-инфраструктуры. Сформированный ИТ-бюджет — многоуровневая структура с большим количеством связей, сложно учесть все факторы, которые повлияют на стоимость ИТ в будущем году, отталкиваясь только от данных за прошлые периоды. Ресурсно-финансовая модель позволяет учесть максимальное количество факторов и определить допустимые значения для показателей.

2. Моделирование. Оказывать ИТ-услугу своими силами или отдать на аутсорсинг?

Построив ресурсно-финансовую модель, руководитель получает на руки конкретные обоснованные цифры, подкрепленные SLA. Зная внутреннюю стоимость услуги для компании, можно принять объективное решение об аутсорсинге или отказе от него. Если же стоимость услуг сторонних компаний существенно ниже внутренней стоимости услуги для компании, то с помощью построения ресурсно-финансовой модели можно проанализировать степень реальности выполнения таких обязательств и подтвердить (или поставить под вопрос) надежность предполагаемого подрядчика.

3. Обоснование численности персонала. Сколько ИТ-специалистов нам необходимо?

Ресурсно-финансовая модель позволяет рассчитать количество специалистов, необходимых для оказания определенного объема услуг, в том числе учитывая, что один сотрудник может совмещать в себе две и более компетенций. С помощью ресурсно-финансовой модели знания о наличии компетенций и степени загрузки по разным работам (нормативы работ) помогают обосновать количество внутренних ресурсов.

4. План-факт. Сколько мы фактически тратим на ИТ?

Системы, имеющие в своей основе ресурсно-финансовую модель, способны не только рассчитать плановые значения, но и отобразить фактические затраты на ИТ в режиме реального времени. На основе полученных данных можно формировать регулярные отчеты об отклонениях фактических показателей от плановых.

Между бизнесом и ИТ

Для опытных руководителей использование ресурсно-финансовой модели и реализованных на ее принципе систем — это целый управленческий механизм, система для принятия обдуманных и взвешенных решений. Рассчитываемые показатели являются своего рода «датчиками» сложного прибора, помогающего понять, как стоимость ИТ-услуг зависит от большого количества условий, как в зависимости от стоящих задач рассчитываются те или иные показатели, помогающие ответить на вопросы бизнеса.

Построение ресурсно-финансовой модели приводит к тому, что на руках у руководите лей компании оказывается карта стоимости ИТ-услуг с возможностью «провалиться» к слагаемым. Это важно не только при формировании или защите бюджета, но и при обосновании выбора той или иной стратегии развития/поддержки информационных систем.

Благодаря наличию ресурсно-финансовой модели, у компаний появляется возможность привести ИТ и бизнес-подразделения к взаимному пониманию на более высоком уровне, где ИТ рассматривается не как отдельно взятый блок, требующий средств на его обслуживание, а как подразделение, повышающее эффективность работы бизнес-единиц всей организации.


Об авторе
Станислав Кругляков
Директор по управлению ИТ-сервисами компании АйТи. Имеет два высших образования (МИРЭА, РАНХиГС) и MBA (МИРБИС), а также международные сертификаты в области управления ИТ-услугами и процессами: Manager’s Certificate in IT Service Management, Consultant/Manager in ITSM according to ISO/IEC 20000 и Auditor in ITSM according to ISO/IEC 20000.

Центральный федеральный округ